Ska man belöna en visselblåsare?

Gästinlägg av Błażej Wągie, advokat och ägare av advokatbyrån IPSO Legal, Polen: Några ord om incitamentssystem för intern rapportering.

Det tredje utkastet av det polska lagförslaget om skydd av visselblåsare införde också en skyldighet att inkludera ett incitamentssystem i det interna rapporteringsförfarandet. Med andra ord; ett system för att belöna visselblåsare.

Incitamentssystemet bör uppmuntra visselblåsaren att skicka in sin rapport via organisationens interna rapporteringskanaler. Det resulterar i att man kan hantera överträdelser och missförhållanden internt inom organisationen, i stället för att de rapporteras till en extern myndighet eller avslöjas för allmänheten. Det är viktigt att notera att alla organisationer kan själva bestämma vilken form av incitament som man vill använda.

Är ekonomisk kompensation det enda effektiva sättet att belöna visselblåsare?

Anser du att ekonomisk kompensation till `visselblåsare är det mest effektiva sättet att uppmuntra rapportering av oegentligheter? Inget kan vara mer fel! Om en visselblåsare är orolig för bland annat repressalier, eller att en intern enhet kommer att utreda ärendet, så kommer ekonomiska belöningar inte att vara attraktiva för honom eller henne.

Det säger sig självt att det är fördelaktigt för organisationen att etablera ett fungerande incitamentssystem. En extern visselblåsarrapport om missförhållanden (till media eller statliga myndigheter) kan få allvarliga negativa konsekvenser för både organisationen och uppgiftslämnaren själv.

Tyvärr kan den dubbla inställningen till visselblåsare leda till att de möter ”subtila repressalier”, även när de får lämpligt rättsligt skydd. Exempel på sådant beteende inkluderar undvikande av kollegor, ökad kontroll över arbetet eller utfrysning.

Så den stora frågan är – hur ska organisationen uppmuntra till intern rapportering för att utesluta extern rapportering och undvika potentiell skada? Innan man beslutar om vad som ska ingå som incitament inom det interna rapporteringsförfarandet är det viktigt att överväga vilka riktlinjer man bör följa för att systemet ska bli effektivt.

Att samarbeta med en visselblåsare lönar sig

Först och främst så är det ekonomiskt vettigt att rapportera om oegentligheter. Det är självklart att stöld eller slöseri på arbetsplatsen påverkar kostnaderna för att driva ett företag. Kostnaderna minskar om anställda rapporterar om det som är fel.

För det andra kan en visselblåsarkultur motverka negativa fenomen på arbetsplatsen. Om anställda är medvetna om att kollegor kan rapportera om skadligt beteende är det mindre troligt att man tar risken att begå oegentligheter. Sist och slutligen kan det bästa sättet att sätta stopp för oetiskt beteende vara att belöna visselblåsare.

En medveten personal

För att ett visselblåsarsystem ska vara effektivt måste man ge personalen adekvat utbildning i visselblåsning. När du utbildar din personal bör du fokusera på det väsentliga:

1. Vilket beteende som omfattas av visselblåsarpolicyn (för att illustrera detta bör du använda specifika exempel för att undvika missförstånd)
2. Hur ska man rapportera om oegentligheter
3. Vilket skydd kan visselblåsaren få
4. Hur ser hanteringsprocessen för visselblåsarärenden ut

På så vis borde alla veta vad de ska göra i den händelse man upptäcker ett missförhållande.

Motverka repressalier

Om du vill att anställda ska avslöja eventuella missförhållanden de har bevittnat, måste du också försäkra dem om att de inte kommer att hållas ansvariga. Det kan du göra genom att främja en kultur av öppen kommunikation. Det tar förstås tid, och därför är det en bra idé att ge personalen tillgång till ett anonymt rapporteringsverktyg. Denna typ av kommunikation kan göra en enorm skillnad för en visselblåsare som är villig att rapportera om fler detaljer, men som oroar sig över repressalier.

Eller så kan vi belöna visselblåsare genom att betala dem?

Naturligtvis kan en sådan lösning ingå i det interna rapporteringsförfarandet. Men detta väcker dock några praktiska frågor:

• Kommer alla visselblåsarrapporter att belönas eller bara de viktigaste?
• Om man väljer att belöna endast vissa visselblåsare, hur väljer du detta?
• Hur mycket viktig information behöver visselblåsaren lämna ut för att få belöningen?
• Tänk om en missnöjd visselblåsare som blev utan belöning bestämmer sig för att de inte kommer att rapportera fler gånger, eller kanske göra en extern rapport i stället?
• Och slutligen: Har organisationen råd att slå dövörat åt mindre allvarliga visselblåsarärenden?

Beslutet att belöna visselblåsare visar att man uppskattar dem och kan i viss mån kompensera för risken för repressalier. Å andra sidan kan ett sådant incitamentsprogram öka antalet obefogade rapporter.

Därför är det viktigt att du noggrant definierar villkoren för att belöna en visselblåsare, om du bestämmer dig för en sådan åtgärd. Det är också viktigt att poängtera att en eventuell belöning betalas ut till mottagaren först efter att utredningen verifierat visselblåsarrapporter och anser att den är trovärdig.

Intressanta fakta: Qui tam

USA har en speciallösning där visselblåsare kan få betydande ekonomiska fördelar av den information de rapporterar om. ”False Claims Act” (FCA) gör attt alla individer (eller en grupp av individer) kan väcka en så kallad ”qui tam”-process på uppdrag av den federala regeringen. I dessa fall anklagar de gärningspersonen för bedrägeri mot den federala regeringen.

Qui tam-processen gör det möjligt för den federala regeringen att återkräva pengar som man förlorat på grund av den svarande organisationens bedrägeri. Visselblåsaren belönas ekonomiskt om man vinner fallet (dessutom ganska fördelaktigt, med ca 15-30 % av det belopp man fått tillbaka).

Namnet kommer från det latinska ordspråket ”qui tam pro domino rege quam pro se ipso in hac parte sequitur”, som betyder ”[han] som stämmer i denna fråga för kungen såväl som för sig själv.”

Har du frågor om de nya skyldigheterna för att skydda visselblåsare i Polen? Kontakta oss på office@ipsolegal.pl eller kontakta artikelförfattaren Błażej Wągiel, jurist på IPSO Legal – en Whistlelink-partner.

Vill du lära dig mer om visselblåsarsystem och säkra interna rapportkanaler? Kontakta Whistlelink eller boka en gratis demo! Du kan också vända dig direkt till vår Territory Manager i Polen, Urszula Garbicz-Brys.