Nowy projekt ustawy o sygnalistach: mniej czasu na ustalenie procedury

Artykuł gościnny autorstwa mec. Marty Trzeciak z Kancelarii Ostrowski i Wspólnicy.

W dniu 25 maja 2023r. opublikowana została kolejna wersja projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa czyli tzw. ustawy o sygnalistach. Projekt nadal nie trafił jeszcze do Sejmu, prace toczą się na etapie Stałego Komitetu Rady Ministrów.

Ważne zmiany w nowym projekcie ustawy o sygnalistach

Z naszego punktu widzenia najistotniejsza zmiana to znaczne skrócenie terminu na ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ostatni projekt ustawy zakładał, że ustawa wejdzie w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia, a podmioty prawne będą miały na ustalenie procedury zgłoszeń 2 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy. Dawało to łącznie 4 miesiące na ustalenie procedury, licząc od dnia ogłoszenia ustawy.

W nowym projekcie zrezygnowano z tego rozwiązania. Usunięto przepis, który przewidywał termin 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy na ustalenie procedury. Jednocześnie zmieniono też termin wejścia w życie ustawy – ma ona wejść w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 23, art. 24 ust. 1-5, art. 25, art. 27-28 oraz art. 32, które wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. 

Te wymienione przepisy prawa dotyczą właśnie ustalania procedury zgłoszeń. Oznacza to, że regulacja dotycząca ustalania procedury ma wejść w życie już z dniem następującym po dniu ogłoszenia. Jak to przyspieszenie tłumaczy ustawodawca w uzasadnieniu do projektu ustawy? Otóż powołuje się on na fakt, że Polska jest już po terminie implementacji Dyrektywy – tym samym przerzuca się na podmioty prawne konsekwencję niedotrzymania terminu.

Zamieszanie wokół nowych terminów – interpretacja pierwsza

Nowa treść przepisów końcowych ustawy budzi poważne wątpliwości co do tego, kiedy właściwie powinna być ustalona procedura. Projektowane przepisy można zinterpretować w ten sposób, iż procedura powinna być ustalona (wejść w życie) już w dniu następującym po dniu ogłoszenia ustawy. Prowadziłoby to do absurdu, gdyż ustalenie procedury w tak krótkim terminie jest technicznie niemożliwe.

Po pierwsze, treść procedury ma być konsultowana ze związkami zawodowymi lub – jeżeli takie nie działają u pracodawcy – z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego. 

Konsultacje te mają trwać nie krócej niż 7 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. W podmiotach, u których nie działają związki zawodowe, należy pamiętać o tym, że „przedstawiciele osób świadczących pracę” to nie to samo co przedstawiciele pracowników (którzy byli wybierani np. na potrzeby ustalenia regulaminu pracy zdalnej czy na potrzeby wyboru instytucji PPK). Podmioty te będą zatem musiały przeprowadzić u siebie wybory z uwzględnieniem nie tylko pracowników, ale także osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, co również będzie wymagało nakładu czasu.

Po drugie, projekt ustawy zakłada, że procedura wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości ww. osób. Już z samych przepisów ustawy wynika zatem, że proces od sformułowania treści procedury do jej wejścia w życia będzie nie krótszy niż łącznie 21 dni.

Interpretacja druga

Druga interpretacja przepisów końcowych ustawy prowadzi do wniosku, że procedura musi być ustalona (wejść w życie) w terminie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. 

Natomiast wejście w życie ww. przepisów dzień po ogłoszeniu ustawy ma na celu zapewnienie podmiotom podstawy do prac nad treścią procedury w okresie tych 2 miesięcy. Byłoby to bardziej racjonalne rozwiązanie niż to, do którego prowadzi pierwsza interpretacja, lecz trzeba podkreślić, że nawet te 2 miesiące to bardzo mało czasu na ustalenie procedury, mając na uwadze ww. obowiązek konsultacji i okres wejścia w życie procedury.

Uzasadnienie do projektu ustawy nie daje odpowiedzi

Jak zatem widać, kwestia terminu na ustalenie procedury pozostaje nierozwiązana. Odpowiedzi na to, która z interpretacji jest prawidłowa, nie daje również uzasadnienie do projektu ustawy, które również można rozumieć dwojako:

„Proponuje się, by ustawa weszła w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem tych przepisów projektu, które nakładają na podmioty prawne oraz organy publiczne obowiązek utworzenia procedury przyjmowania zgłoszeń (proponuje się by weszły one w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia).

Z uwagi na upływ terminu transpozycji Dyrektywy, przyjęte rozwiązanie jest optymalną propozycją zapewniającą niezbędny dla podmiotów publicznych i prywatnych oraz organów publicznych okres na przygotowanie się do wdrożenia obowiązków nałożonych projektowaną ustawą.

W konsekwencji, obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz zewnętrznych zostanie nałożony 2 miesiące przed wejściem w życie przepisów umożliwiających dokonywanie zgłoszeń oraz wprowadzających ochronę sygnalisty.”

Miejmy nadzieję, że w toku dalszych prac nad treścią ustawy, przepisy końcowe zostaną doprecyzowane tak, aby obowiązujący termin ustalenia procedury nie pozostawiał wątpliwości. Jest to niezwykle istotne, gdyż nieustalenie procedury ma być zagrożone karą grzywny.

Koniec z dwuetapową implementacją

Warto również zauważyć, iż dotychczasowy projekt ustawy zakładał, że jeżeli chodzi o podmioty prywatne, to obowiązek ustalenia procedury i przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych będzie w pierwszej kolejności obejmował podmioty, na rzecz których wykonuje pracę więcej niż 250 osób. Natomiast podmioty, na rzecz których wykonuje pracę 50-249 osób, miały być objęte tym obowiązkiem w drugim etapie, tj. miał je obowiązywać późniejszy termin – 17 grudnia 2023 r.

W najnowszym projekcie ustawy zrezygnowano z tej dwuetapowej implementacji przepisów Dyrektywy. Ustawa wchodzi w życie w terminie jednolitym dla wszystkich podmiotów prywatnych – niezależnie od liczby osób świadczących dla nich pracę.

Pozostałe zmiany

Poza powyższymi, kluczowymi zmianami, opublikowany projekt ustawy zakłada również m.in.:

• wydłużenie okresu przechowywania danych osobowych i innych informacji przetwarzanych w ramach zgłoszonych naruszeń (z 15-u miesięcy do 3 lat),
• uwzględnienie – oprócz prawa do odszkodowania – również prawa do zadośćuczynienia od zgłaszającego w przypadku dokonania przez niego świadomego zgłoszenia/ujawnienia nieprawdziwych informacji,
• usunięcie obligatoryjnego elementu procedury, jakim miało być „określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych” i przeniesienie go do katalogu elementów fakultatywnych procedury – oznacza to, że podmiot będzie mógł, ale nie będzie musiał, zawierać tego elementu w procedurze.

Zapraszamy na stronę Kancelarii Ostrowski i Wspólnicy, aby dowiedzieć się więcej o ich usługach. Jeśli masz pytania dotyczące bezpiecznych wewnętrznych kanałów zgłaszania, możesz również porozmawiać z Urszulą Garbicz-Bryś, Country Managerem na Polskę w Whistlelink.

Chcieć wiedzieć więcej? Odwiedź naszą stronę o unijnej dyrektywie w sprawie informowania o nieprawidłowościach lub przeczytaj o krajowych przepisach dotyczących sygnalistów w Unii Europejskiej, aby dowiedzieć się więcej.