Câteva sfaturi pentru gestionarea avertizărilor de integritate

Articol de Błażej Wągiel – avocat, fondator al IPSO Legal – un partener Whistlelink

Pentru ca organizația dvs. să îndeplinească obiectivele și scopurile Directivei UE privind avertizarea de integritate, trebuie să fiți conștienți de faptul că noile proceduri nu pot fi scrise și puse pe raft. Sistemul de protecție a avertizorilor trebuie implementat și actualizat pe baza experienței rezultate din investigațiile ulterioare și adaptat la schimbările care au loc în cadrul companiei. Numai în acest fel organizațiile vor putea asigura desfășurarea activității în conformitate cu RSC (responsabilitatea socială corporativă).

Protecția avertizorilor de integritate

Să începem prin a defini ce este un sistem de avertizare. Conform standardelor ISO, acesta este: „un set de elemente interrelaționate sau care interacționează între ele ale unei organizații pentru a stabili politici și obiective, precum și procese pentru a atinge aceste obiective”. Sistemul de avertizare poate include una sau mai multe categorii. Prin urmare, sistemul va include elementele interrelaționate ale politicilor și procedurilor stabilite pentru a aborda în mod eficient protecția avertizorilor de integritate într-o organizație.

Se presupune că sistemul de gestionare a avertizorilor de integritate va consta din patru etape:

1. acceptarea avertizării,
2. evaluarea avertizării,
3. proceduri explicative,
4. finalizarea și închiderea avertizării.

Un sistem construit în acest mod este esențial pentru a crea încredere în organizație și în angajamentul acesteia față de responsabilitatea socială. Un astfel de sistem nu numai că demonstrează angajamentul conducerii de a preveni și de a reacționa la nereguli, dar încurajează și avertizorii să raporteze încălcările. Ca urmare, contribuie la prevenirea tratamentului nefavorabil și a victimizării, precum și încurajează crearea unei culturi a transparenței și a responsabilității.

Etapa 1 – Primirea avertizării de integritate

Organizația trebuie să fie conștientă de faptul că trebuie să ofere diferite canale de raportare. Este important de știut că fiecare dintre noi este diferit și că unele persoane vorbesc despre nereguli fără teamă, în timp ce altele nu doresc să își dezvăluie identitatea de teama represaliilor.

Sarcina managerilor este de a permite o selecție convenabilă a canalelor de avertizare, ceea ce va ajuta toate persoanele implicate să comunice liber în cadrul sistemului de avertizare de integritate. Acest lucru va asigura un nivel adecvat de confidențialitate și anonimat.

Raportarea confidențială versus raportarea anonimă

Raportarea confidențială înseamnă că persoana care primește raportul va cunoaște identitatea persoanei care raportează, dar nu îl va dezvălui nimănui altcuiva fără consimțământul persoanei care raportează – cu excepția cazului în care există o obligație legală imperativă de a face acest lucru.

În cazul raportării anonime, avertizorul nu este obligat să furnizeze datele sale de identificare atunci când raportează un comportament neetic. Prin urmare, nimeni, nici măcar persoana care primește raportul, nu va ști cine a raportat neregulile.

Canalele de avertizare puse la dispoziție de organizații ar trebui să formeze un ecosistem unic. Este esențial ca aceste canale să funcționeze împreună. Această interconectare se reflectă într-un sistem eficient de gestionare a sesizărilor.

Primirea avertizărilor este uneori desemnată persoanelor din cadrul organizației. Angajații pot raporta nereguli superiorului lor, specialistului în conformitate, departamentului juridic sau altei persoane desemnate. Această soluție va funcționa numai dacă angajații au încredere deplină în aceste persoane și știu că nu vor fi expuși la represalii. Acest lucru se poate face prin scrisoare, telefon, e-mail și chiar verbal, cu o „politică a ușilor deschise”.

Ce se întâmplă dacă organizația nu reușește să ofere un astfel de confort angajaților săi? Atunci, organizația poate apela la o entitate externă specializată, cum ar fi IPSO LEGAL. o firmă de avocatură care oferă un nivel de calitate adecvat pentru tratarea rapoartelor și care cooperează cu Whistlelink pentru a oferi un canal de avertizare de integritate, în deplină conformitate cu directiva UE.

Politica de avertizare – foaia de parcurs a managerului

Experiența noastră arată că multe organizații, în ciuda intrării în vigoare a directivei, nu dispun încă de politici și procese care să le permită managerilor să înregistreze avertizărilor primite. Desigur, mulți încă așteaptă implementarea acesteia în fiecare stat membru, dar vorbim despre abordarea companiei în ceea ce privește politica de RSC, pentru care acest „obstacol” nu ar trebui să existe.

Ca urmare, deși avertizarea are loc, informațiile nu sunt înregistrate și catalogate nicăieri. Acest lucru poate duce, la rândul său, la lipsa unei investigații sau la lipsa statisticilor cu privire la numărul de rapoarte și tipul acestora.

Etapa 2 – Evaluarea avertizării

Cea de-a doua etapă a gestionării avertizărilor este evaluarea acestora.

Organizația ar trebui să stabilească proceduri funcționale și obiective adecvate pentru a permite o evaluare inițială a notificărilor. Scopul evaluării preliminare ar trebui să fie acela de a determina:

• tipul de abatere,
• cât de complete sunt informațiile,
• ce risc reprezintă abaterea pentru organizație,
• nivelul de prioritate al avertizării,
• ce măsuri de precauție ar trebui luate pentru a preveni efectele abaterilor raportate,
• cui ar trebui să fie atribuit cazul.

După evaluarea inițială, ar trebui să se efectueze o evaluare aprofundată, pentru a răspunde la întrebări cum ar fi:

• sunt credibile și verificabile acuzațiile avertizorului?
• informațiile de care dispunem permit inițierea unei investigații?
• neregulile sunt semnalate pentru prima dată sau au fost raportate anterior?
• dacă și cum trebuie asigurate probele?
• ar trebui ca problema să fie raportată autorităților competente?
• există riscul ca informațiile să fie divulgate în mass-media și, în acest caz, vor afecta reputația organizației, a conducerii sau a altor persoane asociate cu aceasta?

Răspunsurile la aceste întrebări vor avea ca rezultat (în funcție de caz) luarea unor măsuri adecvate, de exemplu, implicarea altor departamente sau entități externe, colectarea mai multor informații, asigurarea protecției avertizorului împotriva represaliilor, sesizarea autorităților competente sau utilizarea de măsuri preventive împotriva infractorului.

Etapa 3 – Investigația

Acum urmează cea de-a treia etapă importantă – investigația.

Nu există nimic mai rău pentru o organizație care promovează o cultură deschisă și pune în aplicare principiile RSC decât o investigație condusă în mod necorespunzător. Consecințele pot duce la afectarea reputației companiei și pot provoca, de asemenea, prejudicii grave persoanelor. Prin urmare, procedurile în baza cărora se desfășoară ancheta ar trebui să ofere o abordare coerentă și să garanteze întotdeauna protecția tuturor persoanelor implicate.

Pe de altă parte, procedurile explicative care durează luni de zile erodează încrederea în organizație și pot fi descurajante pentru avertizori, ceea ce, la rândul lor, poate determina ca aceștia să apeleze, de exemplu, la dezvăluirea publică.

Din aceste motive, organizația ar trebui să se asigure că procesul de investigație este realizat în mod eficient și independent de către o echipă de experți cu calificări corespunzătoare. Experiența arată că organizațiile încredințează adesea investigațiile directorilor sau managerilor departamentelor în care a avut loc abaterea. În cele mai multe cazuri, aceștia nu au experiență în desfășurarea unei investigații sau cunoștințe despre regulile de desfășurare a acesteia – ceea ce înseamnă că investigația nu își atinge obiectivele.

Ce aspecte ar trebui să conțină investigația?

Atunci când se desfășoară o investigație în urma raportării unui avertizor, este important să țineți cont de următoarele aspecte:

• determinați domeniul de aplicare al acesteia,
• planificați întregul proces,
• specificați persoanele de contact,
• asigurați confidențialitatea avertizorului,
• adunați informații și probe care să permită soluționarea cazului,
• asigurați probele!
• întocmiți un raport.

Persoanele care efectuează investigația trebuie, în special, să își amintească faptul că scopul este de a stabili ce s-a întâmplat și de a asigura o examinare echitabilă și imparțială a cazului atât pentru avertizor, cât și pentru persoana vizată de acuzații.

În cazul în care nu aveți o persoană sau un departament intern responsabil cu investigațiile, luați în considerație posibilitatea de a angaja o companie externă cu experiență în acest domeniu. În plus, pentru anumite tipuri de abateri, este posibil ca unitatea internă să nu fie suficientă, iar cazul să fie gestionat de o echipă multidisciplinară.

Nu uitați că, dacă cumpărați ieftin, plătiți scump!

Etapa 4 – Finalizarea anchetei

Ultima etapă a unui sistem eficient de gestionare a avertizărilor de integritate este închiderea cazului. Extrem de important în această etapă – încheierea investigației ar trebui să aibă loc cât mai curând posibil.

Este ușor de spus, dar mai greu de realizat. Așadar, când poate fi închis cazul?

Procedura explicativă ar trebui să fie încheiată atunci când acuzațiile sau afirmațiile din raportul avertizorului au fost confirmate sau infirmate. Constatările echipei de investigație ar trebui să fie lipsite de ambiguitate și să nu mai fie nevoie de acțiuni suplimentare sau echipa a decis că nu se justifică continuarea investigațiilor.

După finalizarea procedurii, echipa ar trebui să întocmească un raport pentru conducerea organizației, care poate include elemente precum:

• un rezumat al acțiunilor efectuate,
• concluzii rezultate în urma acțiunilor desfășurate,
• recomandări pentru acțiuni ulterioare (de exemplu, modificări ale procedurilor care s-au dovedit a fi defectuoase, sancțiuni împotriva persoanelor afectate de raport sau alte acțiuni de remediere propuse),
• furnizarea de feedback către denunțător.

O organizație nu poate niciodată să considere de la sine înțeles că o bună investigație înseamnă evitarea raportării externe sau a dezvăluirii publice. Cu toate acestea, dacă este bine executată, aceasta va permite identificarea și soluționarea problemelor din organizație înainte ca acestea să scape de sub control.

Cu toate acestea, chiar dacă rezultatul investigației nu va fi satisfăcător pentru avertizor și, prin urmare, poate constitui un motiv de dezvăluire publică, o investigație bine condusă și documentată merită efortul depus. O investigație amănunțită, împreună cu măsurile adecvate luate în cadrul organizației, va pune organizația într-o lumină mai bună și va minimiza responsabilitatea conducerii.

Despre IPSO Legal

Protecția avertizorilor de integritate este una dintre specializările IPSO Legal. Oferta de servicii a firmei noastre de avocatură include, printre altele, servicii complete în domeniul denunțării. Aceasta include identificarea amenințărilor și a domeniilor care necesită o atenție specială în ceea ce privește conformitatea, crearea unor proceduri eficiente de raportare a neregulilor, verificarea notificărilor și desfășurarea procedurilor explicative.

În plus, IPSO Legal oferă serviciul de a acționa ca entitate externă responsabilă de primirea și tratarea notificărilor în numele clienților noștri.

Mai multe informații sunt disponibile pe site-ul nostru dedicat: www.ochronasygnalistow.info

Despre autor

Błażej Wągiel – avocat, fondator al IPSO Legal, este specializat în probleme corporative, conformitate, precum și în drept medical și farmaceutic.

Vrei să afli mai multe despre avertizarea de integritate și canalele sigure? Citește mai multe despre legea avertizorilor de integritate a UE aici și pe EUR-Lex.

Cauți un canal de avertizare de integritate sigur? Citește mai multe aici.

Vrei să discutăm mai multe despre un canal de avertizare de integritate sigur pentru organizația ta?

Contactează-ne sau cere un Demo gratis!