Le migliori pratiche per la creazione di un team efficace per gestire le indagini sulle segnalazioni interne di whistleblowing

Nell’ambito della corporate governance e della compliance, i canali interni di denuncia sono strumenti essenziali per scoprire gli illeciti e sostenere gli standard etici. Per affrontare efficacemente le complessità della gestione delle segnalazioni, le aziende devono selezionare con cura i propri team investigativi. Un team efficace che gestisce le indagini sulle segnalazioni interne di whistleblowing garantisce integrità, riservatezza ed efficienza.

Considerazioni normative

La Direttiva UE sul Whistleblowing non specifica requisiti obbligatori per la composizione del team investigativo. Tuttavia, stabilisce le migliori prassi per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing e incoraggia le organizzazioni a stabilire procedure chiare. Le aziende dovrebbero sviluppare politiche interne che delineino la struttura e le responsabilità del team investigativo. Queste politiche dovrebbero essere in linea con la Direttiva UE sulle segnalazioni e con le leggi nazionali applicabili. Gli elementi essenziali di queste politiche includono accordi di riservatezza, procedure di segnalazione e meccanismi di escalation.

Considerazioni chiave per la selezione di un team investigativo

1. Competenza e obiettività

L’obiettivo principale nella formazione di un team investigativo interno è quello di garantire che abbia le competenze necessarie per affrontare le complessità del caso, mantenendo al contempo l’obiettività.

2. Imparzialità e riservatezza

L’imparzialità è fondamentale per un’indagine credibile. I membri della squadra devono essere selezionati in modo da evitare qualsiasi conflitto di interessi. La riservatezza è altrettanto importante per proteggere l’informatore e salvaguardare le informazioni sensibili. Definire chiaramente il ruolo e le responsabilità di ciascun membro del team aiuta a garantire un processo investigativo strutturato ed efficiente.

Le aziende hanno anche la possibilità di affidare le indagini a professionisti esterni, come avvocati o società specializzate. Ciò può migliorare l’imparzialità e fornire competenze specialistiche, in particolare nei casi che coinvolgono questioni legali o finanziarie complesse.

3. Formazione e sensibilizzazione

I membri del team devono ricevere una formazione sulla gestione delle segnalazioni e delle indagini di whistleblower. Questa formazione deve comprendere gli obblighi di legge, i requisiti di riservatezza e le migliori pratiche per condurre indagini accurate ed eque. Dovrebbe inoltre affrontare le implicazioni psicologiche e professionali sia per il whistleblower che per le parti accusate.

Composizione della squadra investigativa

Un team di indagine interna efficace può comprendere

• Responsabile della conformità: È la scelta più ovvia: questo ruolo è fondamentale per garantire che l’indagine sia conforme alle leggi, alle politiche e ai regolamenti pertinenti. La loro competenza in materia di conformità è essenziale per mantenere l’integrità dell’indagine.
  
  
• Direttore delle risorse umane: Il direttore delle risorse umane può offrire approfondimenti sulla cultura dell’ambiente di lavoro e sulle relazioni con i dipendenti, che possono essere rilevanti nei casi di cattiva condotta o di violazioni etiche.
  
  
• Consulente legale: Il consulente legale è fondamentale per orientarsi tra le implicazioni legali, garantire la conformità ai requisiti di legge e gestire i potenziali rischi di contenzioso. Per le aziende che non dispongono di competenze legali interne, l’outsourcing di un partner legale è un’opzione valida.
  
  
• Direttore finanziario (CFO): Nei casi di cattiva condotta finanziaria, l’esperienza del CFO nella gestione e nella supervisione finanziaria è fondamentale per affrontare gli aspetti finanziari del caso.
  
  
• Membro del consiglio di amministrazione: l’inclusione di un membro del consiglio di amministrazione può aumentare la credibilità dell’indagine e fornire una supervisione di alto livello, soprattutto per i casi più importanti o sensibili.
  
  
• Membro della direzione: Sebbene un membro della direzione possa offrire preziose indicazioni sulle dinamiche organizzative, il suo coinvolgimento deve essere valutato attentamente per evitare potenziali conflitti di interesse.
  
  
• Esperti esterni: In alcuni casi, il coinvolgimento di esperti esterni può essere utile per evitare pregiudizi e fornire ulteriori competenze.
  

Un’attenta selezione dei membri del team, il rispetto delle linee guida normative e la definizione di politiche chiare garantiscono che le indagini siano condotte in modo imparziale e approfondito, contribuendo a ridurre i potenziali rischi legali e di reputazione. Le indagini compromesse da pregiudizi, conflitti di interesse o incoerenze procedurali possono causare danni all’interno, allontanando i dipendenti, e all’esterno, con conseguenze legali o danni alla reputazione dell’azienda.

Un team di investigazione efficace riduce al minimo questi rischi garantendo trasparenza, equità e un approccio proattivo per affrontare gli illeciti.

Volete saperne di più? Continuate a leggere il nostro blog per rimanere aggiornati sulle ultime novità e sulle best practice aziendali!

Volete saperne di più su un servizio di whistleblowing e su canali di segnalazione interni sicuri? Potete saperne di più sulla soluzione completa di Whistlelink qui o prenotare una demo gratuita!