Polska zatwierdza przepisy o ochronie sygnalistów po długim oczekiwaniu i licznych projektach

Polska droga do wdrożenia dyrektywy UE w sprawie ochrony sygnalistów była złożonym i ewoluującym procesem. Początkowe opóźnienia doprowadziły do wszczęcia przez Komisję Europejską postępowania w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego. Pomimo początkowych niepowodzeń, rozwój sytuacji następował stopniowo, wraz z wprowadzaniem projektów ustaw mających na celu dostosowanie ustawodawstwa krajowego do standardów UE.
W niniejszym artykule zagłębiamy się w zawiłości i kluczowe aspekty polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, rzucając światło na zakres jej stosowania, terminy, sankcje i przepisy dotyczące poufnych i anonimowych zgłoszeń.

Proces legislacyjny ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce

Proces wdrażania przepisów o ochronie sygnalistów w Polsce ilustruje dynamiczną podróż w kierunku harmonizacji ustawodawstwa krajowego z dyrektywą UE. Począwszy od pierwotnego projektu ustawy z października 2021 r., Polska była świadkiem wprowadzenia kilku kolejnych projektów ustaw mających na celu ulepszenie i dopracowanie pierwotnej propozycji.

Po przerwie spowodowanej wyborami parlamentarnymi, ponowne zaangażowanie w 2024 r. zakończyło się wprowadzeniem zmienionych przepisów, które wzmacniają ochronę sygnalistów. Istotne ulepszenia obejmują rozszerzenie zakresu ochrony, włączenie przepisów dotyczących anonimowego zgłaszania oraz ustanowienie minimalnego wynagrodzenia dla sygnalistów.

Po zatwierdzeniu przez parlament w dniu 14 czerwca 2024 r. i podpisaniu przez Prezydenta 19 czerwca 2024 r., nowe przepisy mają na celu ustanowienie kompleksowych ram ochrony sygnalistów w Polsce. Przepisy, które wejdą w życie 24 września 2024 r., będą miały zastosowanie do wszystkich organizacji zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

W tym artykule, wraz z naszą ekspertką ds. whistleblowingu, Urszulą Brys, Territory Manager w Whistlelink, zagłębimy się w zawiłości i kluczowe aspekty polskiej ustawy o ochronie sygnalistów. Aby uzyskać więcej informacji na temat procesu legislacyjnego, zachęcamy do zapoznania się z dodatkowymi artykułami dotyczącymi sytuacji w Polsce:

• Zmiana w zakresie sygnalistów w ramach grup kapitałowych
• Kolejny projekt ustawy: sygnalista nareszcie „sygnalistą”
• Nowy rząd prezentuje projekt ustawy i zapowiada przyspieszenie prac
• Dyrektywa UE obowiązuje w Polsce pomimo opóźnionej transpozycji dyrektywy w sprawie informowania o nieprawidłowościach
• Minęły 2 lata od upływu terminu na implementację polskiej regulacji
• Kolejny projekt ustawy – prace w rządzie zmierzają ku końcowi 

Polska ustawa o ochronie sygnalistów: Zakres stosowania

Zakres stosowania ustawy obejmuje wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach sektora publicznego i prywatnego, które zatrudniają co najmniej 50 osób na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Wybrane osoby lub niezależne strony trzecie muszą zostać wyznaczone do sprawnego zarządzania zgłoszeniami i prowadzenia bezstronnych dochodzeń.  

W celu skutecznego informowania o nieprawidłowościach wewnętrzny system zgłaszania musi umożliwiać zarówno pisemne, jak i ustne zgłaszanie nieprawidłowości, z możliwością zażądania przez sygnalistę spotkania osobistego.

Wymagane jest potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w ciągu siedmiu dni oraz przekazanie informacji zwrotnej na temat wszelkich działań następczych lub dochodzeń w ciągu trzech miesięcy. Szczegółowe zapisy w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są obowiązkowe, a okres ich przechowywania wynosi trzy lata od zakończenia wszelkich powiązanych postępowań. Ponadto bezpieczne szyfrowanie danych i zgodność z przepisami RODO mają zasadnicze znaczenie dla ochrony danych osobowych i zachowania poufności na każdym etapie procesu zgłaszania nieprawidłowości.

Terminy

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wejdą w życie trzy miesiące po jej ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. Zapisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych wejdą w życie sześć miesięcy po ogłoszeniu ustawy.

Wszystkie organizacje publiczne i prywatne zatrudniające co najmniej 50 osób muszą wdrożyć bezpieczne wewnętrzne kanały raportowania i wewnętrzną procedurę raportowania do 24 września 2024 r.

Sankcje

Kary za nieprzestrzeganie postanowień polskiej ustawy dotyczącej ochrony sygnalistów mogą obejmować grzywnę do wysokości ponad 1 mln złotych lub karę pozbawienia wolności maksymalnie do trzech lat. Sankcje mogą być nałożone za następujące działania:

• Brak ustanowienia odpowiednich procedur
• Uniemożliwianie lub utrudnianie dokonywania zgłoszeń
• Stosowanie odwetu lub przemocy wobec sygnalisty
• Ujawnienie tożsamości sygnalisty
• Umyślne przekazywanie fałszywych informacji
  
  

W przypadku działań odwetowych sygnalistom przysługuje odszkodowanie w wysokości co najmniej jednomiesięcznej średniej pensji krajowej z poprzedniego roku, a także prawo do dochodzenia poniesionych szkód.

Anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości

Organizacje mają swobodę przyjmowania anonimowych zgłoszeń, przy czym szczegółowe przepisy dotyczące postępowania z takimi zgłoszeniami zostały określone w Ustawie o ochronie sygnalistów. Poufność jest najważniejsza w całym procesie, chroniąc tożsamość zarówno sygnalistów, jak i osób wymienionych w zgłoszeniach.

Inne ważne informacje na temat ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce

Prawa uczestnictwa związków zawodowych lub innych prawnych przedstawicieli pracowników muszą być przestrzegane podczas wdrażania wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.
Sygnalista w Polsce ma możliwość ujawnienia informacji na zewnątrz Rzecznikowi Praw Obywatelskich (RPO) lub innemu organowi publicznemu pod następującymi warunkami:

1. Gdy wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości nie działają lub nie są w stanie zapewnić poufności.
2. Po dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego bez podjęcia jakichkolwiek działań naprawczych przez spółkę przyjmującą zgłoszenie.
3. Jeśli naruszenie stanowi bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla społeczeństwa.
   
   

Aby zapewnić zgodność z przepisami, organizacje muszą uwzględnić szczegóły dotyczących zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów w swoich procedurach zgłaszania nieprawidłowości.

Więcej informacji na temat polskiej ustawy o ochronie sygnalistów można znaleźć na stronie:
prosimy o pobranie naszego bezpłatnego opracowania tutaj!

Whistlelink od ponad 10 lat dostarcza rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości zadowolonym klientom. Nasza usługa informowania o nieprawidłowościach jest dostępna na stronie internetowej Państwa organizacji 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Oferujemy ponad 35 języków w dostosowanym, przyjaznym dla użytkownika cyfrowym rozwiązaniu sygnalisty, w którym wszystkie dane są przechowywane na serwerach w Europie, zgodnie z RODO. Rozpocznij bezpłatny okres próbny już dziś!