Come comunicare la tua soluzione interna per il whistleblowing

Quando si tratta di comunicare la tua soluzione interna per il whistleblowing ai dipendenti, una comunicazione chiara e distinta è la chiave per un processo efficace e funzionante. Informando i dipendenti sulla soluzione whistleblowing e sul processo di segnalazione dell’organizzazione, aumentano le probabilità che sfruttino l’opportunità di segnalare potenziali illeciti. 

Ricevere poche segnalazioni (o nessuna) dai whistleblower può sembrare una cosa positiva: in questo caso, non ci sono problemi all’interno dell’organizzazione, giusto? Purtroppo, non è sempre così e la situazione può anche essere opposta: i dipendenti possono astenersi dal fare segnalazioni per paura di ripercussioni. Inoltre, potrebbero non essere a conoscenza del canale interno di segnalazione dell’organizzazione o avere un’idea errata di come sia il processo. 

Per questo motivo, è particolarmente importante creare una politica whistleblowing ben ponderata e chiara. Dovrete inoltre informare i dipendenti sulla vostra soluzione whistleblowing, nonché su: 

• Come creare e inviare una segnalazione whistleblowing
  
• Come si svolge il processo di ricezione e di indagine di una segnalazione 
  
• Come il whistleblowing rappresenti, in effetti, uno strumento di grande utilità per l’organizzazione   

Sottolineando i vantaggi del whistleblowing sia per l’organizzazione che per la società in generale, possiamo far comprendere perché è importante segnalare gli illeciti. 

Quando comunicate e informate sulla vostra soluzione whistleblowing, prestate particolare attenzione a: 

• Spiegare che l’organizzazione dispone di un sistema whistleblowing e qual è lo scopo della soluzione whistleblowing.
  
• Descrivere come trovare i canali di segnalazione interni. 
  
• Fornire esempi concreti di casi adatti al canale di segnalazione (e non). 
  
• Sottolineare che tutte le informazioni sono riservate e che è possibile mantenere l’anonimato durante l’intero processo (se le leggi nazionali lo consentiranno). 
  
• Indicare chiaramente chi riceverà e gestirà le segnalazioni whistleblowing in arrivo. 
  
• Fornire informazioni sulle leggi nazionali in materia di whistleblowing, sulla sicurezza dei dati e sulle modalità di protezione dei dati dei segnalanti. 
  
• Spiegare cosa succede dopo la presentazione di una segnalazione, come procederà l’indagine e cosa succederà al termine dell’indagine. 

Inoltre, l’organizzazione ha l’obbligo di informare tutti i dipendenti che potrebbero essere citati nelle segnalazioni presentate attraverso i canali interni di denuncia. Le persone possono essere menzionate in relazione a presunte violazioni in diverse circostanze: come vittime, come testimoni di comportamenti scorretti o per qualsiasi altra circostanza.

Infine, i dipendenti devono essere informati anche della possibilità di segnalare una cattiva condotta a un soggetto esterno, spesso una o più autorità designate. 

Comunicare la soluzione interna per il whistleblowing: best practice

Creare una buona politica whistleblowing è un primo passo, ma il lavoro non finisce qui. Un documento lasciato a raccogliere polvere non è una buona soluzione. È importante assicurarsi che tutti coloro che rientrano nella protezione dei whistleblower siano a conoscenza del contenuto della politica dell’organizzazione in materia di whistleblowing. Oltre ai dipendenti, è necessario informare anche i seguenti gruppi di persone:  

• Ex dipendenti, persone in cerca di lavoro e persone che non hanno ancora iniziato il loro rapporto di lavoro 
  
• Subappaltatori e fornitori
  
• Volontari, stagisti e lavoratori temporanei 
  
• Azionisti, membri del consiglio di amministrazione e altri stakeholder 

Ad esempio, potete indicare i vostri canali di segnalazione:  

• Nell’intranet dell’organizzazione e sul sito web
  
• Nelle newsletter
  
• Nelle bacheche e schermi informativi 
  
• In occasione di riunioni, eventi e sessioni di formazione 
  
• Nei video informativi o nei manuali dell’organizzazione

Non dimenticare di dare seguito ai casi dei whistleblower

I whistleblower che raramente (o mai) ricevono aggiornamenti sui risultati di una segnalazione o sulle misure adottate, possono naturalmente pensare che presentare una segnalazione non faccia alcuna differenza. Per vari motivi (ad esempio, legali), non è sempre possibile condividere l’indagine nei dettagli. Condividendo informazioni selezionate con i dipendenti, è però possibile aumentare la fiducia nel sistema di segnalazione.  

Un modo efficace per tenere informati i dipendenti sui casi di segnalazione e sulle misure adottate in relazione ad essi è quello di pubblicare regolarmente statistiche, infografiche, rapporti anonimizzati e così via.  

Se avete scelto un sistema whistleblowing esterno come Whistlelink, potete facilmente recuperare rapporti statistici anonimizzati dal sistema. La politica whistleblowing dell’organizzazione può anche indicare dove è possibile accedere a questi rapporti.  

Fino a un terzo delle organizzazioni presenti nell’elenco delle aziende più etiche del mondo (World’s Most Ethical Companies – Etisphere, 2020) dichiara di condividere con i propri dipendenti le informazioni sui casi whistleblowing. Queste informazioni possono includere il numero di casi, il tipo di cattiva condotta menzionata nella segnalazione e i risultati generali delle indagini sulle segnalazioni dei whistleblower.  

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017 .

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