Whistleblowers i ich znaczenie dla firm: Jakie są korzyści z wdrożenia wewnętrznych kanałów raportowania?

Przegląd znaczenia i korzyści z posiadania wewnętrznych kanałów raportowania oraz kluczowej roli whistleblowingu, autorstwa Mihaeli Bălău, Senior Associate w Grecu & Partners.

Nasi partnerzy w Grecu&Associates rozumieją, że środowisko biznesowe jest jak szachownica, w której potrzebna jest strategia, a każdy element odgrywa rolę. Ważne jest, aby zwracać dużą uwagę na każdy krok, który zapewni ich klientom wygraną.

Dyrektywa Whistleblowing

znana zarówno w mediach, jak i wśród osób odpowiedzialnych za wdrożenie na poziomie przedsiębiorstwa, stanowi kolejną nowość dla Rumunii. Stanowi ona również krok naprzód, które państwo rumuńskie podjęło z pewnym opóźnieniem w celu jej transpozycji. Została ona przetransponowana do prawa krajowego, przynosząc ze sobą kilka nowych obowiązków, między innymi dla prywatnych podmiotów prawnych. Dzięki przyjętej ustawie Rumunia dostosowuje się do standardów narzuconych przez Unię Europejską i ustanawia nowe, skonsolidowane ramy prawne. Ramy te ułatwiają zgłaszanie naruszeń przez osoby zgłaszające, zwane sygnalistami, służąc interesowi publicznemu i zapewniając skuteczne środki ich ochrony.

Dyrektywa w sprawie zgłaszania nieprawidłowości przynosi przedsiębiorstwom szereg korzyści

Aby przedstawić szerszą perspektywę powodów wprowadzenia tych regulacji, należy zauważyć, że na poziomie międzynarodowym, a konkretnie na poziomie Unii Europejskiej, zidentyfikowano kilka priorytetów. Należą do nich poszanowanie demokracji i praworządności oraz zagwarantowanie obywatelom wolności słowa. W związku z tym znaczenie poszanowania tych wartości znajduje również odzwierciedlenie w kontekście pracy. W szczególności opracowanie i przyjęcie ram regulacyjnych w celu zapewnienia poufności sprawozdań, ochrony tożsamości osób składających sprawozdania oraz informacji ujawnianych w interesie publicznym przynosi przedsiębiorstwom szereg korzyści.
Ponadto przyczynia się do stworzenia i wdrożenia bardziej skutecznych kanałów wewnętrznego zgłaszania przypadków nadużyć finansowych lub korupcji, nieprawidłowości, uchybień zawodowych lub innych poważnych przestępstw.

Rumuńska ustawa o sygnalistach

Nazwa ustawy nr 361 z 16 grudnia 2022 r. o ochronie sygnalistów sugeruje cel jej opracowania. Intencją jest ochrona sygnalistów, którzy zgłaszając określone nieprawidłowości w miejscu pracy, narażają się na potencjalne ryzyko odwetu.

Ponadto ustawa tworzy bezpieczne ramy dla sygnalistów, zachęca do zgłaszania nieprawidłowości i ułatwia ich rozwiązywanie. Zapewnia również przekazywanie tych zgłoszeń w kontrolowanym środowisku, w oparciu o zasadę poufności, szybkości i dobrze określonych terminów na działania następcze, informacje zwrotne, rozwiązanie i zamknięcie zgłoszenia.

Osoby zgłaszające odgrywają kluczową rolę w zgłaszaniu niewłaściwych zachowań

Dlatego też konieczne jest stworzenie ram kontrolowanego raportowania. Biorąc pod uwagę często wrażliwy charakter informacji, które mogą być zgłaszane, niewłaściwe zarządzanie i obchodzenie się z danymi, a także naruszenie poufności może prowadzić do wycieku informacji lub szkody dla osoby zgłaszającej. Istnieje nawet możliwość, że pewne fakty nie zostaną ujawnione, jeśli sygnalista obawia się odwetu.

Sytuacji o daleko idących negatywnych skutkach można uniknąć, jeśli firmy dostosują swoje działania do przepisów prawa. Dlatego muszą wdrożyć zarówno wewnętrzne kanały zgłaszania niewłaściwych zachowań, jak i jasne procedury raportowania.

Pracownicy zazwyczaj jako pierwsi dowiadują się o nieprawidłowościach na poziomie pracodawcy. Istnieje wiele sytuacji, w których pracownicy mogą zdecydować się nie informować pracodawcy. Do takich powodów należy obawa przed odwetem, ryzyko bycia zidentyfikowanym, czy brak wiarygodnego kanału raportowania.

Korzyści wynikające z przestrzegania standardów informowania o nieprawidłowościach

Zwiększy się przejrzystość firmy w odniesieniu do jej pracowników, jak również partnerów handlowych lub klientów. Konieczne jest przestrzeganie ograniczeń ustanowionych w ramach prawnych dyrektywy w sprawie zgłaszania nieprawidłowości oraz konkretnych przepisów prawa krajowego.
Przejrzystość może wtedy znaleźć odzwierciedlenie we wszystkich planach i politykach firmy, ale także w jej partnerstwie. Dlatego też wysiłki, jakie podejmuje w celu wdrożenia procedur Whistleblowing, zostaną „nagrodzone” stabilnością i dobrobytem firmy. Będzie również przedstawiać pozytywny wizerunek firmy na danym rynku.

Dlaczego ważne jest, aby firmy wdrożyły procedurę raportowania w najnowszych ramach prawnych? Odpowiedź leży w uwadze, jaką instytucje publiczne lub podmioty prywatne przywiązują do utrzymania wizerunku uczciwości. Dla prawidłowego prowadzenia działalności każdego podmiotu konieczne jest tworzenie i oparcie relacji na zaufaniu. W przypadku nieprzestrzegania przepisów prawa, które mają temu służyć, relacje takie mogą ulec zniszczeniu.

Przestrzeganie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa unijnego nie powinno być postrzegane jedynie jako przykład dobrej praktyki. Należy je również postrzegać jako konieczność ze względu na sankcje ustanowione w przedmiotowej ustawie, którym mogą podlegać przedsiębiorstwa nieprzestrzegające przepisów tego aktu normatywnego. Ustawa nr 361/2022 podkreśla fakt, że w przypadku nieprzestrzegania przepisów można ponieść odpowiedzialność cywilną, dyscyplinarną, za naruszenie przepisów, a nawet karną, w zależności od specyfiki naruszenia.

Wszystkie przedsiębiorstwa powinny wdrożyć niezbędne środki

Podsumowując, zaleca się, aby każda firma, bez względu na liczbę pracowników, obroty lub działalność, wdrożyła niezbędne środki w celu przestrzegania przepisów ustawy nr 361/2022. Przedsiębiorstwa powinny również ustanowić wewnętrzne kanały sprawozdawcze, na które następnie zwraca się uwagę wszystkich osób zaangażowanych w kontekst związany z pracą. Osoby te powinny zostać poinformowane o swoich prawach w momencie składania raportu, sposobie jego złożenia oraz terminach udzielenia odpowiedzi i rozwiązania problemu.

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!