Visselblåsare är viktiga för företag: Vilka är fördelarna med interna rapportkanaler?

En översikt över betydelsen och fördelarna med att ha interna rapportkanaler och visselblåsarnas avgörande roll. Av Mihaela Bălău, Senior Associate på Grecu & Partners, Bukarest, Rumänien.

Våra partner på Grecu&Associates förstår att affärsmiljön är som ett schackbräde där det krävs en strategi och där varje pjäs spelar en roll. Det är viktigt att ägna stor uppmärksamhet åt varje steg för att säkra klienternas vinnande drag.

Visselblåsardirektivet

som det är känt både i media och bland dem som ansvarar för genomförandet på företagsnivå, medför ytterligare utveckling för Rumänien. Det är också ett steg framåt som den rumänska staten tog med viss fördröjning för att införliva direktivet. I och med införlivningen i nationell lagstiftning medför det flera nya skyldigheter för bland annat juridiska personer i den privata sektorn. Genom den antagna lagen anpassar sig Rumänien till de standarder som Europeiska unionen har infört och upprättar ett nytt, konsoliderat rättsligt ramverk. Detta ramverk underlättar för rapporterande personer, så kallade visselblåsare, att rapportera överträdelser genom att tjäna det allmänna intresset och tillhandahålla effektiva åtgärder för att skydda dem.

Direktivet om visselblåsning medför flera fördelar för företagen

För att ge ett bredare perspektiv på skälen till dessa bestämmelser bör man notera att det på internationell nivå (särskilt EU-nivå), har fastställts flera prioriteringar. Bland dessa finns respekt för demokrati och rättsstatsprincipen samt garantier för medborgarnas yttrandefrihet. Vikten av att respektera dessa värden återspeglas också i det arbetsrelaterade sammanhanget. Särskilt medför utvecklingen och antagandet av ett regelverk för att garantera konfidentiell rapportering samt skydd av identiteten hos den rapporterande personen och för inrapporterad information av allmänt intresse flera fördelar för företagen.

Dessutom bidrar det till att skapa och genomföra effektivare kanaler för intern rapportering av fall av bedrägeri eller korruption, oegentligheter, missförhållanden i arbetsrelaterade sammanhang eller andra allvarliga brott.

Den rumänska visselblåsarlagen

Namnet på lag nr 361 av den 16 december 2022 om skydd av visselblåsare antyder syftet till att den utarbetades. Avsikten är att skydda visselblåsare som utsätter sig för en potentiell risk för repressalier när de rapporterar om oegentligheter på arbetsplatsen.

Dessutom skapar lagen ett säkert ramverk för visselblåsare, uppmuntrar till rapportering och underlättar lösning av problemen. Lagen garanterar också att dessa rapporter sänds in i en kontrollerad miljö. Den ska bygga på konfidentialitet, snabbhet och väldefinierade tidsfrister för uppföljning, återkoppling, lösning och avslutande av rapporten.

Rapporterande personer spelar en viktig roll när det gäller att rapportera olämpligt beteende

Därför är det absolut nödvändigt att skapa ett kontrollerat ramverk för rapportering. Med tanke på den ofta känsliga karaktären hos den information som kan komma fram, kan dålig förvaltning och hantering av uppgifterna samt brott mot sekretessen leda till informationsläckage eller skada för den rapporterande personen. Det finns till och med en möjlighet att vissa fakta inte kommer att avslöjas om visselblåsaren fruktar repressalier.

Situationer med långtgående negativa konsekvenser kan undvikas om företagen anpassar sin verksamhet till de rättsliga bestämmelserna. Därför måste de införa både interna rapporteringskanaler för missförhållanden och tydliga rapporteringsförfaranden.

De anställda är vanligtvis de första som får kännedom om oegentligheter på företagsnivå. Det finns många situationer där anställda kan välja att inte informera sin arbetsgivare. Skälen till detta är bland annat rädsla för repressalier, risk för att bli identifierad eller avsaknad av en tillförlitlig rapporteringskanal.

Fördelar med att följa riktlinjerna för interna rapportkanaler

Företagens öppenhet kommer att förbättras när det gäller deras anställda, liksom deras kommersiella partner eller kunder. Det är viktigt att man respekterar de gränser som fastställs i den rättsliga ramen för visselblåsardirektivet och särskilda bestämmelser i nationell lagstiftning.

Öppenheten kan sedan återspeglas i alla företagets planer och strategier, men också i dess partnerskap. Därför kommer de ansträngningar som man gör för att införa rutiner för visselblåsning att ”belönas” genom företagets stabilitet och välbefinnande. Det kommer också att ge en positiv bild av företaget på den berörda marknaden.

Varför är det viktigt för företagen att införa rapporteringsförfarandet enligt den nya rättsliga ramen? Svaret ligger i den uppmärksamhet som offentliga institutioner eller privata enheter fäster vid att upprätthålla en image av integritet. För att varje enhet ska kunna bedriva sin verksamhet på ett korrekt sätt är det nödvändigt att relationerna skapas och bygger på förtroende. Om de rättsliga bestämmelser som är avsedda för detta ändamål inte respekteras är det troligt att sådana relationer blir skadade.

Efterlevnaden av lagen om skydd för personer som anmäler överträdelser av unionsrätten bör inte bara ses som ett exempel på god praxis. Den bör också ses som en nödvändighet med tanke på de sanktioner som fastställs i lagen i fråga och som företag som inte följer bestämmelserna i denna lag kan bli föremål för. I lag nr 361/2022 anges att om bestämmelserna inte följs kan civilrättsligt ansvar, disciplinansvar, överträdelseansvar eller till och med straffrättsligt ansvar åsamkas, beroende på överträdelsens specifika karaktär.

Alla företag bör vidta nödvändiga åtgärder

Sammanfattningsvis rekommenderas alla företag, oavsett antal anställda, omsättning eller verksamhet, att vidta nödvändiga åtgärder för att följa bestämmelserna i lag nr 361/2022. Företagen bör också inrätta interna rapporteringskanaler som sedan meddelas till alla som deltar i ett arbetsrelaterat sammanhang. Dessa ska bli informerade om sina rättigheter vid tidpunkten för rapporteringen, om hur de ska lämna in rapporten och om tidsfristerna för att svara på och hantera rapporten.

Av Mihaela Bălău, senior associate på Grecu & Partners.

Vill du veta mer? Läs mer om om EU:s direktiv om visselblåsning här. Du kan också besöka vår sida om nationella lagar för visselblåsning inom EU för att lära dig mer.

Vill du diskutera en trygg och säker lösning för visselblåsning för din organisation? Kontakta oss eller boka en gratis demonstration!