När man hanterar inkommande visselblåsarrapporter inom organisationen är det viktigt med ett omsorgsfullt tillvägagångssätt och att man är noga med detaljerna. En felaktig hantering av sådana rapporter kan få allvarliga konsekvenser, vilket kan betyda rättsliga följder eller att organisationens rykte tar skada. För att säkerställa en korrekt och effektiv hantering av visselblåsarrapporter har vi sammanställt några viktiga punkter att tänka på vid hantering av visselblåsarrapporter:
Säkerställ att:
- Företaget eller organisationen har etablerat officiella rapporteringskanaler (både muntliga och skriftliga) som alla anställda är medvetna om och kan använda.
- Lösningarna är säkra, anonyma och lättillgängliga.
- Organisationens policy för visselblåsare är lättillgänglig. Kontrollera också att alla anställda känner till policyn och förfarandet för hantering av visselblåsarärenden inom organisationen.
Kom ihåg att:
- Alltid behandla visselblåsaren med respekt. Att lämna in en visselblåsarrapport kan kännas svårt för en lojal och uppskattad medarbetare, så visa uppskattning för att de fattat besluten och vill skydda företagets integritet.
- Ha en objektiv inställning till visselblåsarrapporten. Avstå från att ha förutfattade meningar och sträva efter att skilja mellan fakta och åsikter.
- Om visselblåsningen sker verbalt eller under ett fysiskt möte, låt visselblåsaren tala utan att bli avbruten. Du kan vid behov be om förtydliganden, men fokusera på att lyssna utan att döma och gör noggranna anteckningar.
- Alla klagomål är inte visselblåsning. Utvärdera om frågan passar i visselblåsarkanalen eller om det är ett personligt klagomål som bör hanteras av företagets HR-avdelning.
- Om rapporten kräver ytterligare utredning, se till att vidarebefordra den till lämplig person eller avdelning och fördela resurser och expertis i enlighet med detta.
- Påminn den ansvariga personen om att återkoppla angående utredningen till visselblåsaren inom tre månader. Diskutera vilken typ av feedback som är möjlig.
- Om utredningen inte stöder visselblåsarens rapport, överväg att dela resultatet med den rapporterande personen för att underlätta att resultatet kommer att accepteras.
- Dennes identitet kommer att hållas konfidentiell, även om det kan finnas fall där man enligt lagen behöver uppge personens identitet till myndigheterna.
- Visselblåsaren har rätt att söka oberoende juridisk rådgivning, t.ex. från företagets interna experter eller genom sin fackförening.
- Den rapporterande personen har rätt att bli informerad om utredningens resultat. I enlighet med visselblåsarlagen ska återkoppling ske inom tre månader från det att mat emottagit rapporten. Observera dock att all information inte kan delas av olika skäl (när det till exempel rör sig om känslig information eller uppgifter från utomstående parter).
- Om visselblåsaren utsätts för någon form av repressalier inom organisationen bör hen uppmuntras att rapportera detta omedelbart.
Undvik följande vid hantering av visselblåsarrapporter:
- Repressalier mot anställda som har valt att lämna in en visselblåsarrapport. Det främsta syftet med EU:s visselblåsardirektiv är att ge ökat skydd för visselblåsare mot repressalier från arbetsgivaren. Nationella visselblåsarlagar innehåller bestämmelser om skadestånd mot arbetsgivare som bryter mot detta.
- Försök inte dölja eller avfärda bevis på tjänstefel, oacceptabelt beteende eller andra problem som avslöjats i visselblåsarrapporter. Att ignorera en visselblåsare är olagligt, och sådana handlingar kan allvarligt skada företagets rykte.
- Även om du anser att rapporten är ogrundad ska du avstå från att reagera negativt på frågor som rör hälsa och säkerhet. Det är viktigt att medarbetarna kan lita på att frågor som rör hälsa och säkerhet tas på allvar.
Sammanfattningsvis kräver hanteringen av visselblåsarrapporter en känslig balans mellan transparens, sekretess och noggrannhet. Alla organisationer måste prioritera att upprätta säkra rapporteringskanaler och se till att företagets policy för visselblåsare är tillgänglig för alla anställda. Att behandla visselblåsare med respekt, objektivitet och konfidentialitet under hela processen är av största vikt. Att snabbt utreda rapporter, ge feedback inom en rimlig tidsram och skydda visselblåsare mot repressalier är viktigt för att främja en kultur av integritet och ansvarstagande inom organisationen.
Vill du veta mer? Läs mer i vår blogg och få info om de senaste nyheterna, bästa praxis och erfarenheter från andra företag.
Vill du veta mer om en visselblåsartjänst och säkra interna rapporteringskanaler? Du kan läsa mer om Whistlelinks allt-i-ett-lösning här eller boka boka en kostnadsfri demo!
