Guide: Så implementerar du ett visselblåsarsystem som beaktar alla krav i visselblåsarlagen

EU:s visselblåsardirektiv syftar till att skydda visselblåsare som rapporterar om olagliga eller oetiska aktiviteter i ett arbetsrelaterat sammanhang. Direktivet kräver att alla europeiska organisationer med 50 eller fler anställda inför trygga och säkra interna rapporteringskanaler före den 31 december 2023. I den svenska visselblåsarlagen hittar man mer information om hur man kan implementera ett säkert visselblåsarsystem som beaktar kraven på skydd för visselblåsare. I den här guiden ska vi ta upp några viktiga punkter för alla organisationer som vill följa lagen om skydd för visselblåsare.

1. Förstå visselblåsarlagen och EU:s direktiv om visselblåsning.
2. Utveckla en policy för visselblåsning.
3. Implementera rapporteringskanaler.
4. Utbilda dina anställda.
5. Utse en visselblåsaransvarig.
6. Utred inkommande rapporter.
7. Vidta lämpliga åtgärder.
8. Skydda visselblåsare.
9. Övervaka och granska.

Låt oss ta en närmare titt och dela upp implementeringen i nio hanterbara steg!

1. Förstå visselblåsarlagen och EU:s visselblåsardirektiv

Innan du implementerar ett visselblåsarsystem är det viktigt att du förstår de rättsliga kraven och skyldigheterna. Visselblåsarlagen och EU:s visselblåsardirektiv innehåller riktlinjer för skydd av visselblåsare, rapporteringskanaler och utredningsprocessen.

2. Ta fram en policy för visselblåsning

En policy för visselblåsning är ett dokument som beskriver rutinerna för rapportering av olagliga eller oetiska aktiviteter. Policyn ska kommuniceras till alla anställda och innehålla information om hur man rapporterar, vem man ska rapportera till och hur företaget kommer att skydda visselblåsare. Policyn ska vara tydlig, kortfattad och lättillgänglig för alla anställda.

3. Implementera ett rapporteringssystem

Företaget bör inrätta ett rapporteringssystem som gör det möjligt för anställda att på ett tryggt sätt rapportera om olagliga eller oetiska aktiviteter. Systemet bör vara säkert, konfidentiellt, lättillgängligt och omfatta flera rapporteringsalternativ, såsom skriftlig och muntlig rapportering, till exempel via en onlineplattform för rapportering.

4. Utbilda anställda

Man bör utbilda alla anställda i visselblåsarpolicyn, vikten av att rapportera missförhållanden och skyddet av visselblåsare. Utbildningen bör vara interaktiv, engagerande och innehålla fallstudier som hjälper medarbetarna att förstå processen.

5. Utse en visselblåsaransvarig

Visselblåsarfunktionen ansvarar för att ta emot och utreda rapporter om oegentligheter. Handläggaren ska vara oberoende, opartisk och ha den kompetens och erfarenhet som krävs för att genomföra utredningar.

6. Utreda rapporter

Företaget bör utreda alla rapporter om olagliga eller oetiska aktiviteter snabbt och grundligt. När en rapport har mottagits ska en opartisk part, t.ex. den interna eller externa visselblåsarfunktionen, genomföra en grundlig utredning. Utredningen ska genomföras skyndsamt och konfidentiellt, visselblåsaren ska få information om framstegen och den slutliga rapporten ska innehålla lämpliga uppföljningsåtgärder.

7. Vidta lämpliga åtgärder

Om utredningen bekräftar att det förekommit oegentligheter ska man vidta lämpliga åtgärder. Åtgärderna kan omfatta disciplinära åtgärder, gottgörelse eller ändringar av policyer och rutiner.

8. Skydda visselblåsare

Företaget ska skydda visselblåsare från repressalier. Detta inkluderar att skydda uppgifternas konfidentialitet, säkerställa att den rapporterande personen inte utsätts för negativa åtgärder och tillhandahålla stöd och hjälp om repressalier ändå förekommer.

9. Övervakning och granskning

Visselblåsarsystemet bör övervakas och granskas regelbundet för att säkerställa att det är effektivt och överensstämmer med nationella lagar om skydd av visselblåsare och EU:s visselblåsardirektiv. Policyn måste alltid vara uppdaterad enligt eventuella ändringar i lagen eller i företagets verksamhet.

Sammanfattningsvis kräver införandet av ett visselblåsarsystem noggrann planering, tydliga policys och rutiner samt effektiv kommunikation och utbildning. Genom att följa dessa steg kan du se till att ditt visselblåsarsystem är förenligt med visselblåsarlagen och erbjuder en trygg och säker rapporteringskanal för de anställda.

Vill du veta mer? Läs mer i vår blogg och få info om de senaste nyheterna, bästa praxis och erfarenheter från andra företag.

Vill du veta mer om en visselblåsartjänst och säkra interna rapporteringskanaler? Du kan läsa mer om Whistlelinks allt-i-ett-lösning här eller boka boka en kostnadsfri demo!