Bune practici pentru crearea unei echipe eficiente care să investigheze raportările interne

În domeniul guvernanței corporative și al conformității, canalele interne de avertizare sunt instrumente esențiale pentru descoperirea neregulilor și respectarea standardelor etice. Pentru a naviga în complexitatea gestionării eficiente a rapoartelor de avertizare, companiile trebuie să își selecteze cu atenție echipele de investigație. O echipă eficientă se asigură că rapoartele sunt gestionate cu integritate și confidențialitate.

Considerații de reglementare

Directiva UE privind Whistleblowing nu specifică cerințe obligatorii pentru componența echipei de investigație. Cu toate acestea, stabilește cele mai bune practici pentru gestionarea rapoartelor și încurajează organizațiile să stabilească proceduri clare. Organizațiile ar trebui să elaboreze politici interne care să contureze structura și responsabilitățile echipei. Aceste politici ar trebui să se alinieze la Directiva UE privind Whistleblowing, precum și la legislațiile naționale aplicabile. Elementele esențiale ale acestor politici includ acorduri de confidențialitate, proceduri de raportare și mecanisme de escaladare.

Considerații cheie pentru selectarea unei echipe de investigație

1. Expertiză și obiectivitate

Principalul obiectiv în formarea unei echipe interne de investigație este de a se asigura că aceasta are expertiza necesară pentru a aborda complexitatea cazului, menținând în același timp obiectivitatea.

2. Imparțialitatea și confidențialitatea

Imparțialitatea este esențială pentru o investigație credibilă. Membrii echipei trebuie selectați pentru a evita orice conflict de interese. Confidențialitatea este la fel de importantă pentru a proteja avertizorul și pentru a proteja informațiile sensibile. Definirea clară a rolului și responsabilităților fiecărui membru al echipei contribuie la asigurarea unui proces de investigare structurat și eficient.

De asemenea, companiile au opțiunea de a externaliza investigațiile către profesioniști externi, cum ar fi avocați sau firme specializate. Acest lucru poate spori imparțialitatea și poate oferi expertiză specializată, în special în cazurile care implică aspecte juridice sau financiare complexe.

3. Formare și sensibilizare

Membrii echipei ar trebui să beneficieze de formare în ceea ce privește gestionarea rapoartelor și investigațiilor privind avertizorii. Această formare ar trebui să cuprindă obligațiile legale, cerințele de confidențialitate și cele mai bune practici pentru efectuarea de investigații complete și corecte. De asemenea, ar trebui să abordeze implicațiile psihologice și profesionale atât pentru avertizor, cât și pentru părțile acuzate.

Componența echipei de investigație

O echipă de investigație internă eficientă poate include:

• Ofițerul de conformitate: Alegerea evidentă, acest rol este crucial pentru asigurarea conformității investigației cu legile, politicile și reglementările relevante. Expertiza lor în materie de conformitate este esențială pentru menținerea integrității investigației.
  
  
• Director de resurse umane: Directorul de resurse umane poate oferi informații despre cultura locului de muncă și relațiile cu angajații, care pot fi relevante în cazurile care implică abateri sau încălcări etice.
  
  
• Consilier juridic: Consilierul juridic este vital pentru navigarea prin implicațiile juridice, asigurarea conformității cu cerințele legale și gestionarea potențialelor riscuri de litigiu. Pentru companiile care nu dispun de expertiză juridică internă, externalizarea către un partener juridic este o opțiune viabilă.
  
  
• Directorul financiar (CFO): În cazurile care implică abateri financiare, expertiza directorului financiar în gestionarea și supravegherea financiară este esențială pentru abordarea aspectelor financiare ale cazului.
  
  
• Membru al consiliului de administrație: Includerea unui membru al consiliului de administrație poate spori credibilitatea investigației și poate asigura o supraveghere la nivel înalt, în special pentru cazurile importante sau sensibile.
  
  
• Membru al conducerii: Deși un membru al conducerii poate oferi o perspectivă valoroasă asupra dinamicii organizaționale, implicarea acestuia trebuie analizată cu atenție pentru a evita eventualele conflicte de interese.
  
  
• Experți externi: În unele cazuri, implicarea experților externi poate fi benefică pentru a evita prejudecățile și a oferi expertiză suplimentară.
  

Selectarea atentă a membrilor echipei, respectarea orientărilor de reglementare și stabilirea unor politici clare asigură desfășurarea imparțială și completă a investigațiilor, contribuind la reducerea potențialelor riscuri juridice și reputaționale. Investigațiile compromise de părtinire, conflicte de interese sau inconsecvențe procedurale pot cauza prejudicii pe plan intern, prin alienarea angajaților, și pe plan extern, prin consecințe juridice sau daune aduse reputației companiei.

O echipă de investigații eficientă minimizează aceste riscuri prin asigurarea transparenței, corectitudinii și a unei abordări proactive în abordarea faptelor ilicite.

Doriți să aflați mai multe? Continuați să citiți blogul nostru pentru a rămâne la curent cu cele mai recente știri și cele mai bune practici corporative!

Doriți să aflați mai multe despre un serviciu de denunțare a neregulilor și canale interne de raportare sigure? Puteți afla mai multe despre soluția Whistlelink all-in-one aici sau puteți rezerva o demonstrație gratuită!