Wzmocnienie watykańskiej strategii zgłaszania naruszeń przez sygnalistów: Przejrzystość, anonimowość i nie tylko

Rewolucja w zakresie strategii zgłaszania naruszeń przez sygnalistów w Stolicy Apostolskiej

Watykan ogłosił niedawno wdrożenie nowych zasad dotyczących zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Związane jest to z wysiłkami papieża Franciszka w celu przejrzystości finansowej i zwalczania korupcji w Stolicy Apostolskiej i Państwie Watykańskim.

W dokumencie prawnym wydanym przez Biuro Audytora Generalnego, Watykan podkreślił znaczenie zgłaszania naruszeń przez sygnalistów dla ułatwienia szerzenia świadomości i zapewnienia integralności instytucji. Nowe procedury, obowiązujące od 1 lutego 2024 r., mają na celu ułatwienie każdemu w dowolnym dziale zgłaszania podejrzeń o niewłaściwe postępowanie, zwłaszcza o charakterze finansowym.

Anonimowość kontra odpowiedzialność w watykańskich zasadach whistleblowingu

Istnieje jednak interesujący zwrot w watykańskim rozwiązaniu dotyczącym zgłaszania naruszeń – anonimowe zgłoszenia nie będą monitorowane. Choć może się to wydawać sprzeczne z intuicją, Watykan wierzy, że przejrzystość i odpowiedzialność można osiągnąć jedynie poprzez system promujący zarówno poufność, jak i odpowiedzialność. Audytor zachowa poufność nazwisk osób zgłaszających, z wyjątkiem szczególnych przypadków, w których należy poinformować organy sądowe.

Wyjaśniając zakres dopuszczalnych i wykluczonych zgłoszeń, Watykan ma na celu zachęcenie do poważnego zgłaszania nieprawidłowości, które dotyczą poważnych przestępstw.

Dlaczego jednak anonimowość nie jest dozwolona? Cóż, Watykan uznaje, że kultura zaufania jest niezbędna dla skutecznego whistleblowingu. Wymagając od osób fizycznych identyfikacji podczas dokonywania zgłoszeń, Watykan zapewnia, że obawy są rozpatrywane i podejmowane są odpowiednie działania. Zapobiega to również nadużywaniu systemu do osobistych wendet.

Dlaczego rozwiązanie e-mailowe nie sprawdza się w przypadku zgłaszania naruszeń przez sygnalistów?

Podejście Watykanu rodzi ważne pytanie – czy wewnętrzne rozwiązanie poczty elektronicznej do zgłaszania naruszeń może być wystarczające? Krótka odpowiedź brzmi: nie, a oto dlaczego:

1. Po pierwsze, bezpieczeństwo i ochrona danych mają kluczowe znaczenie przy obsłudze zgłoszeń whistleblowingowych. Poczta elektroniczna nie jest bezpieczną formą komunikacji, a nieupoważnione osoby mogą łatwo uzyskać dostęp do treści wiadomości e-mail i ją zmienić. Tożsamość sygnalisty i integralność danych są zagrożone bez odpowiedniego szyfrowania i środków przechowywania.
   
   
2. Po drugie, zgodność z przepisami dotyczącymi zgłoszeń sygnalistów, takimi jak dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości, wymaga od organizacji przestrzegania określonych ram czasowych i dokumentowania wszystkich działań związanych z raportowaniem nieprawidłowości. Rozwiązania poczty elektronicznej nie zapewniają niezbędnego nadzoru i możliwości śledzenia w celu zapewnienia zgodności, co utrudnia spełnienie wymogów prawnych.
   
   
3. Po trzecie, rozwiązanie poczty elektronicznej nie tworzy kultury zaufania w organizacji. Bez dedykowanego systemu zgłaszania naruszeń nie ma gwarancji, że obawy zgłoszone za pośrednictwem poczty elektronicznej zostaną zauważone lub rozpatrzone. Inwestując w bezpieczne rozwiązanie, organizacje demonstrują swoje zaangażowanie w poważne traktowanie zgłoszeń sygnalistów i zachęcają pracowników do raportowania swoich obaw.
   
   
4. Poufność i anonimowość mają kluczowe znaczenie dla zachęcania sygnalistów do zgłaszania naruszeń bez obawy przed odwetem. Rozwiązania poczty elektronicznej utrudniają zachowanie anonimowości i mogą wymagać od sygnalistów tworzenia nowych kont e-mail, potencjalnie łącząc je z ich tożsamością. Podważa to bezpieczeństwo i ochronę, jaką może zapewnić odpowiedni system whistleblowingowy.
   

Rozmowa czy tekst? Rozwiązania dla zgłoszeń ustnych

Oprócz zgłoszeń pisemnych, cenną opcją dla sygnalistów mogą być również zgłoszenie ustne. Wiadomości głosowe pozwalają na przekazywanie informacji i dowodów za pośrednictwem komunikacji ustnej. Może to być przydatne dla osób, które mogą nie czuć się komfortowo lub nie być w stanie pisać szczegółowych raportów. Chociaż nowe watykańskie procedury zgłaszania naruszeń pozwalają na ustne przekazywanie informacji poprzez bezpośrednie spotkania lub wideokonferencje, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z ograniczeń tego podejścia. Oferowanie wyłącznie bezpośrednich spotkań jako podstawowej metody ustnego zgłaszania naruszeń może stwarzać bariery dla sygnalistów, ponieważ osobiste ujawnienie swoich obaw może nie być dla nich wykonalne lub bezpieczne. Może to zniechęcać osoby do zgłaszania ważnych informacji, ostatecznie ograniczając skuteczność systemu whistleblowingowego.

Poszukiwanie alternatyw: Korzyści płynące z cyfrowego systemu zgłaszania naruszeń

Biorąc pod uwagę te wady, warto zbadać alternatywy dla rozwiązań whistleblowingowych opartych na wiadomościach e-mail. Cyfrowe systemy zgłaszania naruszeń, takie jak Whistlelink, oferują bezpieczną, anonimową komunikację dwukierunkową i pomagają zachować zgodność z przepisami i wzbudzają zaufanie wśród pracowników.

Aby dodatkowo zapewnić pełną anonimowość i chronić tożsamość sygnalistów, Whistlelink wprowadził funkcję Modulacji Głosu dla wiadomości głosowych w systemie. Funkcja ta zniekształca głos sygnalisty, zapewniając dodatkową warstwę ochrony i gwarantując, że może on zgłaszać niewłaściwe postępowanie bez obawy o odwet. Dzięki Whistlelink organizacja jest w stanie zapewnić sygnalistom bezpieczną przestrzeń do zgłaszania naruszeń i reagowania na potencjalne zagrożenia w organizacji, zanim przerodzą się one w większe problemy.

Podsumowując, zaangażowanie Watykanu w przejrzystość, odpowiedzialność i zaufanie do systemu zgłaszania naruszeń jest godne pochwały. Nawet przy obecnym stanowisku w sprawie anonimowych zgłoszeń. Jednak poprzez przyjęcie cyfrowego systemu whistleblowingowego, Watykan może jeszcze bardziej zwiększyć swoje wysiłki w tym obszarze, wzmacniając swoje zaangażowanie w przejrzystość finansową i walkę z korupcją.

Tak więc, drogi papieżu, być może nadszedł czas, aby rozważyć kompleksowe, bezpieczne i w pełni poufne rozwiązanie, takie jak Whistlelink, aby przenieść swoje wysiłki w zakresie zgłaszania naruszeń na wyższy poziom!