Zalety zgłaszania nieprawidłowości 

Whistleblowing znajduje się w centrum uwagi w ostatniej dekadzie, a wiele organizacji zmierza w kierunku integracji jasno określonych polityk, systemów. Jakie są więc zalety zgłaszania nieprawidłowości i dlaczego stał się on tak istotny? 

Co rozumiemy przez informowanie o nieprawidłowościach? 

Kiedy myślimy o whistleblowingu, zwykle myślimy o skandalach na dużą skalę, takich jak Cambridge Analytica i LuxLeaks. Jednak coraz częściej zgłaszane są również mniejsze naruszenia. Whistleblowing można zdefiniować jako ujawnianie nieetycznego zachowania w interesie publicznym, bez względu na to, czy jest ono duże lub niewielkie. Może to obejmować oszustwa finansowe, przekupstwo, uchylanie się od płacenia podatków, naruszanie przepisów dotyczących ochrony środowiska. Dodatkowo także nielegalny nadzór, zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa oraz działalność przestępczą. 

Dzięki informacjom przekazanym przez sygnalistę można było wykryć przestępstwo, które w innym przypadku mogłoby pozostać niezauważone. Oczywiście konsekwencje dla sprawcy mogą być znaczące, nawet skutkować postawieniem zarzutów karnych, w zależności od powagi jego czynów. Jest to jeden z powodów, dla których zgłaszanie nieprawidłowości miało w przeszłości negatywne skojarzenia. Sygnalista często był określany mianem zdrajcy i cierpiał z powodu przemocy i odwetu.  

Jednak w ostatnich latach w Europie nastąpił zwrot w kierunku promowania whistleblowingu i przedstawiania go w zupełnie nowym świetle. Rządy i organizacje uznają sygnalistów za niezbędny atut w walce z działalnością przestępczą, która często umyka uwadze. Ważne jest, aby byli chronieni i wspierani przez cały proces, dlatego w 2019 r. wprowadzono nową dyrektywę w zakresie whistleblowing. 

Nowa dyrektywa UE 

Po skandalu z Danske Bank ujawnionym w 2017r., UE rozpoczęła rozmowy na temat wprowadzenia polityk mających na celu zwalczanie oszustw. Program, w ramach którego w ciągu 8 lat wyprano przez bank około 200 miliardów euro, wykryto dzięki wskazówkom bankiera. Od tego czasu zgłaszanie nieprawidłowości zostało na nowo ocenione i wprowadzono surowe przepisy zachęcające do zgłaszania spraw w miejscu pracy. 

Przed nami jeszcze długa droga, zanim firmy, osoby prywatne i rządy dostosują się do nowych dyrektyw i wdrożą właściwe systemy. Niemniej jednak te zasady są ważnym krokiem w kierunku zagwarantowania ochrony sygnalistom, co z kolei może ograniczyć korupcję i oszustwa we wszystkich dziedzinach. Raport KE oszacował, że korupcja kosztuje UE co najmniej 179 miliardów euro rocznie, co pokazuje, jak potrzebny jest nowy mechanizm. 

Ideą nowych przepisów jest więc zapewnienie lepszego wsparcia i ochrony sygnalistom w celu zwiększenia sprawozdawczości. Oznacza to zmianę procesów w celu promowania i nagradzania osób, które zabierają głos i oferują informacje, aby powstrzymać niewłaściwe postępowanie. Po prawidłowym ustanowieniu nowych przepisów oczekuje się, że znacznie ograniczą i zapobiegną szkodliwym zachowaniom nieetycznym w wielu obszarach, w tym w kwestiach finansowych, środowiskowych, zdrowia publicznego, zamówień publicznych, bezpieczeństwa konsumentów i ochrony danych. 

Jak odbywa się whistleblowing? 

Jak wspomnieliśmy powyżej, różne osoby mogą wcielić się w rolę sygnalisty i może się to odbywać na różne sposoby. Jedno z najważniejszych rozróżnień dotyczy wewnętrznego i zewnętrznego sygnalizowania nieprawidłowości. 

Wewnętrzny 

Gdy ktoś w organizacji, zwykle pracownik, zgłasza przełożonemu szkodliwe zachowanie. W takim przypadku informacje są ujawniane i przetwarzane w organizacji. 

Zewnętrzny 

Kiedy raportowanie ma miejsce poza organizacją. Na przykład, gdy działania wyciekają do mediów lub są zgłaszane bezpośrednio władzom. Ma to głębsze konsekwencje dla firmy, ponieważ zostaną one poddane kontroli publicznej. 

Korzyści dla firmy z wewnętrznego informowania o nieprawidłowościach są znaczące. Dają spółce możliwość poufnego rozwiązania sprawy i uniknięcia uszczerbku na reputacji. Dlatego wprowadzenie systemu i kultury, które zachęcają ludzi do wewnętrznych działań, może okazać się ratunkiem dla organizacji. 

Jakie są zalety whistleblowingu dla organizacji? 

Stowarzyszenie Certyfikowanych Egzaminatorów Nadużyć Finansowych (ACFE) odkryło, że 42% oszustw korporacyjnych jest wykrywanych dzięki sygnalistom, czyli ponad dwukrotnie więcej w porównaniu do przeglądów kierownictwa lub w jakikolwiek inny sposób. Nie ma wątpliwości, że ta praktyka powinna być istotną cechą każdej organizacji. 

Sygnaliści często czerpią korzyści z wyjątkowego miejsca w którym funkcjonują, z którego mogą dowiedzieć się o wykroczeniach, a nawet mogą być jedyną osobą w takiej sytuacji. Dlatego należy ich zachęcać do zabierania głosu, ponieważ są niezwykle cenni dla organizacji, do której należą. Można powiedzieć, że whistleblowing pozwala firmie mieć wszędzie oczy otwarte, więc nic nie pozostaje niezauważone. 

Przede wszystkim umożliwia firmom bezpośrednie i szybkie reagowanie na naruszenia, potencjalnie unikając dużych strat finansowych spowodowanych oszustwami. Daje to również firmie i jej pracownikom więcej czasu i spokoju na skupienie się na tym, co ważne, jak rozwijanie biznesu, osiąganie celów i gwarantowanie satysfakcji pracowników. 

Co więcej, nie ma wątpliwości, że pracownicy, którzy zabierają głos, wykazują lojalność i uczciwość wobec organizacji, w której pracują, promując etyczne środowisko pracy. Funkcjonalny i dyskretny system raportowania pomaga promować kulturę zaufania i przejrzystości, tworząc w ten sposób otwartą, komunikatywną i silną siłę roboczą. Krótko mówiąc, informowanie o nieprawidłowościach przyczynia się do tworzenia etycznej kultury korporacyjnej, a badania dowiodły, że organizacje, które częściej zgłaszają, są silniejsze na dłuższą metę. 

Tak więc korzyści płynące z whistleblowingu w organizacji są znaczne, a zapewnienie jasno określonych zasad wraz z przystępnym systemem świadczą o zaangażowaniu firmy w etyczne miejsce pracy. W końcu kto nie lubi organizacji, w której ceni się głos pracowników i podejmuje działania przeciwko nielegalnym działaniom? 

Jakie są zalety zgłaszania nieprawidłowości dla osób fizycznych? 

Przede wszystkim musimy zapytać, kto jest sygnalistom? Krótka odpowiedź brzmi: każdy, kto zgłasza wykroczenia w środowisku pracy. Zwykle myślimy o nich jako o pracownikach firmy, ale nie zawsze tak jest. Może to być każdy, kto miał kontakt z firmą, w tym dostawcy, kontrahenci, klienci, a nawet ktoś, kto właśnie udaje się na rozmowę kwalifikacyjną. 

Uświadomienie sobie niewłaściwych zachowań w firmie może być nieprzyjemną i trudną sytuacją. Zabranie głosu i ujawnienie prawdy wymaga odwagi. Aby zachęcić osoby do zgłaszania się, należy je chronić przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zarówno ze strony osób zaangażowanych w działania, jak i kogokolwiek innego w firmie. W rezultacie muszą być wyposażeni w odpowiednie narzędzia, aby móc bezpiecznie raportować. 

Dzięki nowej dyrektywie tożsamość sygnalisty jest poufna i chroniona przed wszelkimi reakcjami, takimi jak degradacja, odwet czy niesprawiedliwe traktowanie. Nowe przepisy eliminują przede wszystkim zagrożenia, które wcześniej powstrzymywały ludzi przed zgłaszaniem nadużyć. Osoby fizyczne będą mogły liczyć na poufny, bezpośredni i wspierający system, który pozwoli im mówić bez obaw o ich samopoczucie. 

Osoby, które są świadkami niewłaściwego postępowania, nie muszą już walczyć ze swoją moralnością i milczeć w obawie przed odwetem. Jednak znaczenie informowania pracowników o nieprawidłowościach polega nie tylko na tym, że wiedzą, że postąpili właściwie, ale także na tym, że przyczyniają się do budowania lepszego miejsca dla wszystkich. Kiedy zgłaszane jest niewłaściwe postępowanie w organizacji, patrzymy na wezwanie do działania i reform. 

W konsekwencji ujawnienie naruszeń może przynieść pozytywne zmiany w całym miejscu pracy, z korzyścią dla pracowników i wszystkich osób związanych z firmą. Krótko mówiąc, sygnaliści pomagają stworzyć etyczną i uczciwą organizację, w której można pracować, z bardziej pozytywnym i otwartym środowiskiem dla wszystkich zaangażowanych osób. 

Jak społeczeństwo może skorzystać na zgłaszaniu nieprawidłowości? 

Chociaż często myślimy o przestępstwach finansowych, gdy słyszymy słowo „whistleblowing”, wiele innych sektorów jest objętych parasolem nowych dyrektyw UE, w tym zdrowia publicznego, środowiska, bezpieczeństwa konsumentów i ochrony danych. Rzućmy okiem na niektóre z najczęstszych obszarów, w których zgłaszanie nieprawidłowości może przynieść korzyści społeczeństwu. 

Budżetowy 

Wykrywanie oszustw finansowych to z pewnością największa i najczęstsza arena zgłaszania nieprawidłowości. W 2014 roku na pierwsze strony europejskich gazet trafiła afera z tzw. LuxLeaks. Pracownik ujawnił informacje, z których wynikało, że ponad 300 dużych firm brało udział w uchylaniu się od płacenia podatków. Korzystali przy tym z „firm-słupów” z siedzibą w Luksemburgu. Uchylanie się od płacenia podatków na tak dużą skalę oznacza ogromne straty dla rządów i całego społeczeństwa. 

Oszustwo kosztuje podatników dużo pieniędzy, a cenę płacimy wszyscy. Badanie z 2017 r. wykazało, że UE traci co roku od 5,8 do 9,6 mld euro z powodu braku informowania o nieprawidłowościach w zamówieniach publicznych. Dlatego zwalczanie korupcji i oszustw poprzez promowanie i ochronę sygnalistów staje się priorytetem dla rządów, organizacji i obywateli. 

Środowisko 

Zgodnie z przepisami unijnymi każda praktyka, która ma negatywny wpływ na środowisko lub narusza przepisy dot. ochrony środowiska, powinna być zgłaszana. Obejmuje to zanieczyszczenie środowiska, błędne raportowanie działań środowiskowych, nieodpowiednie usuwanie odpadów i niszczenie obszarów chronionych. 

Zapewnienie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony środowiska jest naszą odpowiedzialnością społeczną, a także działaniem w najlepszym interesie wszystkich, ponieważ konsekwencje mogą być poważne i dalekosiężne. Dlatego ujawnianie jakichkolwiek działań, które mogą wyrządzić szkodę środowisku lub przyrodzie, jest również uważane za informowanie o nieprawidłowościach, a dana osoba będzie chroniona za ich pomoc. 

Zdrowie i bezpieczeństwo 

Nowe przepisy mają również na celu rozwiązanie problemu niedostatecznego zgłaszania obaw dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa. Nieprzestrzeganie przepisów BHP może narazić na ryzyko pracowników i ogół społeczeństwa. Pomyślmy na przykład o dużym placu budowy w mieście, na którym osoby nadzorujące prace decyduje się iść na skróty i używać mniej sprzętu zabezpieczającego do budowy rusztowania, niż nakazują przepisy BHP. Jeśli taki sposób postępowania nie zostanie szybko rozwiązany i naprawiony, może spowodować wypadek na miejscu. Powyższe postępowanie naraża na niebezpieczeństwo zarówno pracowników, jak i ludność cywilną. 

Niewykryte zachowanie niezgodne z prawem może być z wielu punktów widzenia szkodliwe dla społeczeństwa. Oddziaływanie może przybierać różne kształty i formy i dotyczyć małej grupy ludzi lub mieć szerokie konsekwencje. Niezależnie od okoliczności oznacza to, że źli wygrywają, promując społeczeństwo, w którym oszukiwanie jest nagradzane. Ochrona sygnalistów promuje etyczne społeczeństwo, w którym wykroczenia i nielegalne działania są powstrzymywane i zapobiegane. 

Jak stworzyć skuteczną kulturę informowania o nieprawidłowościach w swojej firmie? 

Wiemy, że zalety systemu informowania o nieprawidłowościach są ogromne. Mogą mieć wpływ na wiele osób, od pracowników, dostawców i klientów, po społeczeństwo. Więc od czego zaczynasz? Wykonaj te proste kroki i zacznij zmieniać swoją firmę na lepsze. 

1. Skonfiguruj prosty i bezpieczny system zgłaszania nadużyć 

2. Stwórz przejrzystą politykę informowania o nieprawidłowościach i upewnij się, że wszyscy się z nią zapoznali, oferując szkolenia i dostępne zasoby 

3. Zachęcaj do otwartej komunikacji i daj ludziom znać, że można bezpiecznie mówić 

4. Kiedy nastąpi zgłoszenie, wspieraj osobę i informuj ją na bieżąco o sprawie 

5. Regularnie promuj korzyści płynące z informowania o nieprawidłowościach i bezpieczeństwa zgłaszania 

Istnieją dowody na to, że firmy oferujące anonimowy kanał zgłaszania ponoszą mniejsze straty finansowe. Ludzie częściej zgłaszają się za pomocą systemu online, ponieważ czują się bardziej chronieni, niż wysłając wiadomość e-mail lub dzwoniąc. Jeśli dana osoba nie czuje się zagrożona utratą pracy lub inną formą odwetu, będzie bardziej prawdopodobne, że zgłosi złe postępowanie. 

To jednak nie wystarczy. Ważne jest również, aby system był łatwy w obsłudze i wszyscy zaangażowani w organizację wiedzieli o nim. Upewnij się, że system i zasady są dostępne i regularnie je promuj. 

Etyczna droga naprzód 

Wdrożenie przyjaznego i skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości tworzy kulturę przejrzystości i uczciwości w organizacji oraz pomaga chronić dobro publiczne. Posiadanie systemu nie tylko zapewnia firmie przestrzeganie prawa – buduje zaufanie do marki. Dostawcy, interesariusze i klienci są bardziej skłonni do współpracy z marką o silnym kręgosłupie etycznym, na której mogą polegać. Zachęcanie i wspieranie informowania o nieprawidłowościach jest najpotężniejszą bronią, jaką organizacja dysponuje w walce z niewłaściwym postępowaniem. 

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!