Avertizorii de integritate și importanța acestora pentru companii – Ce beneficii aduce implementarea canalelor de raportare internă?

Avertizorii de integritate – o privire de ansamblu asupra importanței lor și a beneficiilor implementării canalelor interne de avertizare, de Avocat Mihaela Bălău – Senior Associate Grecu & Partners.

Partenerii noștri de la Grecu&Asociații înțeleg că mediul de afaceri este ca o tablă de șah în care este nevoie de strategie și unde fiecare piesă joacă un rol. Este important să acorzi atenție fiecărui pas pentru a asigura clienților mișcările câștigătoare.

Directiva Whistleblowing

Directiva Whistleblowing[1], așa cum aceasta este cunoscută atât în mass-media, cât și în rândul persoanelor responsabile de implementarea dispozițiilor acesteia la nivelul companiilor, reprezinta un element de noutate pentru Romania, dar și un pas in avand pe care statul roman l-a făcut cu o oarecare întârziere în ceea ce privește trasnpunerea sa. Directiva a fost transpusă în dreptul intern, aducând cu sine o serie de noi obligații pentru, printre altele, persoanele juridice de drept privat. Prin adoptarea legii, România se aliniază la standardele impuse de Uniunea Europeană, instituind un nou cadru legal consolidat. Acesta facilitează raportarea încălcărilor legii de către avertizorii în interes public și oferă măsuri eficiente de protecție a acestora.

Directiva Whistleblowing aduce numeroase beneficii companiilor

Pentru a creiona o perspectivă amplă asupra rațiunii acestor reglementări este de menționat faptul că la nivel internațional, în special la nivelul Uniunii Europene, sunt identificate ca fiind prioritare obiectivele respectării democrației și a statului de drept și garantarea libertății de exprimare a cetățenilor. Astfel, se reflectă inclusiv la nivelul relațiilor profesionale, cum sunt cele de muncă sau cele asimilate acestora, importanța respectării acestor valori. Punctual, elaborarea și adoptarea unui cadru normativ care să asigure confidențialitatea raportărilor și protecția identității avertizorilor în interes public, precum și a informațiilor furnizate de aceștia, aduce o serie de beneficii pentru companii. Mai mult, contribuie la crearea și implementarea unor canale mai eficiente de raportare la nivel intern a cazurilor, nelimitativ, de fraudă sau de corupție, a neregulilor, a abaterilor profesionale sau a altor infracțiuni grave.

Legea avertizorilor de integritate din România

Denumirea Legii nr. 361 din 16 decembrie 2022 privind protecţia avertizorilor în interes public este sugestivă pentru determinarea scopului în care aceasta a fost elaborată. Acesta constă în a proteja avertizorii de integritate care, în momentul în care efectuează o raportare și aduc în atenție anumite nereguli constatate la nivelul angajatorului sau colaboratorului, se expun unui risc potențial constând fie în represaliile ce pot fi luate vis-a-vis de aceștia, fie în oprobiul colegilor și al partenerilor. Mai mult, legea creează un cadru sigur pentru avertizori, încurajând raportarea și facilitând soluționarea unor situații cu impact negativ asupra business-urilor în mod facil, dar și transmiterea acestor sesizări într-un mediu controlat, bazat pe confidențialitate, celeritate și cu termene bine delimitate pentru oferirea de feedback, investigare și, mai apoi, soluționare și închidere a raportării.

Avertizorii de integritate joacă un rol crucial în raportarea neregulilor

Avertizorii de integritatate sau raportorii joacă un rol deosebit de important în ceea ce privește semnalarea comportamentelor incorecte sau chiar ilegale ivite la nivelul companiei în cadrul căreia își desfășoară activitatea, motiv pentru care este imperativă crearea unui cadru controlat de raportare. Luând în considerare caracterul adesea sensibil al informațiilor ce pot fi aduse în atenția echipei sau persoanei desemnate cu soluționarea raportărilor, gestionarea defectuoasă a primirii unor astfel de date, dar și încălcarea confidențialității pot conduce la scurgeri de informații, lezarea raportorului și chiar la imposibilitatea practică de a lua cunoștință de faptele raportate, în eventualitatea în care avertizorul, de teama unor represalii, decide să nu facă cunoscute astfel de aspecte. Este evident că astfel de situații cu efecte negative de proporții pot fi evitate prin depunerea tuturor diligențelor de către companii în vederea alinierii activității acestora la prevederile legale de plano și implementării atât unor canale de raportare internă a neregulilor, precum și a unor proceduri clare de raportare. Angajații sunt în general primii care iau cunoștință de neregulile de la nivelul angajatorului. În practică sunt remarcate numeroase situații în care aceștia aleg să nu îl mai informeze pe acesta din urmă fie de teama represaliilor, denigrării sau riscului de a fi identificați, fie deoarece nu au la îndemână un canal de raportare sigur.

Un alt avantaj semnificativ al conformării la normele “whistleblowing” este reprezentat, spre exemplu, de transparența companiilor. Aceasta va fi augmentată atât în raport cu proprii angajați, colaboratori sau chiar interni, cât și cu partenerii comerciali sau clienții acestora, transparență ce respectă limitele instituite prin cadrul legal al Directivei Whistleblowing și al legislației specifice din dreptul intern. Transparența se poate reflecta ulterior în toate planurile și politicile societății, dar și în parteneriatele acesteia. În acest fel, eforturile pe care aceasta le depune în vederea implementării procedurilor Whistleblowing vor fi „răsplătite” prin stabilitatea și bunăstarea companiei și creionarea unei imagini benefice în piață. Un alt aspect ce ar putea reprezenta un răspuns elocvent la întrebarea „De ce este importantă implementarea procedurii raportărilor conform cadrului legal recent pentru companii și nu numai?” constă în atenția pe care instituțiile publice sau persoanele juridice de drept privat o acordă menținerii unei imagini integre. Pentru o bună desfășurare a activității fiecărei entități juridice este necesar ca la baza raporturilor care se creează, în mod firesc și absolut necesar, să existe încredere, or, în lipsa respectării dispozițiilor legale care au tocmai această menire, este probabil ca astfel de raporturi să fie afectate.

De asemenea, adițional considerentelor principale enumerate anterior, precizăm faptul că importanța respectării Legii privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii nu ar trebui să fie văzută doar ca un exemplu de bună practică. Aceasta ar trebui văzută și ca o necesitate având în vedere și sancțiunile instituite prin legea în discuție și de aplicarea cărora pot fi pasibile firmele care nu respectă dispozițiile acestui act normativ. Astfel, Legea nr. 361/ 2022 conturează faptul că, în cazul neconformării, se poate angrena răspunderea civilă, disciplinară, contravențională sau chiar penală, în funcție de specificul faptei.

Companiile trebuie să ia măsurile necesare pentru implementare

În concluzie, este recomandat ca orice companie, indiferent de numărul de angajați, de cifra de afaceri sau de obiectul de activitate, să pună în aplicare măsurile necesare în vederea alinierii la dispozițiile Legii nr. 361/2022. Companiile ar trebui să implementeze și canale interne de raportare care să fie, ulterior, aduse la cunoștința resursei umane, ce va fi informată în mod riguros, prin intermediul unor proceduri clare, asupra drepturilor pe care le deține la momentul raportării, modului în care va transmite raportarea, dar și termenelor de răspuns aferente și de soluționare a raportării.

[1] DIRECTIVA (UE) 2019/1937 A PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI A CONSILIULUI din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii.

Vrei să afli mai multe despre avertizarea de integritate și canalele sigure? Citește mai multe despre legea avertizorilor de integritate a UE aici și pe EUR-Lex.

Vrei să discutăm mai multe despre un canal de avertizare de integritate sigur pentru organizația ta?Contactează-ne sau cere un Demo gratis!