Skorzystaj z naszego przewodnika poniżej lub obejrzyj nasz film wprowadzający, który praktycznie pokaże, jak skonfigurować Whistlelink i jak zarządzać sprawami przychodzącymi.
Po wyznaczeniu osób, które powinny zarządzać sprawami przychodzącymi należy zaprosić je do systemu Whistlelink. W systemie istnieją cztery różne role użytkowników: Właściciel, Administrator, Osoba prowadząca sprawę i Przeglądający. Poniżej prezentujemy opis poszczególnych stanowisk:
Zapraszanie i zarządzanie użytkownikami odbywa się w sekcji Zarządzanie użytkownikami, którą znajdziesz w menu głównym. Możesz dodawać, edytować lub usuwać użytkowników. Aby dodać nowego użytkownika kliknij na przycisk Dodaj nowego użytkownika i wypełnij niezbędne dane w oknie pop-up. Aby zwiększyć bezpieczeństwo, upewnij się, że włączyłeś autoryzację dwuskładnikową.
Strona raportowa dostarczana jest ze standardowym tekstem, ale masz możliwość dostosowania jej do swoich potrzeb. Zdecyduj, co chcesz przekazać, a następnie po prostu zastąp wybraną część tekstu. Jeśli wybrałeś więcej niż jeden język, powtórz proces dla każdego języka.
Przykłady tego, co można dodać do strony startowej
Aby przejść do Podstrony zgłaszania nieprawidłowości z menu głównego, kliknij na stronę startową. Najedź na tekst, który chcesz edytować, kliknij ikonę edycji i zacznij wprowadzać zmiany w okienku. Aby dodać nowy blok lub adres URL, najedź na blok tekstowy i kliknij zielony znak plusa. Możesz również zmienić kolejność elementów klikając na strzałki w górę lub w dół.
Kiedy już będziesz zadowolony ze wszystkich wprowadzonych zmian, upewnij się, że opublikowałeś swoją stronę. Kliknij przycisk Opublikuj po prawej stronie, aby udostępnić swoje edycje. Obok tego przycisku możesz zobaczyć opublikowaną stronę.
Formularz raportu jest dostarczany z zestawem standardowych pytań i większość użytkowników zazwyczaj wprowadza do niego zmiany. Możesz zachować istniejące pytania, zmienić je lub dodać i usunąć pytania według własnego uznania. Należy pamiętać, że im więcej pytań ma formularz raportu, tym łatwiejsza będzie ocena raportu. Pytania pomogą Ci określić na przykład;
Przejdź do Podstrony zgłaszania nieprawidłowości z menu głównego, kliknij na Formularz Raportu. Najedź na pytanie, które chcesz edytować, kliknij ikonę edycji i zacznij wprowadzać zmiany w okienku. Aby dodać nowy element, kliknij na zielony znak plusa. Możesz również zmienić kolejność elementów klikając na strzałki w górę lub w dół.
Kiedy już będziesz zadowolony z wprowadzonych zmian, upewnij się, że opublikowałeś swoją stronę. Kliknij przycisk Aktualizuj po prawej stronie, aby Twoje zmiany były widoczne. Obok tego przycisku możesz zobaczyć opublikowaną stronę.
Po włączeniu tej funkcji na formularzu zgłoszenia pojawi się ikona. Osoba zgłaszająca będzie mogła wybrać, czy chce dokonać zgłoszenia poprzez nagranie wiadomości głosowej, czy poprzez standardowy kwestionariusz. Czas trwania nagrania głosowego może wynosić do 10 minut i utworzy nową sprawę w module zarządzania sprawami.
Przejdź do Podstrona zgłaszania nieprawidłowości – Ustawienia – Informacje o stronie, aby włączyć Wiadomości głosowe. Upewnij się, że opublikowałeś swoje zmiany. Kliknij przycisk Update (Aktualizacja) po prawej stronie, aby zmiany były widoczne.
Po lewej stronie na stronie zgłoszenia można dodać informację o dodatkowych sposobach zgłoszenia (telefonicznie i pocztą/e-mailem).
Przejdź do strony Podstrona zgłaszania nieprawidłowości – Ustawienia – Kanały raportowania. Zaznacz pola wyboru i wypełnij informacje. Upewnij się, że opublikowałeś swoje zmiany. Kliknij przycisk Aktualizuj po prawej stronie, aby zmiany były widoczne.
Zarówno strona raportowania, jak i system zarządzania sprawami mogą być głęboko spersonalizowane. Poniżej przedstawiamy kilka dodatkowych sposobów personalizacji konfiguracji.
Każda strona raportowa jest dostarczana z językiem podstawowym. W zależności od planu możesz dodać dodatkowe języki.
Wejdź na stronę Podstrona zgłaszania nieprawidłowości – Ustawienia – Języki. Zaznacz języki i „przenieś” je za pomocą strzałki. Upewnij się, że opublikowałeś swoje zmiany. Kliknij przycisk Aktualizuj po prawej stronie, aby zmiany były widoczne. Należy pamiętać, że wszelkie nowe bloki tekstu lub dodane pytania muszą być przetłumaczone na dodane języki.
Strona sprawozdawcza może być spersonalizowana za pomocą indywidualnego logo. W zależności od planu można również dodać obrazek nagłówka i kolor nagłówka.
Przejdź do Podstrony zgłaszania nieprawidłowości – Ustawienia – Marka, aby spersonalizować wygląd. Upewnij się, że opublikowałeś swoje zmiany. Kliknij przycisk Aktualizuj po prawej stronie, aby Twoje zmiany były widoczne.
Dla organizacji, które otrzymują większą ilość spraw, szablony Wiadomości dot. sprawy będą miały sens i pozwolą zaoszczędzić zarówno czas, jak i wysiłek. Wiadomości dot. sprawy pozwalają na tworzenie wiadomości, które można wykorzystać podczas komunikacji z osobą zgłaszającą.
Aby dodać nowy szablon przejdź do Whistleblowing Site – Settings – Case Message. Kliknij przycisk Dodaj nowy szablon i zapisz po utworzeniu wiadomości. Szablon można również przetłumaczyć na dodatkowe języki. Aby użyć szablonu w komunikacji z osobą zgłaszającą, należy kliknąć na element rozwijany widoczny w sprawie w zakładce Wiadomości.
Przejdź do strony Whistleblowing – Ustawienia – Kanały zgłaszania. Zaznacz pola wyboru i uzupełnij informacje. Upewnij się, że zmiany zostały opublikowane. Kliknij przycisk Aktualizuj po prawej stronie strony, aby zmiany były widoczne.
Kategorie wewnętrzne są po prostu sposobem na kategoryzację spraw. Sprawa pozostaje nieskategoryzowana, dopóki użytkownik sprawy nie wybierze kategorii. To właśnie kategorie wewnętrzne mają wpływ na statystyki, co oznacza, że kategoria wybrana przez osobę zgłaszającą jest tylko wskazówką, jaka to może być kategoria.
Aby edytować, dodać lub usunąć Kategorie wewnętrzne, przejdź do Ustawienia – Kategorie wewnętrzne.
Upewnienie się, że informacje są bezpieczne i chronione oraz zarządzane zgodnie z przepisami, jest kluczowe.
Zamknięta sprawa pozostaje dostępna do momentu jej usunięcia. W tym czasie może być ponownie otwarta, a wszystkie informacje są czytelne dla każdego, kto ma dostęp do sprawy. Usunięta sprawa nie może być już przeglądana ani ponownie otwierana. Zgodnie z przepisami GDPR sprawy muszą zostać usunięte w określonych ramach czasowych.
Domyślnie w Whistlelink zamknięta sprawa jest zapisywana przez 12 miesięcy, zanim zostanie usunięta. Aby to zmienić, przejdź do Ustawienia – Zgodność z przepisami.
Upewnij się, że osobiste konta użytkowników są chronione poprzez włączenie dwuskładnikowego uwierzytelniania. Uwierzytelniane dwuskładnikowe może być wymuszone na poziomie organizacyjnym w ramach Zarządzania użytkownikami lub być opcją, na którą może zdecydować się każdy indywidualny użytkownik.
Zanim zakomunikujesz swój nowy kanał raportowania, wprowadź szybką sprawę testową.
Wejdź na swoją stronę Whistlelink (np. nazwafirmy.whistlelink.com), wypełnij formularz raportu i prześlij go.
Następnie zaloguj się do pulpitu nawigacyjnego Whistlelink i sprawdź, czy widzisz raport, który właśnie złożyłeś. Sprawdź również, czy wyznaczeni właściciele i administratorzy otrzymali powiadomienie o nowym raporcie. Jeśli nie, upewnij się, że wszystkie adresy e-mail są poprawne w systemie.
Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ
Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ
Whistlelink ceni Twoją prywatność. Skontaktujemy się z Tobą tylko w sprawie naszych rozwiązań. Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką prywatności (w języku angielskim)
HAPPY TO MEET YOU!
Whistlelink values your privacy. We will only contact you about our solutions.
You may unsubscribe at any time. For more info, please review our Privacy Policy
