Kluczowe czynniki, które sprawiają, że Twoje kanały zgłoszeń dla sygnalistów działają 

Wraz z wprowadzeniem unijnej dyrektywy w sprawie whistleblowingu organizacje w całej Europie aktualizują lub tworzą procedury zgłoszeń wewnętrznych i wdrażają nowe kanały zgłoszeń dla sygnalistów. 

Dyrektywa powstała z potrzeby lepszej ochrony sygnalistów i zachęcenia większej liczby osób do wypowiedzenia się i zgłaszania nieprawidłowości. 

Wyzwaniem dla organizacji jest jednak wdrożenie działających w praktyce kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. Aby osiągnąć ten cel, musi być zaufanie. Innymi słowy, niezawodny system dla sygnalistów powinien być naturalną częścią pozytywnej kultury korporacyjnej. 

Trzy obszary, na których należy się skupić, aby budować poczucie zaufania wśród pracowników podczas wdrażania kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, to: 

• Świadomość 
• Zaufanie 
• Opinia 

Przyjrzyjmy się dokładniej, dlaczego są to kluczowe czynniki pomagające działać Twojemu systemowi zgłoszeń wewnętrznych. 

1. Świadomość 

Wszyscy pracownicy powinni wiedzieć, jak zidentyfikować problem i jak złożyć zgłoszenie naruszenia prawa. 

Dyrektywa UE wymaga, aby pracownicy mieli świadomość istnienia różnych kanałów zgłoszeń wewnętrznych. Jednak w Open Public Consultation on Whistleblowing (UE, 2017) 42% respondentów stwierdziło, że nie wie, jak i gdzie przesłać zgłoszenie naruszenia prawa. 

Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, że mogą zgłosić naruszenia prawa i gdzie mogą tego dokonać. Poinformuj ich, jakie kanały zgłoszeń wewnętrznych są dla nich dostępne i że mogą zgłaszać je w dowolnej formie, z jaką czują się komfortowo. 

Ważne jest, aby pokazać, że organizacja rozumie, że sporządzenie raportu może być trudne dla pracownika. Prowadzenie otwartych dyskusji na temat ujawniania informacji i sposobu ich obsługi może to udowodnić. 

Po wprowadzeniu kanałów zgłoszeń wewnętrznych ważne jest, aby wyjaśnić, dlaczego one istnieją i jaki cel chce Twoja organizacja w ten sposób osiągnąć. Może to dotyczyć wewnętrznych celów firmy, takich jak „chcemy poznać problemy, abyśmy mogli zadziałać jak najszybciej” lub odniesienie do przepisów ustawowych i wykonawczych, np. „poważnie traktujemy przepisy dotyczące ochrony sygnalistów”. 

Poinformuj również wszystkich, że firma lub organizacja starannie przestrzega prawa, chroni swoich pracowników i postępuje właściwie. 

2. Zaufanie  

Pracownicy muszą czuć się bezpiecznie i mieć zaufanie do procesu zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów w organizacji. 

Około 80% pracowników nie zgłasza naruszeń prawa z obawy przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi. 

Określenie powodów wprowadzenia kanałów zgłoszeń wewnętrznych oraz sposobu, w jaki organizacja będzie postępować ze zgłoszeniami, pomoże zbudować zaufanie wśród pracowników. Podkreśl fakt, że dyrektywa UE i ustawa o ochronie sygnalistów mają na celu ochronę sygnalistów przed działaniami dyscyplinarnymi. 

Najważniejszą kwestią, jeśli chodzi o zaufanie, jest możliwość zachowania pełnej poufności sygnalisty, a jego tożsamość jest chroniona przez cały proces. 

Wdrażając system zgłoszeń sygnalistów, upewnij się, że jest on bezpieczny i podkreśla, jakie środki zostały podjęte w celu ochrony danych osobowych. Sprawdź również, czy system umożliwia poufną oraz anonimową dwustronną komunikację z sygnalistą. 

Ważne jest również stworzenie przejrzystego procesu, aby wszyscy w organizacji wiedzieli, jak postępować ze zgłoszeniami, przeprowadzać dochodzenia oraz czy i jakie są tego konsekwencje.  

Wskazówka dotycząca lektury > Jak zachęcić pracowników do zgłaszania naruszeń prawa 

Wreszcie, powinny istnieć systemy kontroli zapobiegające odwetowi przeciwko sygnaliście. Jeśli dojdzie do odwetu, na sprawcę należy nałożyć sankcje. Wysyłamy silny komunikat, że takie zachowanie jest nie do przyjęcia, a osoba, która zdecyduje się zgłosić naruszenie prawa, będzie chroniona. 

3. Informacje zwrotne 

Wszystkie zgłoszenia należy jak najszybciej zbadać i podjąć niezbędne środki. 

30% pracowników decyduje się nie zgłaszać naruszeń prawa, ponieważ uważają, że nic to nie zmieni. 

Sposób, w jaki organizacja obsługuje raporty, ma kluczowe znaczenie dla tego, jak dobrze działa system. Pracownicy muszą ufać, że odpowiedź na zgłoszenie udzielona jest szybko, a działania zostaną podjęte. 

Dyrektywa UE w zakresie Whistleblowing stanowi, że sygnalista musi otrzymać potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w ciągu 7 dni. Natoiast informacje zwrotne zostaną przekazane w ciągu 3 miesięcy. 

Szczególny nacisk należy położyć na to, by nikt nie był narażony na działania odwetowe. Dotyczy to nie tylko sygnalisty, ale także świadków lub innych osób zaangażowanych w śledztwo. Upewnij się, że wszyscy w zgłoszeniu są chronieni poprzez w pełni bezpieczne poufne oraz anonimowe kanały zgłoszeń wewnętrznych. 

Reagowanie to także dostosowywanie i ciągłe doskonalenie systemu zgłoszeń wewnętrzych. Ważne jest, aby ocenić skuteczność systemu i dostrzec trendy, na podstawie których może działać kierownictwo. Ważna jest nie liczba zgłoszeń sygnalistów, ale odstępstwa od normy. 

Bezpieczny i niezawodny system zgłoszeń sygnalistów 

Pamiętaj, że dobry system zgłoszeń sygnalistów chroni zarówno pracowników, jak i organizację. Wychwytywanie naruszeń prawa za pośrednictwem bezpiecznego kanału zgłoszeń wewnętrznych, o którym pracownicy wiedzą i któremu ufają, umożliwia organizacjom badanie zgłoszeń w bezpieczny i ustrukturyzowany sposób.  

Chcesz omówić odpowiednie kanały zgłoszeń wewnętrznych dla swojej organizacji? 

Skontaktuj się z Whistlelink, aby zarezerwować spotkanie i zobaczyć system zgłoszeń dla sygnalistów na żywo.