Najlepsze praktyki w zakresie budowania skutecznego zespołu do badania spraw sygnalistów

W dziedzinie ładu korporacyjnego i zgodności z przepisami, wewnętrzne kanały zgłaszania spraw sygnalistów są niezbędnymi narzędziami do ujawniania wykroczeń i przestrzegania standardów etycznych. Aby skutecznie radzić sobie ze złożonością zarządzania sprawami sygnalistów, firmy muszą starannie dobierać swoje zespoły wyjaśniające. Skuteczny zespół zapewnia, że zgłoszenia są obsługiwane w sposób uczciwy, poufny i skuteczny. Dlatego ważne jest, aby firmy przestrzegały najlepszych praktyk przy badaniu spraw sygnalistów.

Kwestie regulacyjne

Dyrektywa UE w sprawie whistleblowing nie określa obowiązkowych wymogów dotyczących składu zespołu wyjaśniającego. Określa jednak najlepsze praktyki w zakresie zarządzania sprawami sygnalistów i zachęca organizacje do ustanowienia jasnych procedur. Spółki powinny opracować wewnętrzną procedurę określające strukturę i obowiązki zespołu dochodzeniowego. Procedura ta powinna być zgodna z dyrektywą UE w sprawie whistleblowing, a także z obowiązującymi przepisami krajowymi. Zasadnicze elementy tych procedur obejmują umowy o zachowaniu poufności, procedury raportowania i mechanizmy eskalacji.

Kluczowe kwestie przy wyborze zespołu wyjaśniającego

1. Fachowość i obiektywizm

Podstawowym celem przy tworzeniu wewnętrznego zespołu wyjaśniającego jest zapewnienie, że posiada on wiedzę specjalistyczną niezbędną do zajęcia się złożonością sprawy. Ponadto powinien on jednocześnie być w stanie zachować obiektywizm.

2. Bezstronność i poufność

Bezstronność ma kluczowe znaczenie dla wiarygodnego dochodzenia. Członkowie zespołu muszą zostać wybrani tak, aby uniknąć konfliktu interesów. Poufność jest równie ważna dla ochrony sygnalisty i zabezpieczenia poufnych informacji. Jasne zdefiniowanie roli i obowiązków każdego członka zespołu pomaga zapewnić uporządkowany i skuteczny proces dochodzenia.

Firmy mają również możliwość zlecania dochodzeń zewnętrznym specjalistom, takim jak prawnicy lub wyspecjalizowane firmy. Może to zwiększyć bezstronność i zapewnić specjalistyczną wiedzę, szczególnie w sprawach dotyczących złożonych kwestii prawnych lub finansowych.

3. Szkolenie i świadomość

Członkowie zespołu powinni zostać przeszkoleni w zakresie obsługi spraw sygnalistów i prowadzenia dochodzeń. Szkolenie to powinno obejmować obowiązki prawne, wymogi poufności i najlepsze praktyki w zakresie prowadzenia dokładnych i uczciwych dochodzeń. Powinno ono również dotyczyć psychologicznych i zawodowych konsekwencji zarówno dla sygnalisty, jak i oskarżonych stron.

Skład zespołu wyjaśniającego

W skład skutecznego wewnętrznego zespołu wyjaśniającego mogą wchodzić

• Compliance Officer: Oczywisty wybór, rola ta ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności dochodzenia z odpowiednimi przepisami prawa, procedurami i regulacjami. Ich doświadczenie w kwestiach zgodności jest niezbędne do utrzymania integralności dochodzenia.
  
  
• Dyrektor HR: Dyrektor HR może zaoferować wgląd w kulturę miejsca pracy i relacje z pracownikami. Może być to istotne w sprawach dotyczących niewłaściwego postępowania lub naruszeń etycznych.
  
  
• Radca prawny: Radca prawny jest niezbędny do poruszania się po implikacjach prawnych, zapewniania zgodności z wymogami prawnymi i zarządzania potencjalnym ryzykiem sporów sądowych. Dla firm nieposiadających wewnętrznej wiedzy prawnej, outsourcing do partnera prawnego jest realną opcją.
  
  
• Dyrektor finansowy (CFO): W sprawach dotyczących wykroczeń finansowych, doświadczenie dyrektora finansowego w zarządzaniu finansami i nadzorze ma kluczowe znaczenie dla zajęcia się finansowymi aspektami sprawy.
  
  
• Członek zarządu: Włączenie członka zarządu może zwiększyć wiarygodność dochodzenia i zapewnić nadzór na wysokim szczeblu, szczególnie w przypadku istotnych lub wrażliwych spraw.
  
  
• Członek zarządu: Chociaż członek zarządu może zaoferować cenny wgląd w dynamikę organizacyjną, jego zaangażowanie należy dokładnie rozważyć, aby uniknąć potencjalnych konfliktów interesów.
  
  
• Eksperci zewnętrzni: W niektórych przypadkach zaangażowanie ekspertów zewnętrznych może być korzystne, aby uniknąć uprzedzeń i zapewnić dodatkową wiedzę specjalistyczną.
  

Staranny dobór członków zespołu, przestrzeganie wytycznych regulacyjnych i ustanowienie jasnych zasad zapewnia bezstronne i dokładne prowadzenie dochodzeń, pomagając ograniczyć potencjalne ryzyko prawne i reputacyjne. Dochodzenia zagrożone stronniczością, konfliktami interesów lub niespójnościami proceduralnymi mogą powodować szkody wewnętrzne poprzez alienację pracowników, a także zewnętrzne poprzez konsekwencje prawne lub uszczerbek na reputacji firmy.

Skuteczny zespół dochodzeniowy minimalizuje to ryzyko, zapewniając przejrzystość, uczciwość i proaktywne podejście do rozwiązywania wykroczeń.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Czytaj naszego bloga, aby być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i najlepszymi praktykami korporacyjnymi!

Chcesz dowiedzieć się więcej o whistleblowingu i bezpiecznych wewnętrznych kanałach raportowania? Możesz dowiedzieć się więcej o kompleksowym rozwiązaniu Whistlelink tutaj lub zarezerwować bezpłatne demo!