Så kan du informera medarbetarna om er visselblåsarlösning

Tydlig kommunikation är nyckeln till en relevant och fungerande intern visselblåsarlösning. Genom att informera medarbetarna om organisationens visselblåsarlösning och rapporteringsprocessen så ökar chanserna för att de ska använda sig av möjligheten att rapportera om eventuella problem.

Att motta få (eller inga) rapporter från visselblåsare kan kännas tryggt och bra – då finns det väl inga problem inom organisationen? Tyvärr är det inget man kan lita på utan situationen kan också vara den omvända. Medarbetarna kanske avstår från att rapporter på grund av en rädsla för att drabbas av repressalier. Det kan också handla om att man inte känner till organisationens interna visselblåsarkanaler, eller har en felaktig uppfattning om hur processen ser ut.

Av denna anledning är det mycket viktigt att skapa en genomtänkt och tydlig visselblåsarpolicy. Du behöver också se till att informera medarbetarna om er valda visselblåsarlösning samt:

• Hur man går till väga för att lämna in en visselblåsarrapport
  
• Hur processen för att ta emot och utreda en rapport ser ut
  
• Att visselblåsning de facto är till stor nytta för organisationen

Genom att framhålla fördelarna med visselblåsning inte bara för organisationen, utan även hela samhället, kan man skapa en större förståelse för varför det är viktigt att rapportera om missförhållanden och oegentligheter.

När du informerar om er visselblåsarlösning kan ni fästa extra vikt vid att:

• Berätta att organisationen har ett visselblåsarsystem och vad som är syftet med visselblåsarlösningen.
  
• Beskriva hur man kan hitta de interna rapportkanalerna.
  
• Ge konkreta exempel på ärenden som passar i visselblåsarkanalen (och vilka som inte gör det).
  
• Poängtera att alla uppgifter är konfidentiella och att man kan vara anonym genom hela processen (om nationella lagar tillåter detta).
  
• Uppge tydligt vem eller vilka som kommer att ta emot och hantera inkommande visselblåsarrapporter.
  
• Ge information om nationella visselblåsarlagar, datasäkerhet och hur visselblåsarens uppgifter är skyddade.
  
• Berätta vad som händer efter att man skickat in en rapport, hur utredningen kommer att gå till och vad som händer när utredningen är genomförd.

Dessutom är det organisationens skyldighet att även informera alla medarbetare om att de kan komma att nämnas i rapporter som skickas in via de interna visselblåsarkanalerna. Personer kan komma att nämnas i sammanhang med påstådda överträdelser, som ett möjligt brottsoffer, som ett vittne till missförhållanden eller i någon annan omständighet.

Slutligen måste man också informera medarbetarna om möjligheten att rapportera om missförhållanden till en extern part. Det rör sig ofta en eller flera utsedda myndigheter.

Bra sätt att informera om er visselblåsarlösning

Att skapa en bra visselblåsarpolicy är ett första steg, men jobbet får inte ta slut där. Ett dokument som bara samlar damm är ingen bra lösning. Det är viktigt att se till att alla som omfattas av skyddet för visselblåsare också känner till innehållet i organisationens visselblåsarpolicy. Förutom era anställda behöver ni också informera:

• Före detta anställda, arbetssökande och personer som ännu inte inlett sitt arbetsförhållande
  
• Underentreprenörer och leverantörer
  
• Voluntärer, praktikanter och vikarier
  
• Aktieägare, styrelsemedlemmar och andra intressenter

Exempel på bra sätt att informera om visselblåsarlösningarna kan vara:

• I organisationens intranät samt på hemsidan
  
• Via nyhetsbrev
  
• På fysiska anslagstavlor och infoskärmar
  
• Vid olika möten, event och utbildningar
  
• I organisationens informationsvideor eller handböcker

Glöm inte bort att följa upp visselblåsarärenden

Visselblåsare som sällan eller aldrig får höra något om resultatet av en rapport eller de åtgärder man vidtagit, kan av naturliga skäl tänka att en rapport ändå inte kommer att göra någon skillnad. Av olika skäl (inte minst juridiska) är det förstås inte möjligt att alltid dela med sig av utredningen i detalj. Men genom att dela med sig av utvald information till  medarbetarna kan man öka förtroendet för visselblåsarsystemet.

Ett bra sätt att informera om visselblåsarärenden och vidtagna åtgärder med anledning av dessa är att regelbundet publicera till exempel statistik, infografik eller anonymiserade rapporter.

Om ni har valt ett externt visselblåsarsystem som Whistlelink, kan ni enkelt hämta anonymiserade statistikrapporter ur systemet. I organisationens visselblåsarpolicy bör det framkomma var man kan ta del av dessa rapporter.

Upp emot en tredjedel av organisationerna på listan över Världens mest etiska företag (Etisphere, 2020) uppger att de delar information om visselblåsarfall med sina anställda. Det rör sig om antalet ärenden, vilken typ av missförhållanden rapporten innehåller samt generella resultat till följd av utredningar av dessa rapporter.

Vill du veta mer om en säker visselblåsarfunktion och säkra interna rapportkanaler? Vi diskuterar gärna en visselblåsarlösning för just din organisation. Kontakta oss eller boka en gratis demo av systemet!

Undrar du också över lagens krav? Du kan läsa om den nya svenska visselblåsarlagen här och mer om EU:s visselblåsardirektiv här.