Jak komunikować swoje wewnętrzne rozwiązanie w zakresie informowania o nieprawidłowościach?

Jeśli chcesz poinformować pracowników o swoim wewnętrznym rozwiązaniu do zgłaszania nieprawidłowości, wyraźna i przejrzysta komunikacja jest kluczem do skutecznego i funkcjonującego procesu. Informując pracowników o stosowanym przez organizację rozwiązaniu w zakresie informowania o nieprawidłowościach i procesie zgłaszania, zwiększa się prawdopodobieństwo, że skorzystają oni z okazji do zgłaszania potencjalnych nadużyć.

Otrzymanie kilku zgłoszeń (lub żadnego) od sygnalistów może być czymś pozytywnym – w takim przypadku w organizacji nie ma problemów, prawda? Niestety nie zawsze tak jest, a sytuacja może być też zupełnie odwrotna – pracownicy mogą powstrzymać się od zgłoszenia w obawie przed reperkusjami. Ponadto mogą nie mieć żadnej wiedzy na temat wewnętrznego kanału sygnalistów w organizacji lub mieć błędne pojęcie o tym, jak wygląda proces.

Z tego powodu szczególnie ważne jest stworzenie przemyślanej i jasnej polityki sygnalistów. Będziesz także musiał poinformować pracowników o swoim rozwiązaniu dla sygnalistów, a także:

• Jak stworzyć i wysłać raport sygnalisty
  
• Jak wygląda proces otrzymywania i badania zgłoszenia
  
• W rzeczywistości informowanie o nieprawidłowościach jest bardzo korzystne dla organizacji

Podkreślając korzyści płynące z informowania o nieprawidłowościach zarówno dla organizacji, jak i całego społeczeństwa, możemy zrozumieć, dlaczego ważne jest zgłaszanie nadużyć.

Kiedy komunikujesz się i informujesz o swoim rozwiązaniu dla sygnalistów, zwróć szczególną uwagę na:

• Wyjaśnienie, że organizacja posiada system sygnalistów i jaki jest cel rozwiązania whistleblowingowego.
  
• Opisz, jak znaleźć wewnętrzne kanały raportowania.
  
• Podaj konkretne przykłady spraw, które są odpowiednie dla kanału sygnalistów (a które nie są).
  
• Zwróć uwagę, że wszystkie informacje są poufne i że możesz pozostać anonimowy przez cały czas trwania procesu (jeśli zezwalają na to przepisy krajowe).
  
• Wyraźnie określ, kto będzie otrzymywać i zarządzać przychodzącymi zgłoszeniami sygnalistów.
  
• Podaj informacje o krajowych przepisach dotyczących sygnalistów, bezpieczeństwie danych i sposobie ochrony danych sygnalistów.
  
• Wyjaśnij, co dzieje się po przesłaniu zgłoszenia, jak będzie przebiegać dochodzenie i co się stanie po jego zakończeniu.

Ponadto organizacja jest zobowiązana do poinformowania wszystkich pracowników, że mogą być wymienieni w zgłoszeniach składanych kanałami wewnętrznego sygnalisty. Osoby mogą być wymieniane w związku z domniemanymi naruszeniami w kilku przypadkach – jako ofiara, świadek wykroczenia lub w innych okolicznościach.

Wreszcie, pracownicy muszą być również poinformowani o możliwości zgłoszenia niewłaściwego postępowania podmiotowi zewnętrznemu, często jednemu lub kilku wyznaczonym organom.

Poinformuj o swoim rozwiązaniu w zakresie informowania o nieprawidłowościach: najlepsze praktyki

Stworzenie dobrej polityki whistleblowingowej to pierwszy krok, ale praca na tym się nie kończy. Dokument pozostawiony do zbierania kurzu nie jest dobrym rozwiązaniem. Ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie osoby objęte ochroną sygnalistów były również świadome treści polityki organizacji dotyczącej sygnalistów. Oprócz swoich pracowników musisz również poinformować następujące grupy osób:

• Byli pracownicy, osoby poszukujące pracy oraz osoby, które nie nawiązały jeszcze stosunku pracy
  
• Podwykonawcy i dostawcy
  
• Wolontariusze, stażyści i pracownicy tymczasowi
  
• Akcjonariusze, członkowie zarządu i inni interesariusze

Na przykład możesz poinformować o swoich kanałach zgłaszania nieprawidłowości:

• W intranecie organizacji i na Twojej stronie internetowej
  
• W biuletynach
  
• Na tablicach ogłoszeń i ekranach informacyjnych
  
• Na różnych spotkaniach, eventach i szkoleniach
  
• W filmach informacyjnych lub podręcznikach organizacji

Nie zapomnij śledzić spraw sygnalistów

Sygnaliści, którzy rzadko (lub nigdy) otrzymują aktualizacje dotyczące wyników zgłoszenia lub podjętych środków, mogą naturalnie sądzić, że przesłanie zgłoszenia nie będzie miało żadnego znaczenia. Z różnych powodów (np. prawnych) nie zawsze możliwe jest szczegółowe udostępnienie dochodzenia. Dzieląc się wybranymi informacjami ze swoimi pracownikami, możesz zwiększyć zaufanie do systemu sygnalistów.

Skutecznym sposobem informowania pracowników o przypadkach zgłaszanych przez sygnalistów i podejmowanych w związku z nimi działaniach jest regularne publikowanie statystyk, infografik, zanonimizowanych raportów itp.

Jeśli wybrałeś zewnętrzny system informowania o nieprawidłowościach, taki jak Whistlelink, możesz łatwo pobrać z tego systemu anonimowe raporty statystyczne. Polityka organizacji dotycząca sygnalistów może również określać, gdzie można uzyskać dostęp do tych zgłoszeń.

Aż jedna trzecia organizacji znajdujących się na liście najbardziej etycznych firm na świecie (Etisphere, 2020) deklaruje, że udostępnia swoim pracownikom informacje o sprawach sygnalistów. Może to obejmować liczbę spraw, rodzaj uchybienia wymienionego w zgłoszeniu oraz ogólny wynik badania zgłoszeń sygnalistów.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat najlepszych praktyk przy wdrażaniu kanałów whistleblowingowych, przeczytaj tutaj.

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowingu tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!