Hur väljer man ett bra visselblåsarsystem?

EU:s direktiv om skydd för visselblåsare slår fast att alla företag med 50+ anställda ska implementera säkra kanaler för intern rapportering. EU-direktivet specificerar inte exakt hur dessa kanaler ska utformas eller hur man ska välja ett bra visselblåsarsystem. Istället överlåter man åt medlemsländerna att göra sin egen tolkning när de införlivar direktivet i sin nationella lagstiftning. Dock ställer man från EU:s håll ett antal krav, som ska uppfyllas.

Många väljer därför att implementera en lösning från en oberoende och utomstående leverantör. Det är ett smidigt sätt att uppfylla kraven i EU:s visselblåsardirektiv, samt de nationella visselblåsarlagarna.

Den stora frågan är förstås hur man ska välja ett bra visselblåsarsystem, som passar den egna organisationen?

Det finns många fördelar med att välja ett externt visselblåsarsystem

Tyvärr är det inte säkert att alla system uppfyller kraven i visselblåsarlagarna. Du kan läsa mer om vad man bör tänka på när man väljer visselblåsarsystem här. Fördelarna med en extern visselblåsartjänst är dock många, bland annat:

• Man sparar resurser och kommer i gång på nolltid. En visselblåsarlösning i form av en SaaS-tjänst är genast redo för användning.
  
• Ett digitalt visselblåsarsystem är tillgängligt dygnet runt och överallt. Man kan enkelt skapa en webbsida där alla medarbetare kan skicka in en rapport.
  
• Alla uppgifter om visselblåsaren är konfidentiella, eftersom ingen inom organisationen har tillgång till info som kan identifiera personen.
  
• Med ett externt visselblåsarsystem signalerar organisationen transparens, pålitlighet och ett etiskt förhållningssätt.

I den här artikeln ska vi ge dig viktiga tips på ytterligare faktorer du bör beakta innan du fattar det slutliga beslutet och väljer ett visselblåsarsystem att implementera i er organisation.  

Följ vår checklista för att välja ett bra visselblåsarsystem:

Ta reda på om det visselblåsarsystem som ni väljer kan erbjuda de funktioner som är extra viktiga för er, och fäst extra uppmärksamhet på de tekniska lösningarna för rapporteringsprocessen!

✔ Användarvänlighet

Se till att visselblåsartjänsten och de interna rapporteringskanalerna är intuitiva och lättanvända. På så vis ökar chansen att potentiella visselblåsare använder sig av dem i stället för att rapportera externt (till exempel till media). Det visselblåsarsystem ni väljer ska också vara enkelt att använda för den/de person(er) som ska ta emot och hantera ärenden.

✔ Kanaler

Välj en leverantör som kan erbjuda flera olika rapporteringssätt. EU-direktivet framhåller att det ska gå att rapportera både skriftligt och muntligt.

✔ Bilagor

Kan visselblåsaren ladda upp olika typer av bilagor (bilder, meddelanden, video/ljudinspelningar) i samband med att visselblåsarrapporten skickas in, eller vid en begäran om komplettering?

✔ Tvåvägskommunikation

Finns det möjlighet till säker och anonym tvåvägskommunikation med visselblåsaren? Det är nödvändigt för att få svar på eventuella tilläggsfrågor, men också för att kunna bekräfta att rapporten mottagits och ge feedback inom tidsramen på tre månader som fastslås i direktivet.

✔ Hantering av rapporter

Granska processen för att ta emot och hantera visselblåsarärenden. Kan man enkelt vidarebefordra ärendet till rätt person eller avdelning? Är det möjligt att ge begränsad tillgång till specifika roller för enskilda ärenden, till exempel för att få råd av experter?

✔ Ärendehantering

Att välja en visselblåsarlösning som kan hantera allt från rapporter, kommunikation med visselblåsaren samt dokumentation av utredning inom samma system är ett klokt val. Det underlättar utredningen och förbättrar säkerheten.

✔ Konfidentialitet

Hur hanteras visselblåsarens information i systemet? Det gäller både informationen i visselblåsarärendet samt metadata (till exempel IP-adresser).  Erbjuder systemet en möjlighet för visselblåsaren att förbli anonym genom hela processen?

✔ Uppföljning

Hurudana möjligheter erbjuder visselblåsarsystemet att ge återkoppling till en anonym visselblåsare? Kan man enkelt följa upp ärendet och få aviseringar inom tidsramarna? Erbjuder systemet möjlighet att granska och visa upp resultat samt statistik över visselblåsarärenden?

✔ Tillgänglighet

Är visselblåsarsystemet lättillgängligt för alla? Det gäller inte bara anställda, utan också andra grupper som omfattas av skyddet för visselblåsare. Kan man nå rapporteringskanalerna dygnet runt, från olika typer av enheter?

✔ Tilläggstjänster

Fundera över om ni har behov av ytterligare tilläggstjänster, till exempel ärendemottagning eller hjälp med utredning av visselblåsarärenden.

✔ Utformning

Kan systemet anpassas till er egen organisation och ert varumärke? Är det möjligt att påverka utformningen av formulär och rapporter?

✔ GDPR

Välj en visselblåsartjänst som kan garantera att all information lagras på servrar inom EU/EES. Efter Schrems II-domen kan företag nämligen inte längre använda sig av Privacy Shield-avtalet mellan USA och EU för att överföra personuppgifter till ett tredje land.

✔ Datasäkerhet

Kontrollera noga vilka åtgärder man vidtar för att minimera risker för dataintrång och informationsläckor. Det kan handla om tvåfaktorverifiering för användare, kryptering av data, kontroll av åtkomst och skydd mot externa angrepp. Hur ofta gör man backup på systemet och var förvaras de?

✔ Språk

Om man talar flera språk inom organisationen, välj ett visselblåsarsystem som har stöd för flerspråkighet. Om man kan göra användarna trygga med att få använda sitt eget språk, förbättrar man också förutsättningarna för att de ska vilja använda systemet.

✔ Referenser

Glöm inte att fråga efter referenser från andra användare! Hur lång erfarenhet har leverantören av visselblåsarlösningar och hur länge har man funnits i branschen?

Whistlelink har levererat visselblåsarlösningar till nöjda kunder i hela Europa i mer än 10 år. Vår visselblåsartjänst finns tillgänglig på er egen webbplats dygnet runt. Vi erbjuder 35 olika språk i en skräddarsydd och användarvänlig digital visselblåsarlösning där all data lagras på servrar inom Europa, i enlighet med GDPR. Kontakta oss för en demo av tjänsten och en gratis provperiod!