Seguite la nostra guida qui sotto o guardate il nostro video di onboarding che vi mostrerà praticamente come configurare Whistlelink e come gestire i casi in arrivo.
Una volta nominate le persone che devono gestire i casi in entrata, è necessario invitarle a Whistelink. Il sistema prevede quattro diversi ruoli di utente: Proprietario, Amministratore, Gestore dei casi e Spettatore. Di seguito
Gli utenti vengono invitati e gestiti in Gestione utenti, che si trova nel menu principale. È possibile aggiungere, modificare o rimuovere utenti. Per aggiungere un nuovo utente, fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo utente e compilare i dati necessari nella finestra a comparsa. Per aumentare la sicurezza, assicuratevi di attivare l’autenticazione a due fattori.
La pagina di segnalazione viene fornita con un testo standard, ma si ha la possibilità di personalizzarlo. Decidete cosa volete comunicare, quindi sostituitelo semplicemente. Se avete più di una lingua, ripetete la procedura per ogni lingua.
Esempi di ciò che si potrebbe aggiungere alla pagina iniziale:
Accedere al sito Whistleblowing dal menu principale, fare clic su Pagina iniziale. Passare il mouse sul testo che si desidera modificare, fare clic sull’icona di modifica e iniziare ad apportare le modifiche nella finestra a comparsa. Per aggiungere un nuovo blocco o URL, passare il mouse su un blocco di testo e fare clic sul segno + verde. È inoltre possibile riorganizzare gli elementi facendo clic sulle frecce in alto o in basso.
Una volta soddisfatti delle modifiche, assicurarsi di pubblicare il sito. Fare clic sul pulsante Pubblica sul lato destro della pagina per rendere disponibili le modifiche. Accanto a questo pulsante è possibile visualizzare il sito pubblicato.
Il modulo di report viene fornito con una serie di domande standard e la maggior parte degli utenti di solito vi apporta modifiche. Si può scegliere di mantenere le domande esistenti, di modificarle o di aggiungere e rimuovere domande a piacere. Tenete presente che più domande ha il modulo di report, più facile sarà la gestione dlla segnalazione Le domande vi aiuteranno a determinare, ad esempio, se:
Accedere al sito Whistleblowing dal menu principale, fare clic su Modulo di segnalazione. Passare il mouse sulla domanda che si desidera modificare, fare clic sull’icona di modifica e iniziare ad apportare le modifiche nella finestra a comparsa. Per aggiungere un nuovo elemento, fare clic sul segno + in verde. È inoltre possibile riorganizzare gli elementi facendo clic sulle frecce in alto o in basso.
Una volta soddisfatti delle modifiche, assicurarsi di pubblicare il sito. Fare clic sul pulsante Aggiorna sul lato destro della pagina per rendere visibili le modifiche. Accanto a questo pulsante è possibile visualizzare il sito pubblicato.
Una volta attivata, sul modulo di segnalazione apparirà un’icona. La persona che effettua la segnalazione potrà scegliere se registrarla tramite un messaggio audio o tramite il questionario standard. La registrazione vocale può durare fino a 10 minuti e creerà un nuovo caso nel modulo di gestione dei casi.
Andate su Sito Whistleblowing – Impostazioni – Informazioni sul sito per attivare il Messaggio vocale. Assicurarsi di pubblicare le modifiche. Fare clic sul pulsante Aggiorna sul lato destro della pagina per rendere visibili le modifiche.
Sul lato sinistro della pagina di segnalazione è possibile aggiungere informazioni su ulteriori modalità di segnalazione (telefono e posta elettronica).
Andare al sito Whistleblowing – Impostazioni – Canali di segnalazione. Selezionate le caselle di controllo e compilate le informazioni. Assicuratevi di pubblicare le modifiche. Fare clic sul pulsante Aggiorna sul lato destro della pagina per rendere visibili le modifiche.
La pagina dei report e il sistema di gestione dei casi possono essere altamente personalizzati. Di seguito sono riportate alcune ulteriori modalità di personalizzazione della configurazione.
Ogni pagina di reportistica è dotata di una lingua principale. A seconda del piano, è possibile aggiungere altre lingue.
Andare su Sito Whistleblowing – Impostazioni – Lingue. Contrassegnate le lingue e “spostatele” con la freccia. Assicurarsi di pubblicare le modifiche. Fare clic sul pulsante Aggiorna sul lato destro della pagina per rendere visibili le modifiche. E’ necessario notarie che tutti i nuovi blocchi di testo o le domande aggiunte devono essere tradotte nelle lingue aggiunte.
La pagina dei rapporti può essere personalizzata con un logo su misura. A seconda del piano, è possibile aggiungere anche un’immagine di background e personalizzare il colore delle intestazioni.
Andate su Sito Whistleblowing – Impostazioni – Branding per personalizzare il design. Assicuratevi di pubblicare le modifiche. Fare clic sul pulsante Aggiorna sul lato destro della pagina per rendere visibili le modifiche.
Per le organizzazioni che ricevono un volume elevato di casi, i template di risposta alle segnalazioni sono utili e consentono di risparmiare tempo e fatica. I template di risposta alle segnalazioni consentono di creare messaggi da utilizzare per comunicare con il segnalante.
Per aggiungere un nuovo modello, accedere al sito Whistleblowing – Impostazioni – Messaggio della segnalazione. Fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo template e salvare una volta creato il messaggio. Il modello può anche essere tradotto in altre lingue. Per utilizzare un template per la comunicazione con il segnalante, fare clic sull’elemento a discesa visibile in un casonella sessione Messaggi.
Vai su Sito Whistleblowing – Impostazioni – Canali di segnalazione. Seleziona le caselle di controllo e inserisci le informazioni. Assicurati di pubblicare le modifiche. Fare clic sul pulsante Aggiorna sul lato destro della pagina per rendere visibili le modifiche.
Le categorie interne sono semplicemente un modo per classificare i casi. Un caso rimane non categorizzato finché l’utente non sceglie una categoria. Sono le categorie interne a influenzare le statistiche, il che significa che la categoria scelta dal segnalante è solo un’indicazione di quale categoria potrebbe essere.
Per modificare, aggiungere o eliminare le categorie interne, andare su Impostazioni – Categorie interne.
Assicurarsi che le informazioni siano sicure, protette e gestite in conformità alle normative è fondamentale.
Un caso chiuso rimane accessibile finché non viene cancellato. Durante questo periodo può essere riaperto e tutte le informazioni sono leggibili per chiunque abbia accesso al caso. Un caso cancellato non può più essere visualizzato o riaperto. In base alla normativa GDPR, i casi devono essere eliminati entro determinati termini.
Per impostazione predefinita in Whistelink, un caso chiuso viene salvato per 12 mesi prima di essere eliminato. Per modificare questa impostazione, andare su Impostazioni – Compliance
Assicuratevi che gli Utenti aggiunti alla piattaforma siano protetti abilitando l’autenticazione a due fattori. Questo può essere imposto a livello organizzativo sotto la voce Gestione utenti o può essere deciso da ogni singolo utente.
Prima di comunicare il nuovo canale di reportistica, eseguite un rapido caso test.
Andate sul vostro sito Whistlelink (ad esempio, companyname.whistlelink.com), compilate un modulo di segnalazione e inviatelo.
Accedere quindi alla propria dashboard Whistlelink e verificare che sia possibile vedere la segnalazione appena inviata. Verificate inoltre che i proprietari e gli amministratori designati abbiano ricevuto una notifica di una nuova segnalazione. In caso contrario, verificare che tutti gli indirizzi e-mail siano corretti nel sistema.
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