Cum să-ți comunici soluția internă de avertizare

Comunicarea internă a soluției de avertizare a companiei, este cheia unui proces eficient și funcțional. Prin informarea angajaților cu privire la soluția de avertizare și procesul de raportare a organizației, există o probabilitate crescută ca aceștia să o folosească pentru a raporta potențiale fapte greșite.

A primi puține rapoarte (sau deloc) de la avertizori poate fi un lucru pozitiv – în acest caz, putem crede că nu există probleme în cadrul organizației, nu-i așa? Din păcate, acest lucru nu este întotdeauna adevărat, iar situația poate fi chiar invers – angajații se pot abține de la raportare din cauza temerilor de repercusiuni. În plus, este posibil ca aceștia să nu cunoască canalul intern de avertizare al organizației sau să aibă o idee incorectă despre cum arată procesul.

Din acest motiv, este deosebit de important să se creeze o procedură clară și bine gândită a avertizărilor. De asemenea, va trebui să informați angajații cu privire la soluția dvs. de avertizare, precum și:

• Cum să creeze și să trimită un raport de avertizare
  
• Cum funcționează procesul de primire și investigare a unui raport
  
• Faptul că avertizarea de integritate este, de fapt, de mare beneficiu pentru organizație

Subliniind beneficiile denunțării, atât pentru organizație, cât și pentru societate în ansamblu, putem înțelege de ce este important să raportăm abaterile.

Atunci când comunicați soluția dvs. de avertizare, acordați o atenție sporită următoarelor:

• Explicarea faptului că organizația are un sistem de avertizare și care este scopul acestuia.
  
• Descrieți unde se află canalele interne de raportare.
  
• Dați exemple concrete de cazuri care sunt potrivite pentru raportare prin acest canal (și care nu sunt).
  
• Subliniați că toate informațiile sunt confidențiale și că avertizorul poate rămâne anonim pe tot parcursul procesului (dacă legile naționale permit acest lucru).
  
• Spuneți clar cine va primi și va gestiona rapoartele primite.
  
• Furnizați informații despre legile naționale privind avertizarea de integritate, securitatea datelor și modul în care sunt protejate datele denunțătorilor.
  
• Explicați ce se întâmplă după ce se trimite un raport, cum va continua investigația și ce se întâmplă după finalizarea acesteia.

În plus, organizația este obligată să informeze toți angajații că aceștia pot fi menționați în rapoartele transmise prin canalele interne de avertizare. Persoanele pot fi menționate în legătură cu presupusele încălcări în mai multe situații – ca victimă, martor al unei conduite greșite sau în orice altă circumstanță.

În cele din urmă, angajații trebuie, de asemenea, să fie informați cu privire la posibilitatea de a raporta o conduită necorespunzătoare unei părți externe, adesea una sau mai multe autorități desemnate.

Comunicați-vă soluția de avertizare: Bune practici

Crearea unei bune politici de avertizare este un prim pas, dar procesul nu se termină aici. Este important să ne asigurăm că toți cei care fac obiectul protecției avertizorilor sunt, de asemenea, conștienți de conținutul politicii organizației privind avertizorii. Pe lângă angajații dvs., trebuie să informați și următoarele grupuri de persoane:

• Foști angajați sau candidați la un loc de muncă în companie
  
• Antreprenori și furnizori
  
• Voluntari, stagiari și lucrători temporari
  
• Acţionarii, membrii consiliului de administraţie şi alte părţi interesate

De exemplu, puteți informa despre canalele dvs. de avertizare:

• Pe intranetul organizației și pe site-ul dvs
  
• În buletine informative
  
• Pe panouri de anunț și ecrane de informații
  
• La diferite întâlniri, evenimente și sesiuni de formare
  
• În videoclipurile sau manualele informaționale ale organizației
  

Avertizorii care rareori (sau niciodată) nu primesc actualizări cu privire la rezultatele unui raport sau la măsurile luate, pot crede că trimiterea unui raport nu are niciun sens. Din diverse motive (de exemplu, juridice), nu este întotdeauna posibilă împărtășirea în detaliu a elementelor investigației. Prin partajarea informațiilor selectate cu angajații dvs., puteți crește încrederea în sistemul de avertizare.

O modalitate eficientă de a menține angajații informați cu privire la cazurile de avertizare și măsurile luate în legătură cu acestea este publicarea regulată de statistici, infografice, rapoarte anonimizate și așa mai departe.

Dacă ați ales un sistem extern de avertizare, cum ar fi Whistlelink, puteți prelua cu ușurință rapoarte statistice anonimizate din sistem. Politica de avertizare a organizației poate menționa, de asemenea, unde pot fi accesate aceste rapoarte.

Până la o treime dintre organizațiile de pe lista celor mai etice companii din lume (Etisphere, 2020) declară că împărtășesc informații despre cazurile de avertizare cu angajații lor. Aceasta poate include numărul de cazuri, tipul de abatere menționat în raport și rezultatul general care rezultă din investigarea rapoartelor avertizorilor.

Vrei să afli mai multe despre avertizarea de integritate și canalele sigure? Citește mai multe despre legea avertizorilor de integritate a UE aici și pe EUR-Lex.

Cauți un canal de avertizare de integritate sigur?

Vrei să discutăm mai multe despre un canal de avertizare de integritate sigur pentru organizația ta?Contactează-ne sau cere un Demo gratis!