Wewnętrzne dochodzenie w sprawie domniemanego wykroczenia korporacyjnego 

Jaka jest najlepsza praktyka zarządzania raportami dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości? W tym gościnnym poście Tove Tullberg z kancelarii prawnej Vinge ze Sztokholmu omówi, jak prawidłowo przeprowadzić wewnętrzne dochodzenie w sprawie domniemanego niewłaściwego postępowania korporacyjnego. 

Z łącznie 500 współpracownikami w biurach w Sztokholmie, Göteborgu, Malmö, Helsingborgu i Brukseli, Vinge jest kancelarią prawną oferującą pełen zakres usług, z wiodącym doświadczeniem we wszystkich dziedzinach prawa gospodarczego. 

Dochodzenie wewnętrzne 

Kanały informowania o nieprawidłowościach oferują możliwość wewnętrznego dochodzenia i rozwiązania drażliwych kwestii. Mogą zwiększyć skuteczność i wpływ kodeksów etyki i innych polityk zgodności poprzez instytucjonalizację procesu, który pracownicy i inni mogą wykorzystać do dzielenia się swoimi podejrzeniami o niewłaściwym postępowaniu. Ważne jest jednak, aby Twoja organizacja nie tylko wdrożyła kanał zgłaszania nieprawidłowości, ale także zapewniła istnienie procedur obsługi zgłoszeń składanych za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości. 

Jeśli Twoja organizacja otrzyma zgłoszenie informujące o nieprawidłowościach, należy wszcząć dochodzenie wewnętrzne. Trzeba ustalić, czy zarzuty zawarte w zgłoszeniu są prawdziwe lub jaki jest prawdziwy przebieg wydarzeń. Aby odpowiedzieć na to pytanie, często potrzebujemy szczegółów dotyczących na przykład podejrzanych zachowań, dowodów wskazujących, która osoba lub osoby były zaangażowane, a także kiedy, gdzie i w jaki sposób miało miejsce niewłaściwe zachowanie. Zadajemy zatem następujące pytania: 

• Co? 
• Kto? 
• Kiedy?  
• Gdzie? 
• Jak? 
• Dlaczego? 

Zbieramy i analizujemy różnego rodzaju dowody; często w postaci dokumentów, informacji finansowych, treść e-maili/telefonów służbowych oraz informacji uzyskanych podczas rozmów z sygnalistą. Z uwagi na fakt, że istnieją pewne ograniczenia czasowe, prace dochodzeniowe muszą być wykonywane sprawnie, zwłaszcza w ramach prawa pracy. 

Wynik dochodzenia wewnętrznego 

Wynik śledztwa oraz zebrany w jego trakcie materiał dowodowy stanowić będzie podstawę różnych ocen i decyzji. Na przykład, czy istnieją podstawy do zwolnienia i/lub czy należy złożyć raport policyjny. Wiedza i spostrzeżenia zdobyte podczas dochodzenia mogą być również wykorzystane do wdrożenia zapobiegawczych środków zgodności. Dowody mogą być również wykorzystane w ewentualnych późniejszych postępowaniach cywilnych. W związku z tym dochodzenie ma na celu uzyskanie dokumentacji potwierdzającej, aby zapewnić świadome i uzasadnione decyzje. 

Poniżej znajduje się pięć głównych elementów regulujących prowadzenie dochodzenia wewnętrznego: 

1. Niezależność i obiektywizm 

Punktem wyjścia dla wszystkich prac dochodzeniowych jest to, że funkcja dochodzeniowa ma mandat do podejmowania niezależnych decyzji. Ponadto wszystkie osoby odpowiedzialne za dochodzenie i prowadzące je muszą być bezstronne. Bezstronność oznacza, że żaden śledczy nie jest dotknięty chęcią oczyszczenia z zarzutów lub skazania, ale to właśnie dowody stanowią podstawę wszelkich ocen lub decyzji. Dopilnowanie, aby nikt w zespole dochodzeniowym nie był narażony na konflikty interesów, jest zatem właściwe. 

2. Wina organizacji 

Gdy otrzymasz zgłoszenie whistleblowingowe dotyczące podejrzanego nadużycia – oceń, czy domniemane nadużycie jest przeciwko organizacji, czy nie. Czy organizacja jest winna, czy też organizacja alarmuje w sprawie? Wniosek będzie stanowić wskazówkę dla twoich środków w trakcie całego dochodzenia wewnętrznego. 

3. Dowody i ocena dowodów 

Różne rodzaje dowodów mają różne cele (np. oświadczenia ustne są zwykle uważane za mniej przekonujące niż dowody sądowe). Ponadto dowody mogą stracić na wartości, jeśli zostaną potraktowane w niewłaściwy sposób. Jednym z przykładów – badacz sprawdza działający komputer zamiast pracować z kopią i w ten sposób zmienia zawartość aktywnego komputera. 

Wynik śledztwa wewnętrznego może stanowić podstawę różnego rodzaju kolejnych postępowań o różnych wymaganiach dowodowych. Podczas śledztwa dowody należy dokładnie ocenić. Trzeba zweryfikować, czy siła dowodów jest wystarczająca dla postępowania, które może mieć znaczenie w indywidualnej sprawie. 

4. Dokumentacja 

Najlepiej byłoby, gdyby każda czynność dochodzeniowa powinna być udokumentowana. Ma to zapewnić, że po kilku latach – być może wtedy, gdy nadejdzie czas arbitrażu – łatwo będzie znaleźć odpowiedzi na pytania typu: „co było celem…” i „co było powodem…”. Istnieją jednak różne czynności dochodzeniowe, które z konieczności powinny zostać dobrze udokumentowane. Zawierają one: 

• Badanie miejsca zdarzenia i innych lokalizacji 
• Obchodzenie się z materiałem dowodowym i ich przechowywanie (np. niektórych urządzeń i dokumentów) 
• Spotkania i wywiady 

Aby zachować ważność dowodów, śledczy musi zapewnić, że będzie mógł w przyszłości zeznawać, gdzie, kiedy, jak i od kogo zebrano dowody. 

5. Raportowanie 

Sposób przedstawienia wyników dochodzenia wewnętrznego zależy od konkretnego przypadku i sposobu, w jaki wyniki zostaną wykorzystane. Czasami są powody, aby napisać kilka raportów. Np. jeden dotyczący środków z zakresu prawa pracy, stanowiący podstawę postępowania cywilnego oraz identyfikujący braki obecnego programu compliance. Istotne jest, aby właściwy decydent otrzymał odpowiednie informacje, aby odpowiedzi na konkretne pytania jasne i aby było oczywiste, w jaki sposób (i na podstawie jakich dowodów) badający doszedł do wyników. 

O Vinge: 

Zespół Vinge ds. Zatrudnienia i Przestępczości Korporacyjnej posiada specjalistów z dużym doświadczeniem w obszarze nadużyć finansowych i innych oraz dochodzeń wewnętrznych. Mamy członków zespołu wywodzących się ze Szwedzkiego Urzędu ds. Przestępstw Gospodarczych, Krajowej Jednostki Antykorupcyjnej oraz wewnętrznego organu dochodzeniowego ONZ. Większy i bardziej złożony incydent często wymaga wiedzy prawnej w kilku obszarach prawnych. Kiedy spotykasz się z nami, masz do dyspozycji wszystkie kompetencje firmy, aby szybko określić, jakie środki należy podjąć. 

O autorze: 

Tove Tullberg pracuje jako specjalista ds. zgodności w Grupie ds. Zatrudnienia i Przestępczości Korporacyjnej firmy Vinge i ma duże doświadczenie w doradzaniu klientom w związku z dochodzeniami w sprawie zarzutów o wykroczenia, na przykład po doniesieniach o nieprawidłowościach lub negatywnych relacjach w mediach. Tove Tullberg pomaga również klientom w opracowywaniu i wdrażaniu polityk oraz szkoleniach dotyczących m.in. przeciwdziałania korupcji, sankcjom i informowania o nieprawidłowościach. 

Kontakt: 

tove.tullberg@vinge.se 

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!