Zgłaszanie przez sygnalistów naruszeń prawa pracy w środowisku korporacyjnym

Autorką tekstu jest Agata Majewska, radca prawny i specjalista w zakresie prawa ochrony danych osobowych i compliance w Ślązak, Zapiór i Partnerzy, jednej z wiodących kancelarii prawnych na rynku południowej Polski i cenionego partnera Whistlelink.

W niektórych firmach sygnalista zgłosi naruszenie prawa pracy. Będzie to możliwe, gdy sam pracodawca przewidzi taką możliwość. Dzięki temu takie zgłoszenie będzie również rozpatrzone według zasad określonych w przepisach o sygnalistach.

Zgłaszanie nieprawidłowości a prawo pracy: Zmiany legislacyjne i ochrona

W toku prac legislacyjnych nad ustawą o ochronie sygnalistów (ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów; Dz.U. z 2024 r. poz. 928; dalej: ustawa) prawo pracy pojawiało się i znikało z katalogu naruszeń, które obligatoryjnie będą mogły być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty. Ostatecznie, po wyłączeniu tej gałęzi przez Senat, ustawodawca zdecydował, że ustawa nie gwarantuje możliwości zgłoszenia uchybień w tym obszarze, a więc pracodawcy nie będą obowiązani do rozpatrzenia ich w trybie przewidzianym w ustawie.

Nie oznacza to jednak, że osoba, która chciałaby zgłosić naruszenia w obszarze prawa pracy – przynajmniej w częściowym zakresie –  nie będzie miała ku temu narzędzi i nie będzie mogła uzyskać ochrony przed działaniami odwetowymi takim jak zwolnieniem z pracy, pogorszeniem warunków zatrudnienia, mobbingiem lub nierównym traktowaniem.

Katalog nie do końca zamknięty

Ustawa, która zacznie obowiązywać podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób od 24 września 2024 r., w art. 3 ust. 1 określa obszary prawa, których naruszenia będą mogły być przedmiotem zgłoszenia, które pozwoli na uzyskanie statusu sygnalisty. Zgłoszenie tych naruszeń będą musiały być obligatoryjnie rozpatrywane przez firmy na zasadach określonych przepisami ustawy. Chodzi tu w szczególności o obowiązek zachowania terminu na potwierdzenie wpływu takiego zgłoszenia i informację zwrotną dla sygnalisty, zapewnienie odpowiednich kanałów zgłoszeń oraz zapewnienie właściwych standardów poufności danych objętych zgłoszeniem.

Jest to katalog zamknięty i zawiera m.in. takie naruszenia jak: korupcja, ochrona danych osobowych i prywatności, cyberbezpieczeństwo, ochrona środowiska, zamówienia publiczne.

Dodatkowo, ust. 2 tego przepisu przewiduje, że podmiot prawny we własnej procedurze zgłoszeń wewnętrznych – w zależności od swojej decyzji – będzie mógł rozszerzyć ten katalog również o naruszenia dotyczące obowiązujących u niego regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez niego na podstawie powszechnie obowiązującego prawa i pozostają z nimi zgodne. Co oznacza to w praktyce?

Regulacje wewnętrzne

Przytoczone w art. 3 ust. 2 ustawy regulacje wewnętrzne oparte na przepisach to np.: regulamin pracy, regulamin wynagradzania i premiowania, układ zbiorowy pracy, zakładowe przepisy BHP, procedura antymobbingowa lub antydyskryminacyjna, firmowe kodeksy etyki itp.

Wyżej wymienione regulacje mają swoje umocowanie głównie w kodeksie pracy, jednak ich podstawą mogą być również np. pragmatyki służbowe lub inne przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Co ważne, przepis ustawy nie zawęża tych wewnętrznych regulacji tylko do obszaru HR. Mogą one dotyczyć również innych dziedzin, m.in. zasad współpracy z kontrahentami, regulacji branżowych, wewnętrznych regulaminów przewidzianych przepisami sektorowymi.

Warunki, jakie muszą zostać spełnione, by umożliwić zgłaszanie naruszeń firmowych regulacji w ramach procedury wewnętrznych zgłoszeń, są więc następujące:

• prawidłowe wdrożenie i obowiązywanie danej regulacji (np. procedury antymobbingowej) w organizacji;
  
  
• istnienie podstawy dla jej wprowadzenia w obowiązujących przepisach – np. kodeksie pracy;
  
  
• zgodność tych regulacji z powszechnie obowiązującym prawem;
  
  
• wskazanie wybranych wewnętrznych regulacji w procedurze zgłoszeń wewnętrznych jako tych, których naruszenie również będzie mogło być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty – zgodnie z zasadami przyjętymi w organizacji.

Co również istotne, nie jest konieczne włączenie całości wewnętrznych procedur do programu ochrony sygnalistów. Podmiot prawny może zdecydować się na włączenie jedynie wybranych z nich, jeśli uzna to za uzasadnione. Może to dotyczyć np. tylko wewnętrznych standardów dotyczących bhp, co wydaje się rozwiązaniem racjonalnym i uzasadnionym w szczególności w firmach produkcyjnych.

Zawsze jednak decyzja ta musi zostać skonsultowana z działającymi w u pracodawcy organizacjami związkowymi lub przedstawicielami zatrudnionych w ramach wdrażania procedury w danym podmiocie. Konsultacje te nie są dla pracodawcy wiążące, jednak są obligatoryjnym elementem wprowadzania procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Co z dotychczasowymi rozwiązaniami

Wśród pracodawców zauważyć można na obecnym etapie dystans do idei włączania dodatkowych obszarów do katalogu naruszeń, jakie zgłosić będzie mógł sygnalista. Wynika to zapewne w dużej mierze z tego, że mamy do czynienia z całkowicie nową regulacją, która sama w sobie będzie stanowiła dla przedsiębiorców duże wyzwanie logistyczne i to nawet przy założeniu minimalnego zakresu wdrożenia, jaki przewiduje ustawa.

Wielu przedsiębiorców woli przeznaczyć pierwszy okres po wprowadzeniu programu ochrony sygnalistów w swojej organizacji na obserwację tego, z jakim odbiorem spotka się on ze strony zespołu. Chodzi tu zwłaszcza o skalę realnie dokonywanych zgłoszeń oraz ich charakter w szczególności to, na ile okażą się rzeczowe i będą spisywały się w katalog zgłoszeń wprost przewidzianych ustawą.

Niemniej, jeśli już decydujemy się na rozszerzenie procedury wewnętrznych zgłoszeń o regulacje wewnętrzne (np. o kwestie dotyczące mobbingu), dobrze jest przemyśleć kwestię ujednolicenia i scalenia poszczególnych funkcjonujących już rozwiązań z nowo wprowadzaną procedurą.

Takie ujednolicenie trybu działania z pewnością zapewni większy komfort potencjalnym sygnalistom, którzy nie będą musieli zastanawiać się, jaki tryb zgłoszenia będzie właściwy lub bardziej efektywny dla danego naruszenia.

Pozwoli to uniknąć konieczności zwracania się do zgłaszającego o doprecyzowanie tego, w ramach jakiej procedury chce zgłosić zauważoną nieprawidłowość. Pamiętać bowiem musimy, że osoba dokonująca zgłoszenia nie musi posiadać specjalistycznej wiedzy na temat gałęzi prawa, której dotyczy jej interwencja. To rolą osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń jest ich zidentyfikowanie i weryfikacja pod kątem formalnym, jak i merytorycznym.

Tylko wewnętrzna procedura

Decydując się na rozszerzenie katalogu naruszeń w wewnętrznej procedurze zgłoszeń również o firmowe regulacje, warto wyraźnie poinformować w niej również o tym, że tego typu naruszenia skutecznie zgłaszane mogą być jedynie na poziomie firmy. Jasno wskazuje na to art. 3 ust. 2 ustawy, który w razie rozszerzenia katalogu naruszeń w wewnętrznej procedurze zgłoszeń wyłącza w stosunku do nich zastosowanie przepisów ustawy, które regulują dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych (kierowanych do organów publicznych – co do zasady do Rzecznika Praw Obywatelskich), jak i ujawnienia publicznego.

Wynika to przede wszystkim z tego, że na tego typu naruszenia najbardziej efektywna reakcja nastąpić może w ramach samej organizacji, której regulacji one dotyczą. Dodatkowo, regulacje te mogą odnosić się do spraw o charakterze na tyle wewnętrznym i specyficznym dla danego podmiotu, że zastosowanie działań naprawczych przez organ zewnętrzny byłoby w praktyce niemożliwe.

Ten artykuł jest gościnnym wpisem Kancelarii Ślązak, Zapiór i Wspólnicy w Polsce. Odwiedź ich stronę internetową, aby dowiedzieć się więcej o ich usługach!

Śledź blog Whistlelink, aby być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i najlepszymi praktykami korporacyjnymi!

Chcesz dowiedzieć się więcej o whistleblowingu i bezpiecznych kanałach raportowania wewnętrznego? Zapoznaj się z kompleksowym rozwiązaniem Whistlelink tutaj lub umów się na bezpłatną prezentację z naszym zespołem ekspertów ds. whistleblowingu.