Nowy hiszpański organ ochrony sygnalistów: Co należy wiedzieć

Hiszpania poczyniła znaczący krok w kierunku ochrony sygnalistów, tworząc Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.), niezależny organ utworzony na mocy ustawy 2/2023. Ta nowa agencja oferuje bezpieczny, anonimowy zewnętrzny kanał zgłaszania, który uzupełnia wewnętrzne systemy zgłaszeń zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. A.A.I. ma na celu ochronę sygnalistów w zakresie naruszeń przepisów, oszustw i naruszenia etyki, zapewniając, że sygnaliści są chronieni przed odwetem.

Cel i mandat A.A.I.

Zgodnie z dyrektywą UE w zakresie whistleblowing, która zachęca państwa członkowskie do ustanowienia ram ochrony sygnalistów, A.A.I. została utworzona w ramach Ministerstwa Sprawiedliwości, ale działa niezależnie od kontroli rządu. Jej zadaniem jest rozpatrywanie skarg pochodzących zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego, a do jej kluczowych obowiązków należą:

• Zapewnienie bezpiecznego, zewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości dla osób, które nie czują się bezpiecznie korzystając z kanałów wewnętrznych.
• Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi, w tym zachowanie ich anonimowości w trakcie całego procesu.
• Badanie skarg związanych z naruszeniami przepisów, oszustwami i korupcją.
• Nałożenie kar na organizacje, które podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów lub nie utrzymują bezpiecznych systemów zgłaszania nieprawidłowości.
  
  

Zgodnie z nowym prawem hiszpańskie organizacje zatrudniające ponad 50 pracowników, a także wszystkie podmioty publiczne, muszą wdrożyć bezpieczne kanały raportowania. Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do nałożenia grzywny w wysokości do 1 miliona euro. Podkreśla to znaczenie tworzenia bezpiecznego środowiska do zgłaszania nieetycznych zachowań.

Kluczowe struktury Urzędu Ochrony Sygnalistów w Hiszpanii

Struktura A.A.I. zapewnia bezstronne zarządzanie i skuteczny nadzór. Składa się z kilku organów:

1. Prezydencja: Przewodzi A.A.I. i zapewnia sprawne funkcjonowanie jej działów.
   
   
2. Komisja doradcza ds. ochrony sygnalistów: Organ konsultacyjny składający się z ekspertów z instytucji takich jak hiszpańska prokuratura i Bank Hiszpanii.
   
   
3. Dział ochrony sygnalistów: Zarządza zewnętrznym kanałem komunikacji i wdraża środki ochrony sygnalistów.
   
   
4. Dział monitorowania i sankcji: Nadzoruje dochodzenia oraz wydaje wytyczne i zalecenia mające na celu poprawę praktyk w zakresie zgodności.
   
   
5. Zarządzanie ogólne: Zajmuje się funkcjami wewnętrznymi, takimi jak zasoby ludzkie i systemy informatyczne.

Zapewnienie ochrony i odpowiedzialności

A.A.I. zapewnia obywatelom Hiszpanii dodatkowy kanał zgłaszania nadużyć. Po otrzymaniu zgłoszenia organ oceni skargę, przeprowadzi niezbędne dochodzenie. Jeśli organ uzna je za wiarygodne, przekaże je do prokuratury lub innego odpowiedniego organu. Sygnalistom zapewnia się anonimowość, a wszelkie działania odwetowe wobec nich podlegają karze.

Organizacje, które nie ustanowią lub nie utrzymają bezpiecznych systemów raportowania, narażają się na poważne konsekwencje. Potencjalne grzywny mogą wynosić nawet 1 milion euro. W celu zapewnienia przejrzystości i odpowiedzialności, organizacje muszą poinformować A.A.I. o wyznaczonych właścicielach kanału zgłaszania nieprawidłowości. Wszelkie zmiany dotyczące wyznaczonych osób muszą zostać zgłoszone w ciągu dziesięciu dni roboczych do A.A.I. lub władz regionalnych, wraz z jasnym wyjaśnieniem powodów zwolnienia.

Co więcej, A.A.I. rozszerza swoje wsparcie dla sygnalistów, oferując pomoc prawną, psychologiczną, a nawet finansową, wzmacniając zaangażowanie Hiszpanii w ochronę osób, które ujawniają nadużycia.

Skoordynowana integracja regionalna na rzecz ochrony sygnalistów

Aby zapewnić spójną ochronę sygnalistów w całej Hiszpanii, władze regionalne mogą ustanowić własne niezależne organy ochrony sygnalistów lub współpracować z centralnym A.A.I. Takie skoordynowane podejście zapewnia, że mechanizmy ochrony są jednolite w całym kraju. Ponadto A.A.I. służy jako organ doradczy, oferując zarówno rządowi, jak i sektorowi prywatnemu wytyczne dotyczące najlepszych praktyk w zakresie whistleblowing.

Naprzód: Zapewnienie zgodności i etycznego zarządzania

W związku z tym, że w Hiszpanii działa obecnie nowy Urząd Ochrony Sygnalistów, kluczowe znaczenie dla firm ma wdrożenie bezpiecznych wewnętrznych kanałów dla sygnalistów. Niezastosowanie się do tego wymogu może prowadzić do kosztownych konsekwencji, w tym utraty reputacji i grzywien w wysokości do 1 miliona euro.

Ustanowienie A.A.I. podkreśla znaczenie posiadania solidnych systemów ochrony sygnalistów i stworzenia bezpiecznego środowiska do zgłaszania nieetycznych działań. Hiszpańskie organizacje muszą działać szybko, aby spełnić wymagania określone przez nowy organ, nie tylko w celu uniknięcia kar, ale także w celu wspierania szerszego zaangażowania Hiszpanii w etyczne zarządzanie i działania antykorupcyjne.

Chcesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji w zakresie bezpiecznego szyfrowanego systemu dla sygnalistów Whistlelink lub dowiedzieć się więcej o wymogach w zakresie ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce? Skontaktuj się z nami lub umów spotkanie z jednym z naszych ekspertów pod linkiem.