3 mity dotyczące systemu informowania o nieprawidłowościach

Organizacje często podchodzą sceptycznie do sygnalistów, którzy często kojarzą im się z donosicielami. Panuje przekonanie, że system informowania o nieprawidłowościach wpłynie negatywnie na ich reputację. Ponadto otrzyma mnóstwo skarg i bezpodstawnych zgłoszeń od niezadowolonych pracowników lub współpracowników.

Na szczęście te obawy są błędne.

Poniżej omówimy te trzy powszechne obawy dotyczące systemu informowania o nieprawidłowościach.

1. Zaszkodzi to naszej reputacji
2. Utoniemy w sprawach
3. Stworzymy negatywną kulturę

Mit 1: Whistleblowing szkodzi reputacji organizacji

Może to być prawdą, jeśli sygnalista uda się bezpośrednio do mediów lub innego zewnętrznego kanału zgłoszeń. Szkody można wyrządzić, jeżeli będzie już za późno na reakcję. Posiadanie wewnętrznego systemu raportowania i zachęcanie pracowników do korzystania z niego może uniemożliwić im ujawnianie informacji na zewnątrz.

Zapewnienie prawidłowej obsługi spraw daje firmie możliwość identyfikację i rozwiązanie problemów na wczesnym etapie. Następnie zmniejsza potencjalne ryzyko i szkodę dla jej reputacji.

Wskazówka do lektury > 6 korzyści płynących z sygnalizowania nieprawidłowości, których organizacje nie mogą sobie pozwolić na ignorowanie

Mit 2: Organizacje, które mają system zgłaszania nieprawidłowości, toną w sprawach

Wiele firm wierzy, że samo posiadanie systemu informowania o nieprawidłowościach oznacza, że będą zasypywane fałszywymi (i prawdziwymi!) raportami.

Niekoniecznie tak jest i niekoniecznie jest to coś złego.

Wykazano, że niektóre zgłoszenia mogą być dokonywane w sposób złośliwy, ale większość sygnalistów dokonuje zgłoszenia w dobrej wierze.

Otrzymanie dużej liczby zgłoszeń od sygnalistów może wskazywać na wiele problemów, które należy rozwiązać. W rzeczywistości może to jednak wskazywać, że organizacja ma dobre praktyki zarządzania i kulturę pracy, w której pracownicy czują się swobodnie i zabierają głos.

Więcej raportów może oznaczać więcej problemów. Ale jeśli są to problemy do rozwiązania, to firma chce o nich wiedzieć. Wiedza o nich to jedyny sposób, aby je powstrzymać i zapobiec poważnym szkodom finansowym lub szkodom wizerunkowym.

Badanie przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazało, że organizacje o większej liczbie zgłoszeń dotyczących zgłaszania nieprawidłowości w rzeczywistości mają mniej spraw sądowych, mniejsze opłaty za ugody prawne i mniej grzywien.

Podczas gdy otrzymywanie kilku zgłoszeń może być dobre, ponieważ wskazuje, że wszystko działa dobrze, w rzeczywistości może oznaczać, że polityka informowania o nieprawidłowościach nie działa zgodnie z przeznaczeniem.

Pracownicy mogą nie ufać istniejącym kanałom informowania o nieprawidłowościach lub nie wiedzą, gdzie się zwrócić, aby zgłosić niewłaściwe postępowanie. Dlatego ważne jest, aby mieć jasną i przejrzystą politykę w zakresie zgłaszania nieprawidłowości, dobrze zakomunikowaną pracownikom, szczegółowo opisującą sposób korzystania z systemu zgłaszania, anonimowość zgłoszeń i sposób postępowania ze sprawami.

Wskazówka dotycząca lektury > Jak zachęcić pracowników do zgłaszania nadużyć

Mit 3: Systemy informowania o nieprawidłowościach tworzą negatywną kulturę

Organizacje obawiają się, że wprowadzenie systemu informowania o nieprawidłowościach może oznaczać, że nie ufa swoim pracownikom lub że chce zachęcić swoich pracowników do donoszenia na siebie nawzajem. Wtedy sygnalista obawia się zastraszania i odwetu. Są to oznaki kultury negatywnej.

Właściwie, gdy jest to właściwie przeprowadzone, jest zupełnie odwrotnie.

Organizacja, która pokazuje, że aktywnie zachęca pracowników do zgłaszania nieprawidłowości i wspiera ich, jeśli to robią, zyskuje większe zaufanie. Konsekwentnie stwarza otwartą i uczciwą kulturę. Organizacja tworzy także lepsze relacje pracownicze i posiada lojalnych pracowników. Oni częściej sporządzają raporty ze spraw za pomocą kanałów wewnętrznych niż zewnętrznych.

Promuje to również reputację firmy, ponieważ wysyła silne sygnały, że firma poważnie traktuje kwestie etyczne. Ponadto firma radzi sobie ze wszelkimi nieprawidłowościami.

Pozytywna kultura z etycznym podejściem może uczynić organizację bardziej atrakcyjną dla klientów, inwestorów lub pracowników. W rzeczywistości milenialsi są bardziej zainteresowani kupowaniem od korporacji lub pracą dla niej, jeżeli firma ma wysokie standardy etyczne. Mniej będą zainteresowani pracą u tych, którzy tych standardów nie posiadają.

Anonimowy system zgłaszania jest dobrym wskaźnikiem wysokich standardów etycznych, ponieważ sugeruje, że organizacja nie ma zamiaru podejmować działań odwetowych wobec sygnalisty. Zamiast tego pokazuje, że firma chce wiedzieć o wszelkich nieetycznych lub nielegalnych działaniach, aby mogła coś z tym zrobić i je naprawić.

Jeśli teraz czujesz się pewniej, że system whistleblowingu jest dla Ciebie dobrym pomysłem, skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy Cię przez wdrożenie systemu najlepiej dopasowanego do Twojej organizacji.