Tworzenie kanału whistleblowingowego a GDPR

Ułatwianie, wdrażanie i zarządzanie kanałami whistleblowingowymi, które przyjmują zgłoszenia dotyczące korupcji, oszustw i innych rodzajów niewłaściwych praktyk korporacyjnych, jest ważne i zapewni lepsze środowisko pracy. Jednak kanały whistleblowingowe we wszystkich organizacjach muszą być również zgodne z GDPR (pol. RODO).

Kanały whistleblowingowe i GDPR

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) reguluje ochronę osób fizycznych w zakresie przetwarzania i przekazywania danych osobowych. Rozporządzenie to ma zasięg europejski. Konieczne jest dostosowanie informacji w sprawie whistleblowingu do GDPR, ponieważ whistleblowing często wiąże się z informacjami wrażliwymi. Kanał whistleblowingowy organizacji musi być miejscem bezpiecznym zarówno dla sygnalistów, jak i dla danych. Przepisy mają zastosowanie do wszystkich danych osobowych, w tym danych sygnalisty i strony zgłaszającej, które przetwarza się w ramach kanału whistleblowingowego.

Informowanie i przetwarzanie danych osobowych

Dane przekazywane za pośrednictwem każdego kanału whistleblowingowego mają zazwyczaj charakter wrażliwy i poufny. Zarówno sygnaliści, podmioty lub osoby, które są przedmiotem sprawy whistleblowingowej, muszą być informowani o tym, jak ich dane są przetwarzane, zarządzane i przechowywane. Obowiązkiem jest również poinformować zainteresowanych o wdrożeniu kanału zgłaszania. a także o odbieraniu i zarządzaniu zgłoszeniem.

Maksymalny okres informowania osób, których dane dotyczą, wynosi od jednego do trzech miesięcy. Dotyczy to obu stron, niezależnie od tego, czy informacje pochodzą z anonimowego źródła, czy też podano dane sygnalisty.

Zgłoszenia poufne a anonimowe

Anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości jest czasem zniechęcane. W rzeczywistości Europejski Inspektor Ochrony Danych (EDPS) wcześniej odradzał anonimowość. W uzasadnieniu podano, że znajomość źródła informacji pomaga chronić osobę zgłaszającą i ułatwia prowadzenie dochodzenia w danej sprawie.

Jednak anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości (możliwe na przykład dzięki cyfrowemu rozwiązaniu do zgłaszania nieprawidłowości) zapewnia jeszcze wyższy stopień ochrony osoby zgłaszającej nieprawidłowości, która w przeciwnym razie może spotkać się z odwetem lub negatywnymi konsekwencjami za ujawnienie informacji. Anonimowe zgłaszanie pozwala sygnaliście pozostać niezidentyfikowanym, nawet dla odbiorcy zgłoszenia, co zapewnia integralność przekazywanych informacji.

Oczywiście, wszystkie informacje przekazywane w sprawie dotyczącej sygnalistów są poufne, niezależnie od tego, czy ich pochodzenie jest znane, czy jest anonimowe.

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!