De ce un canal de avertizare prin email nu este o soluție optimă pentru avertizările de integritate

Când dorinți să implementați un serviciu de avertizare, poate fi tentant să utilizați o soluție simplă, ieftină și rapidă, cum ar fi configurarea unei adrese de e-mail internă pentru raportările de integritate. Totuși, aceasta alegere ar putea avea consecințe grave atât pentru organizație., cât și pentru angajați. În acest articol, vom enumera patru motive pentru care nu ar trebui să utilizați o adresă de e-mail ca opțiune pentru canalul intern de avertizare.

1. Securitatea datelor
2. Respectarea legii avertizorilor
3. Crearea unei culturi a încrederii
4. Confidențialitate și anonimat
   

„Oricum, nu primim niciodată avertizări de integritate”

Este important să existe o soluție de avertizare, chiar dacă nu primiți de obicei avertizări, din mai multe motive:

1. Încurajarea unei culturi a integrității: existența unei soluții de avertizare arată că organizația este angajată în conduita etică și este dispusă să asculte preocupările ridicate de angajați.
   
   
2. Detectarea neregulilor: o soluție de avertizare poate ajuta la detectarea delictelor care poate nu au fost identificate prin alte mijloace. Acest lucru poate ajuta la prevenirea deteriorarii reputației organizației sau a pierderilor financiare.
   
   
3. Respectarea legislației: Directiva UE privind avertizarea de integritate impune ca toate organizațiile europene cu peste 250 de angajați să aibă canale interne de raportare ca obligație legală. Termenul limită pentru angajatorii mai mici se apropie de asemenea. Eșecul implementării unei soluții sigure de avertizare poate duce la consecințe legale.
   
   
4. Management îmbunătățit al riscurilor: o soluție de avertizare poate ajuta la identificarea și abordarea riscurilor potențiale în cadrul organizației. Încurajând angajații să raporteze preocupările, organizația poate aborda în mod proactiv problemele potențiale înainte ca acestea să devină probleme reale.
   

„Avem un canal de avertizare prin e-mail și este suficient”

Iată patru motive pentru care o soluție de avertizare prin e-mail nu este suficientă:

1. Securitatea datelor

Chiar dacă un simplu e-mail ar putea fi adecvat dintr-o perspectivă strict legală, este totuși departe de a fi acceptabilă din punct de vedere al securității.

• E-mailul nu este o formă sigură de comunicare, iar datele din e-mailuri nu sunt criptate. Nu numai că e-mailurile pot fi citite de alții, iar conținutul acestora poate fi modificat.
  
• Terți neautorizați, de exemplu un departament IT, pot accesa cu ușurință toate informațiile. Aceasta înseamnă că integritatea datelor și confidențialitatea cu privire la identitatea avertizorului sunt în pericol.
  
• Documentele și informațiile trimise prin e-mail cu privire la cazul raportat nu sunt stocate în siguranță în centre de date, ceea ce nu poate garanta conformitatea GDPR.
  

2. Respectarea legii avertizorilor și a Directivei UE

Este important să păstrați o evidență a avertizărilor, dar acest lucru poate fi o provocare atunci când utilizați e-mailul, deoarece este ușor să se șteargă sau modifice mesajele.

De asemenea, Directiva UE privind avertizarea de integritate impune organizațiilor să respecte anumite intervale de timp pentru gestionarea raportărilor. Un sistem de avertizare vă va ajuta să respectați legea astfel:

• Oferind notificări cu privire la primirea unui raport, unui mesaj de la avertizor sau apropierea termenelor limită pentru feedback.
  
• Facilitând respectarea anumitor intervale de timp (de exemplu, pentru a oferi feedback sau pentru a șterge cazurile).
  
• Oferind posibilitatea de a urmări documentația referitoare la un caz, ceea ce face procesarea acestuia mai ușoară și mai eficientă.
  
• Generând statistici ce pot fi exportate.
  
• Asigurând o comunicare sigură cu avertizorul
  

3. Generați încredere în organizație

Un canal de avertizare prin email nu permite o gestiune suficient de completă și nu oferă nicio garanție ca raportările sunt luate în considerație. Atunci când se primește o avertizare prin e-mail, nu există nicio garanție că aceasta va fi văzută sau că se vor lua măsurile adecvate.

Câștigarea încrederii potențialilor avertizori este vitală pentru a ne asigura că vor fi transmise avertizări relevante. Angajații trebuie să se simtă în siguranță și să aibă încredere în sistem și în modul în care vor fi gestionate rapoartele. O soluție externalizată de avertizare:

• Crește nivelul de încredere în cadrul organizației
• Arată angajaților că avertizarea lor este luată în serios, investindu-se într-o soluție sigură.
  

4. Confidențialitate și anonimat

Când se trimite un e-mail, acesta poate fi urmărit până la contul de e-mail al expeditorului, care este adesea conectat cu numele și informațiile personale ale acestuia. Studiile au arătat că posibilitatea de a raporta abaterile în mod confidențial sau chiar anonim va crește semnificativ probabilitatea ca angajații să folosească soluția de avertizare. Un canal de avertizare prin e-mail:

• Îngreunează avertizarea, solicitând raportorului să își creeze o adresă de e-mail
  
• Este întotdeauna conectată la un alt e-mail sau număr de telefon
  
• Face avertizarea mai puțin sigură pentru angajați
  

Alternative la canalele de avertizare prin e-mail

În general, utilizarea e-mailului ca soluție de avertizare de integritate poate părea convenabilă, dar nu este un canal ideal pentru avertizare din cauza lipsei de confidențialitate, a comunicării nesigure, a supravegherii limitate și a dificultății de documentare. Nu vă va ajuta să respectați legea privind avertizorii, nici nu va face ca angajații să se simtă în siguranță sau încurajați să dezvăluie orice potențială conduită necorespunzătoare sau delict din organizație.

Din cauza dezavantajelor canalelor de avertizare prin e-mail, merită să luați în considerare implementarea unui sistem digital de avertizare . Acest lucru vă va oferi o comunicare bidirecțională sigură, anonimă cu denunțătorul, vă va ajuta să respectați termenele limită și cerințele legale privind protecția și securitatea datelor.

Un sistem digital de avertizare

Va insufla, de asemenea, încredere în rândul angajaților și îi va încuraja să raporteze neregulile fără teama de represalii. Aceasta îi predispune la avertizarea internă înainte de a se adresa autorităților sau mass media.

• Pentru mai multe informații despre cum să alegeți un sistem de avertizare , vă rugăm să citiți lista noastră de verificare.

Doriți să discutați despre o soluție sigură de avertizare pentru organizația dvs.? Vă rugăm să ne contactați pentru discuții suplimentare sau să rezervați o demonstrație gratuită a sistemului nostru!