Urmați ghidul nostru de mai jos sau vizionați videoclipul nostru de prezentare care vă va arăta cum să configurați Whistlelink și cum să gestionați cazurile primite.
După ce ați desemnat persoanele care trebuie să gestioneze cazurile primite, trebuie să le invitați lsă acceseze Whistlelink. Există patru roluri de utilizator diferite în sistem: Proprietar, Administrator, Responsabil de Caz, Vizitator.
Invitați și gestionați utilizatorii în secțiunea Gestionare utilizatori, pe care o găsiți în meniul principal. Puteți adăuga, modifica sau elimina utilizatori. Pentru a adăuga un nou utilizator, faceți clic pe butonul Adăugare utilizator și completați detaliile necesare în fereastra pop-up. Pentru a spori securitatea, asigurați-vă că activați autentificarea cu doi factori.
Pagina de avertizare are un text standard, dar aveți posibilitatea de a o personaliza. Decideți ce doriți să comunicați, apoi pur și simplu înlocuiți-l. Dacă aveți mai multe limbi, repetați procesul pentru fiecare limbă.
Exemple de elemente care ar putea fi adăugate la pagina de start
Din meniul principal, accesați Site de avertizare și faceți clic pe Pagina de pornire. Treceți deasupra textului pe care doriți să îl editați, faceți clic pe pictograma de editare și începeți să faceți modificările în fereastra pop-up. Pentru a adăuga un nou text sau URL, treceți deasupra unui bloc de text și faceți clic pe semnul verde Plus. De asemenea, puteți rearanja elementele existente făcând clic pe săgețile sus sau jos.
După ce finalizați modificările, asigurați-vă că publicați site-ul. Dați clic pe butonul Actualizare din partea dreaptă a paginii pentru a publica modificările. Lângă acest buton puteți vizualiza site-ul publicat.
Formularul de avertizare este prevăzut cu un set de întrebări standard și majoritatea utilizatorilor îl modifică de obicei. Alegeți să păstrați întrebările existente, să le modificați sau să adăugați și să eliminați întrebări după cum doriți. Rețineți, cu cât chestionarul are mai multe întrebări, cu atât va fi mai ușor de triat informația și avertizarea primită. Întrebările vă vor ajuta să determinați, de exemplu;
Accesați site-ul de avertizare din meniul principal, faceți clic pe Chestionar. Treceți peste întrebarea pe care doriți să o modificați, faceți clic pe pictograma de editare și începeți să faceți modificările în fereastra pop-up. Pentru a adăuga un element nou, faceți clic pe semnul verde Plus. De asemenea, puteți rearanja elementele făcând clic pe săgețile sus sau jos.
Când sunteți mulțumit de modificări, asigurați-vă că vă publicați site-ul. Faceți clic pe butonul Actualizare din partea dreaptă a paginii pentru ca modificările dvs. să fie vizibile. Lângă acest buton puteți vizualiza site-ul publicat.
Odată activat, o pictogramă va apărea pe Chestionarul de avertizare. Persoana care raportează va putea alege dacă dorește să o facă prin înregistrarea unui mesaj audio sau prin intermediul chestionarului standard. Durata înregistrării vocale poate fi de până la 10 minute și va crea un nou caz în modulul de gestionare a cazurilor.
Accesați Site de Avertizare – Setări – Informații despre site pentru a activa mesajul vocal. Asigurați-vă că ați publicat modificările. Faceți clic pe butonul Actualizare din partea dreaptă a paginii pentru ca modificările dvs. să fie vizibile.
În partea stângă a paginii de avertizare puteți adăuga informații despre modalitățile suplimentare de raportare (prin telefon și prin poștă/mail).
Accesați Site de avertizare – Setări – Canale de avertizare. Marcați căsuțele de selectare și completați informațiile. Asigurați-vă că ați publicat modificările. Faceți clic pe butonul Actualizare din partea dreaptă a paginii pentru ca modificările dvs. să fie vizibile.
Pagina de raportare, precum și sistemul de gestionare a cazurilor pot fi complet personalizate. Mai jos sunt prezentate câteva modalități suplimentare de a vă personaliza configurația.
Fiecare pagină de avertizare este însoțită de o limbă principală. În funcție de plan, puteți adăuga limbi suplimentare.
Accesați Site de avertizare – Setări – Limbi. Marcați limbile și „mutați-le” cu ajutorul săgeții. Asigurați-vă că ați publicat modificările. Faceți clic pe butonul Actualizare din partea dreaptă a paginii pentru ca modificările dvs. să fie vizibile. Vă rugăm să rețineți că orice blocuri de text sau întrebări noi adăugate trebuie să fie traduse în limbile pe care le-ați adăugat.
Pagina de avertizare poate fi personalizată cu un logo. În funcție de plan, se poate adăuga și o imagine de antet și o culoare a titlului.
Accesați Site de avertizare – Setări – Imagine pentru a personaliza designul. Asigurați-vă că publicați modificările. Faceți clic pe butonul Actualizare din partea dreaptă a paginii pentru ca modificările dvs. să fie vizibile.
Pentru organizațiile care primesc un volum mai mare de cazuri, șabloanele de răspuns vor fi foarte utile și vor economisi timp și efort. Șabloanele de răspuns vă permit să creați mesaje pe care le puteți utiliza atunci când comunicați cu avertizorul.
Pentru a adăuga un nou șablon, accesați Site de avertizare – Setări – Mesaje Șablon. Faceți clic pe butonul Adaugă sablon nou și salvați mesajul creat. Șablonul poate fi, de asemenea, tradus în alte limbi. Pentru a utiliza un șablon în comunicarea cu persoana care face sesizarea, faceți clic pe elementul derulant vizibil într-un caz la rubrica Mesaje.
Accesați Whistleblowing Site – Setări – Canale de raportare. Marcați căsuțele de selectare și completați informațiile. Asigurați-vă că ați publicat modificările. Faceți clic pe butonul Update (Actualizare) din partea dreaptă a paginii pentru ca modificările dvs. să fie vizibile.
Categoriile interne sunt pur și simplu o modalitate de clasificare a cazurilor. Un caz rămâne neclasificat până când un utilizator de caz alege o categorie. Categoriile interne sunt cele care afectează statisticile, iar categoria aleasă de avertizor este doar o indicație a categoriei în care ar putea intra.
Pentru a edita, adăuga sau șterge categoriile interne, accesați Setări – Categorii interne.
Este esențial să vă asigurați că informațiile sunt securizate și protejate și gestionate în conformitate cu reglementările.
Un caz închis rămâne accesibil până când este șters. În această perioadă poate fi redeschis și toate informațiile pot fi citite de oricine are acces la caz. Un caz șters nu mai poate fi vizualizat sau redeschis. În conformitate cu reglementările GDPR, cazurile trebuie șterse într-un anumit termen.
În mod implicit în Whistlelink, un caz închis este salvat timp de 12 luni înainte de a fi șters. Pentru a schimba acest lucru, accesați Setări – Conformitate cu GDPR.
Asigurați-vă că accesul utilizatorilor este protejate prin activarea autentificării cu doi factori. Acest lucru poate fi impus la nivel organizațional, în cadrul funcției de gestionare a utilizatorilor, sau poate fi decis de fiecare utilizator în parte.
Accesați site-ul dumneavoastră Whistlelink (de exemplu, numele companiei.whistlelink.com), completați chestionarul și trimiteți-l.
Apoi conectați-vă la Panoul Whistlelink și verificați dacă puteți vedea raportul pe care tocmai l-ați trimis. De asemenea, verificați dacă proprietarii și administratorii desemnați au primit o notificare cu privire la un nou raport. Dacă nu, asigurați-vă că toate adresele de e-mail din sistem sunt corecte.
NE BUCURĂM DE CUNOȘTINȚĂ
NE BUCURĂM DE CUNOȘTINȚĂ
Whistlelink valorează confidențialitatea. Vă vom contacta doar cu informații legate de soluțiile noastre. Puteți să vă dezabonați oricând. Pentru mai multe informații, citiți Politica de Confidențialitate.
HAPPY TO MEET YOU!
Whistlelink values your privacy. We will only contact you about our solutions.
You may unsubscribe at any time. For more info, please review our Privacy Policy
