Asigurarea transparenței și a responsabilității prin protecția avertizorilor în interes public în companiile din România

Avertizarea în interes public are ca scop protejarea integrității organizațiilor și entităților publice, prin expunerea neregulilor și a încălcărilor legii. În România, introducerea Legii 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public a extins domeniul de aplicare a protecției dincolo de instituțiile publice și de marile companii. În acest articol, vom explora implicațiile Legii privind avertizorii de integritate asupra companiilor, cu accent pe obligațiile, pașii de conformare și beneficiile generale pe care le aduce organizațiilor din România.

Extinderea obligațiilor la întreprinderile mici și mijlocii

Începând cu 17 decembrie 2023, Legea privind avertizorii de integritate și-a extins în mod semnificativ domeniul de aplicare pentru a include persoanele juridice private cu un număr cuprins între 50 și 249 de angajați. Anterior, protecția era limitată la instituțiile publice și la companiile private cu peste 249 de angajați. Acest lucru subliniază valoarea avertizărilor și necesitatea transparenței și a echității în organizațiile de toate dimensiunile.

Cinci pași esențiali pentru a obține conformitatea cu Legea privind protecția avertizorilor în interes public

Alinierea la Legea privind avertizorii de integritate necesită o abordare proactivă și punerea în aplicare a unor măsuri specifice. Iată cinci măsuri esențiale pe care companiile din România ar trebui să le ia în considerare:

1. Înțelegerea dinamicii organizației și stabilirea obiectivelor:

În primul rând, organizațiile trebuie să își definească obiectivele în aplicarea legii privind protecția avertizorilor în interes public. Fie că este vorba de simpla conformitate cu cerințele legale sau de aspirația de a crea o cultură a integrității, obiectivele clare determină procesul de implementare.

2. Crearea unui plan de acțiune și definirea responsabilităților:

Este esențial să se identifice persoanele sau echipele responsabile de gestionarea canalului de raportare și de desfășurarea investigațiilor interne. Se pot lua în considerare Compliance Officer interni sau externi, asigurând specializarea, eficiența și independența în tratarea rapoartelor.

3. Determinarea canalului de raportare adecvat:

Deși legea nu impune raportarea anonimă, aceasta subliniază importanța confidențialității și a protecției împotriva represaliilor. Canalele de raportare ar trebui să fie ușor accesibile, confidențiale și imparțiale, promovând transparența și asigurând în același timp colectarea informațiilor necesare.

4. Punerea în aplicare a procesului și a procedurilor de raportare:

Organizațiile ar trebui să elaboreze proceduri eficiente de gestionare a cazurilor care să faciliteze tratarea promptă a cazurilor sensibile. Aceste proceduri ar trebui să se alinieze la condițiile organizației și să fie comunicate prin intermediul unor sesiuni periodice de formare pentru a dota persoanele responsabile cu competențele necesare pentru a trata rapoartele în mod corespunzător.

Un sistem digital de avertizare le permite angajaților să raporteze în mod sigur și anonim orice preocupare sau suspiciune de comportament necorespunzător în cadrul companiei. Acesta oferă o platformă confidențială în care angajații se simt confortabil să divulge informații sensibile fără teama de represalii. Prin utilizarea tehnologiei, un astfel de sistem va oferi mai multe avantaje față de metodele tradiționale de raportare.

5. Comunicarea soluției de avertizare și formarea personalului:

Formarea este vitală pentru a asigura punerea în aplicare cu succes a legii. Ar trebui concepute programe de formare separate, care să se adreseze atât angajaților, cât și echipei responsabile de tratarea rapoartelor. Angajații ar trebui să fie bine informați cu privire la opțiunile de raportare și la procesele asociate.

Beneficiile respectării legii românești privind protecția avertizorilor în interes public

Respectarea Legii privind protecția avertizorilor în interes public nu numai că îndeplinește obligațiile legale, dar oferă și numeroase beneficii organizațiilor, angajaților, clienților, investitorilor și altor părți interesate. Prin stabilirea unor mecanisme de raportare sigure și confidențiale, companiile încurajează o cultură a încrederii și transparenței, creând un mediu de lucru mai deschis. Rapoartele avertizorilor servesc drept dovezi esențiale în investigarea practicilor frauduloase, a comportamentelor lipsite de etică și a altor nereguli. În plus, conformitatea pune în evidență angajamentul unei organizații față de integritate, îmbunătățindu-i reputația și insuflând încredere părților interesate.

Sancțiunile prevăzute de lege și riscul reputațional

În timp ce legea introduce diverse sancțiuni pentru nerespectarea legii, cea mai severă fiind amenzile de până la 40.000 de lei (echivalentul a aproximativ 8.000 de euro), riscul reputațional asociat cu încălcarea prevederilor legale privind integritatea este la fel de semnificativ. Companiile trebuie să recunoască faptul că sancțiunile financiare nu reprezintă singura preocupare. Impactul negativ asupra reputației și a percepției publice poate avea consecințe de anvergură în lumea globalizată de astăzi.

Legea privind protecția avertizorilor în interes public din România reprezintă un pas important în direcția creării unui mediu de transparență și responsabilitate în cadrul organizațiilor. Prin extinderea protecției la companiile mai mici, legea subliniază importanța stabilirii unor canale de raportare, a efectuării de investigații interne și a asigurării confidențialității și protecției denunțătorilor. Prin implementarea diligentă a dispozițiilor legii și prin formare continuă, companiile românești stabilesc un punct de referință pentru practicile etice în peisajul de afaceri.

Vrei să afli mai multe despre un serviciu de avertizare și despre canalele interne sigure pentru raportarea abaterilor? Poți afla mai multe despre soluția all-in-one Whistlelink aici sau poți solicita un Demo gratuit!