Dovete nominare una persona o un reparto adatto a ricevere e gestire le segnalazioni. È possibile aggiornare i proprietari e gli altri utenti in qualsiasi momento.
Si consiglia la presenza di almeno due titolari designati per contribuire a mantenere la fiducia nell’organizzazione. Ad esempio, se un titolare designato lavora da solo e fa parte del report che riceve, può generare sfiducia sul modo in cui vengono gestite le informazioni.
Al momento di decidere i proprietari designati, valutate se utilizzare una risorsa interna o una terza parte. Una terza parte, come la società di consulenza legale o di revisione contabile di un’azienda, contribuisce a mantenere l’indipendenza.
Nella maggior parte dei Paesi europei è necessario disporre di un processo documentato e di una descrizione di routine della funzione di whistleblowing. È quindi comune istituire una politica di whistleblowing. Di norma, una politica di whistleblowing contiene informazioni su quanto segue:
Una volta predisposti i canali e le routine di segnalazione, è necessario assicurarsi che siano facilmente reperibili. Non solo per i dipendenti, ma anche per altri soggetti interessati, come appaltatori a breve termine, candidati, volontari, azionisti e altri ancora. Pubblicare le informazioni sulla vostra intranet non è sufficiente.
È bene avere un’idea di come valutare le segnalazioni in arrivo. I proprietari e gli utenti designati del sistema devono ovviamente essere aggiornati sulla legge e avere una chiara comprensione delle diverse responsabilità. Per le organizzazioni più grandi si può consigliare di documentare il processo.
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