Indagine interna per presunta cattiva condotta  

Qual è la best practice per la gestione delle segnalazioni whistleblowing? In questo guest post, Tove Tullberg, dallo studio legale Vinge di Stoccolma, Svezia, spiega come eseguire correttamente un’indagine interna per presunta cattiva condotta.

Con un totale di 500 dipendenti nei loro uffici di Stoccolma, Göteborg, Malmö, Helsingborg e Bruxelles; Vinge è uno studio legale leader tra tutti nel settore del diritto commerciale. 

Indagine interna  

I canali whistleblowing permettono di condurre un’indagine interna e di risolvere questioni sensibili aumentando l’efficacia e l’impatto dei codici etici e di altre policy di compliance e istituzionalizzando la procedura da utilizzare per condividere sospetti di cattiva condotta. È, tuttavia, importante che la vostra organizzazione non solo implementi un canale di segnalazione, ma garantisca anche che vi siano routine e procedure per la gestione delle segnalazioni.  

Quando la tua organizzazione riceve una segnalazione whistleblowing, dovrebbe essere avviata un’indagine interna per stabilire se le accuse contenute nella segnalazione siano accurate. Per rispondere a questa domanda, abbiamo spesso bisogno di dettagli aggiuntivi, ad esempio, le prove che dimostrino le persone coinvolte, nonché quando, dove e come si è verificata la condotta denunciata. Ci poniamo quindi le seguenti domande: 

• Che cosa? 
• Chi? 
• Quando? 
• Dove? 
• Come? 
• Perché? 

Raccogliamo e analizziamo vari tipi di prove; spesso sotto forma di documenti, informazioni finanziarie, contenuti di e-mail/telefoni di lavoro e informazioni ricevute tramite interviste. Poiché vi sono determinati limiti di tempo da rispettare, il lavoro investigativo deve essere svolto in modo efficiente, soprattutto nell’ambito del diritto del lavoro. 

Il risultato dell’indagine interna  

Il risultato dell’indagine, e le prove raccolte nel corso della stessa, costituiranno la base per varie valutazioni e decisioni. Ad esempio, se vi siano motivi per il licenziamento e/o se debba essere presentata una denuncia alla polizia. Le conoscenze acquisite durante l’indagine possono essere utilizzate anche per implementare misure di conformità preventiva. Le prove potrebbero essere utilizzate anche in potenziali procedimenti civili successivi. Pertanto, un’indagine ha lo scopo di ottenere la documentazione di supporto per garantire decisioni informate e ben fondate. 

Di seguito sono riportati cinque elementi centrali che regolano lo svolgimento di un’indagine interna:  

1. Indipendenza e obiettività 

Il punto di partenza di tutto il lavoro investigativo è che la funzione investigativa ha il mandato di prendere decisioni indipendenti. Inoltre, tutte le persone che sono responsabili e che svolgono l’indagine devono essere imparziali. Imparziale significa che nessun investigatore è influenzato dal desiderio di scagionare o condannare: l’evidenza è la sola che può costituire la base per qualsiasi valutazione o decisione. È quindi pertinente garantire che nessuno nella squadra investigativa sia soggetto a conflitti di interesse. 

2. Attribuzione della colpa 

Quando si riceve una segnalazione relativa a una presunta cattiva condotta è necessario valutare se colpisca o meno l’organizzazione. L’organizzazione sarà considerata colpevole o è l’organizzazione stessa a denunciare? La conclusione costituirà una guida nel corso dell’intera indagine interna. 

3. Prove e valutazione 

Diversi tipi di prove hanno scopi diversi (ad esempio, le dichiarazioni orali sono generalmente ritenute meno convincenti delle prove forensi). Inoltre, le prove possono perdere valore se vengono gestite in modo errato.  

L’esito dell’indagine interna può costituire la base per successive tipologie di procedimenti con differenti requisiti probatori. Durante l’indagine, le prove devono essere esaminate attentamente per valutare se sono sufficientemente forti per il procedimento del singolo caso. 

4. Documentazione 

Idealmente ogni atto investigativo dovrebbe essere documentato. Questo per fare in modo che dopo qualche anno – magari quando è il momento dell’arbitrato – sia facile trovare risposte a domande del tipo: “qual era lo scopo di…” e “qual era il motivo di…”. Vi sono, tuttavia, diversi atti investigativi che per necessità devono essere ben documentati. Ciò comprende: 

• Indagini di locali e altri luoghi 
• Il trattamento e la conservazione delle prove (ad es. determinate attrezzature e documenti) 
• Incontri e interviste 

Al fine di preservare la validità delle prove, l’investigatore deve assicurarsi di poter testimoniare in futuro su dove, quando, come e da chi sono state raccolte. 

5. Report  

Il modo in cui devono essere presentati i risultati dell’indagine interna dipende dal caso specifico e da come verranno utilizzati i risultati. Ci sono diverse tipologie di report: uno per le misure in materia di diritto del lavoro, uno che costituisca la base per i procedimenti civili e uno che identifichi le carenze dell’attuale programma di conformità. È fondamentale che il decision maker riceva le informazioni pertinenti, che le risposte alle domande specifiche siano riportate in modo chiaro e che sia evidente come (e sulla base di quali prove) l’investigatore sia arrivato ai risultati raggiunti. 

Informazioni su Vinge: 

Il team Employment & Corporate Crime di Vinge dispone di specialisti con una notevole esperienza nell’area della cattiva condotta finanziaria e di altro tipo, nonché nelle indagini interne. Abbiamo membri del team con un background dall’Autorità svedese per i crimini economici: dall’Unità nazionale anticorruzione all’organismo investigativo interno delle Nazioni Unite. Un incidente più ampio e complesso spesso richiede competenze legali in diverse aree legali. Quando lavorate con noi avete a disposizione l’intera competenza dell’azienda, per essere in grado di identificare rapidamente quali misure devono essere adottate. 

Circa l’autore: 

Tove Tullberg lavora come specialista in compliance nel gruppo Employment & Corporate Crime di Vinge e ha una vasta esperienza nel fornire consulenza ai clienti in relazione alle indagini su accuse di cattiva condotta a seguito, ad esempio, di segnalazioni whistleblowing o copertura mediatica negativa. Tove Tullberg assiste anche i clienti nella progettazione e attuazione di policy e formazione in materia di anticorruzione, sanzioni e whistleblowing.

Contatto: 

tove.tullberg@vinge.se 

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017 .

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