Checklist: Cum să alegeți cel mai bun sistem de avertizare

Directiva UE privind protecția avertizorilor prevede ca toate companiile cu peste 50 de angajați să implementeze canale securizate pentru raportarea internă. Directiva UE nu specifică exact cum ar trebui proiectate aceste canale. Atunci când transpun directiva în legislația națională, statele membre pot face propria interpretare a legii. Totuși, UE subliniază câteva cerințe care trebuie îndeplinite.

Multe organizații aleg să implementeze o soluție de avertizare de la un furnizor extern. Aceasta este o modalitate convenabilă de a îndeplini cerințele Directivei UE privind denunțatorii, precum și legile naționale.

Marea întrebare este, desigur, cum să alegeți un sistem de avertizare fiabil, potrivit pentru organizația dvs.?

Există multe beneficii ale alegerii unui sistem de avertizare al unui terț

Din păcate, nu este garantat că toate sistemele vor îndeplini cerințele Directivei privind avertizarea de integritate. Puteți citi mai multe despre ce să luați în considerare atunci când alegeți un sistem de avertizare aici. Există mai multe avantaje în utilizarea unui serviciu extern de avertizare, inclusiv:

• Veți economisi resurse și veți putea să îl folosiți rapid. O soluție de avertizare sub forma unui serviciu SaaS este imediat gata de utilizare.
  
• Un sistem digital de avertizare este disponibil 24/7 de oriunde. Vă puteți crea cu ușurință propria pagină web unde toți angajații pot trimite un raport.
  
• Toate informațiile despre avertizor sunt confidențiale. Nimeni din cadrul organizației nu are acces la informații care îl pot identifica pe raportor.
  
• Cu un sistem extern de avertizare, organizația va afișa transparență, fiabilitate și o abordare etică.

În acest articol, vă vom oferi sfaturi importante cu privire la elementele suplimentare pe care ar trebui să le luați în considerare înainte de a selecta și de a implementa un sistem de avertizare în organizația dumneavoastră.

Urmați lista noastră de verificare pentru a alege cel mai bun sistem de avertizare:

Aflați dacă sistemul de avertizare pe care îl alegeți poate oferi funcțiile importante pentru dvs. și acordați atenție suplimentară soluțiilor tehnice privind procesul de raportare!

✔ Ușurință în utilizare

Asigurați-vă că serviciul de avertizare și canalele interne de raportare sunt intuitive și ușor de utilizat. Acest lucru crește șansa ca potențialii avertizori să le folosească în loc să raporteze extern (de exemplu către mass-media). Sistemul de avertizare pe care îl alegeți trebuie să fie ușor de utilizat și pentru persoana (persoanele) care va primi și va trata cazurile.

✔ Canale

✔ Atasamente

Poate avertizorul să încarce mai multe tipuri de atașamente (imagini, mesaje, înregistrări video/audio) la transmiterea raportului de avertizare sau când răspunde la întrebări ulterioare?

✔ Comunicare bidirecțională

Există posibilitatea unei comunicări bidirecționale sigure și anonime cu avertizorul? Acest lucru este necesar pentru a obține răspunsuri la întrebări suplimentare, dar și pentru a confirma că raportul a fost primit. De asemenea, este obligatoriu, deoarece directiva prevede că trebuie să oferiți feedback avertizorilor în termen de trei luni.

✔ Gestionarea rapoartelor

Examinați procesul de primire și gestionare a cazurilor de avertizare. Cazul poate fi transmis cu ușurință persoanei sau departamentului potrivit? Este posibil să se ofere acces limitat la roluri specifice pentru cazuri individuale, de exemplu, pentru a obține sfaturi de la experți?

✔ Management de caz

Alegerea unei soluții de avertizare care poate acoperi orice, de la primirea rapoartelor, comunicarea cu avertizorul și documentarea anchetei în cadrul aceluiași sistem este cea mai bună alegere. Facilitează investigația și îmbunătățește securitatea.

✔ Confidențialitate

Cum sunt gestionate informațiile avertizorului în sistem? Acest lucru se aplică atât informațiilor din cazul raportului, cât și metadatelor (de exemplu, adresele IP). Oferă sistemul posibilitatea avertizorului de a rămâne anonim pe tot parcursul procesului?

✔ Comunicare

Ce posibilități oferă sistemul de avertizare pentru feedback unui avertizor anonim? Puteți urmări cu ușurință cazul și puteți primi notificări în termen? Poate sistemul să examineze și să afișeze rezultatele și statisticile cazurilor de avertizare?

✔ Accesibilitate

Este sistemul de avertizare ușor accesibil tuturor? Acest lucru se aplică nu numai angajaților, ci și altor grupuri acoperite de protecția avertizorilor. Canalele de raportare pot fi accesate non-stop, de pe diferite tipuri de dispozitive?

✔ Servicii aditionale

Luați în considerare dacă aveți nevoie de servicii suplimentare. De exemplu, gestionarea cazurilor sau ajutor cu investigarea cazurilor de avertizare.

✔ Adaptare

Poate fi adaptat sistemul la propria organizație și brand? Este posibil să se schimbe designul formularelor și rapoartelor?

✔ GDPR (Regulament general privind protecția datelor)

Alegeți un serviciu de avertizare care poate garanta că toate informațiile sunt stocate pe servere din UE/SEE. După hotărârea Schrems II, nu mai este posibilă utilizarea acordului Privacy Shield dintre SUA și UE pentru transferul de date cu caracter personal într-o țară terță.

✔ Securitatea datelor

Verificați cu atenție ce măsuri sunt luate pentru a minimiza riscurile de încălcare a datelor și scurgeri de informații. Aceasta ar putea fi, de exemplu, autentificarea multifactor pentru utilizatori, criptarea datelor, controlul accesului și protecția împotriva atacurilor externe. Cât de des se realizează copii de rezervă ale sistemului și unde sunt stocate backup-urile?

✔ Limbi

Dacă vorbiți mai multe limbi în cadrul organizației dvs., alegeți un sistem de avertizare care acceptă multilingvismul. Dacă puteți face utilizatorii să se simtă în siguranță utilizând propria lor limbă, va exista și o șansă mai mare ca aceștia să dorească să folosească sistemul.

✔ Referințe

Nu uitați să cereți referințe de la alți utilizatori! Cât de multă experiență are furnizorul cu soluții de avertizare și de cât timp sunt aceștia pe piață?

Whistlelink furnizează soluții de avertizare clienților din toată Europa de mai bine de 10 ani. Serviciul nostru de avertizare este disponibil pe site-ul dvs. web 24/7. Oferim 35 de limbi diferite într-o soluție digitală personalizată, ușor de utilizat, în care toate datele sunt stocate pe servere din Europa, în conformitate cu GDPR. Contactați-ne pentru un demo și o probă gratuită!