Atunci când gestionează avertizările de integritate primite, organizațiile trebuie să abordeze procesul cu cea mai mare grijă și atenție la detalii. Gestionarea necorespunzătoare a acestor raportări poate avea consecințe grave, inclusiv repercusiuni juridice și de reputație a organizației. Pentru a asigura o gestionare adecvată și eficientă a avertizărilor, iată câteva considerații cheie de care trebuie să țineți cont atunci când gestionați o avertizare:
Înainte de gestionarea avertizărilor, asigurați-vă că:
- Organizația a stabilit canale oficiale de raportare (atât verbale, cât și scrise) pe care toți angajații le cunosc și pe care le utilizează în mod competent.
- Soluțiile sunt sigure, anonime și ușor accesibile.
- Politica de avertizare de integritate a organizației este ușor accesibilă. În plus, verificați dacă toți angajații sunt familiarizați cu aceasta și cu procedura de gestionare a cazurilor de avertizare în cadrul organizației.
În gestionarea avertizărilor de integritate, nu uitați să:
- Tratați întotdeauna avertizorul cu respect. Trimiterea unei avertizări poate fi o provocare pentru un angajat loial și apreciat, așa că exprimați-vă aprecierea pentru decizia acestuia de a susține integritatea.
- Abordați avertizarea în mod obiectiv. Abțineți-vă de la preconcepții și străduiți-vă să faceți distincția între fapte și opinii.
- Dacă denunțul se face verbal sau în timpul unei întâlniri personale, permiteți avertizorului să vorbească fără întreruperi. Puteți solicita clarificări dacă este necesar, dar concentrați-vă pe a asculta fără a judeca și luați notițe amănunțite.
- Nu toate plângerile constituie avertizare de integritate. Evaluați dacă problema este adecvată pentru canalul de avertizaree sau dacă este o plângere personală care trebuie abordată de departamentul de resurse umane al companiei.
- Dacă sesizarea necesită o investigație suplimentară, atribuiți-o persoanei sau departamentului corespunzător și alocați resursele și expertiza în consecință.
- Reamintiți persoanei responsabile să ofere feedback avertizorului cu privire la investigație în termen de trei luni. Discutați tipul de feedback ce se poate oferi.
- În cazul în care investigația nu susține avertizarea, luați în considerare posibilitatea de a împărtăși rezultatul cu denunțătorul pentru a facilita acceptarea acestuia.
- Identitatea sa va fi păstrată confidențială, deși pot exista cazuri în care divulgarea identității sale este impusă prin lege.
- Are dreptul de a solicita consiliere juridică independentă, cum ar fi de la experții interni ai companiei sau prin intermediul sindicatului, dacă este membru al acestuia.
- Are dreptul de a fi informat cu privire la rezultatul anchetei. În conformitate cu legile privind avertizorii de integritate, un feedback ar trebui să fie oferit în termen de trei luni de la primirea raportului. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că nu toate informațiile pot fi împărtășite din motive întemeiate (de exemplu, informații sensibile sau date de la terți).
- În cazul în care avertizorul se confruntă cu orice formă de represalii în cadrul organizației, ar trebui încurajat să raporteze acest lucru cu promptitudine.
Atunci când gestionați avertizările, evitați:
- Represaliile împotriva angajaților care au ales să prezinte o avertizare de integritate. Scopul principal al Directivei UE este de a oferi o protecție sporită pentru avertizori împotriva represaliilor angajatorului. Legislația națională privind avertizorii de integritate include prevederi privind despăgubirile împotriva angajatorilor care încalcă acest lucru.
- Încercarea de a ascunde sau de a respinge dovezile de conduită necorespunzătoare, comportament inacceptabil sau alte aspecte descoperite în rapoarte. Ignorarea unui avertizor este ilegală, iar astfel de acțiuni pot afecta grav reputația companiei.
- Chiar dacă considerați raportul nefondat, abțineți-vă să reacționați negativ la preocupările privind sănătatea și siguranța. Este esențial ca angajații să aibă încredere că sănătatea și siguranța lor sunt luate în serios.
În concluzie, gestionarea avertizărilor de integritate necesită un echilibru delicat între transparență, confidențialitate și diligență. Organizațiile trebuie să acorde prioritate stabilirii unor canale de raportare sigure și să se asigure că procedurile sunt cunoscute și accesibile tuturor angajaților. Tratarea avertizorilor cu respect, obiectivitate și confidențialitate pe tot parcursul procesului este de o importanță capitală. Investigarea promptă a rapoartelor, furnizarea de feedback într-un termen rezonabil și protejarea avertizorilor împotriva represaliilor sunt pași esențiali în promovarea unei culturi a integrității și a responsabilității în cadrul unei organizații.
Vrei să afli mai multe? Continuă să citești blogul nostru pentru a afla cele mai recente știri și cele mai bune practici corporative!
Vrei să afli mai multe despre un serviciu de avertizare și despre canalele interne sigure pentru raportarea abaterilor? Poți afla mai multe despre soluția all-in-one Whistlelink aici sau poți solicita un Demo gratuit!
