Checklist: Come scegliere il miglior sistema whistleblowing

La Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower stabilisce che tutte le aziende con più di 50 dipendenti devono implementare canali sicuri per le segnalazioni interne. La Direttiva UE non specifica esattamente come questi canali debbano essere progettati. Nel recepire la direttiva nella legislazione nazionale, gli stati membri possono dare la propria interpretazione della legge. L’UE, tuttavia, delinea diversi requisiti che devono essere soddisfatti.

Per questo motivo, molte organizzazioni scelgono di implementare una soluzione whistleblowing di un fornitore esterno. Si tratta di un modo conveniente per soddisfare i requisiti della Direttiva UE sul whistleblowing e delle leggi nazionali in materia.

La domanda principale è, ovviamente, come scegliere un sistema whistleblowing affidabile e adatto alla vostra organizzazione?

Ci sono molti vantaggi nella scelta di un sistema di segnalazione esterno

Sfortunatamente, non è garantito che tutti i sistemi soddisfino i requisiti della Direttiva UE sul whistleblowing. Puoi leggere di più su cosa considerare quando si sceglie un sistema di segnalazione qui. L’utilizzo di un servizio whistleblowing esterno presenta diversi vantaggi, tra cui:

• Risparmiare sulle risorse ed essere operativi in pochissimo tempo. Una soluzione whistleblowing sotto forma di servizio SaaS è immediatamente pronta all’uso. 
• Un sistema whistleblowing digitale è accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da qualsiasi luogo. Potete creare facilmente la vostra pagina web dove tutti i dipendenti possono inviare una segnalazione. 
• Tutte le informazioni relative al segnalante sono riservate. Nessuno all’interno dell’organizzazione ha accesso a informazioni che possano identificare il segnalante.
• Con un sistema whistleblowing esterno, l’organizzazione darà un segnale di trasparenza, affidabilità e approccio etico.

In questo articolo vi forniremo importanti suggerimenti su ulteriori elementi da considerare prima di scegliere e implementare un sistema whistleblowing nella vostra organizzazione. 

Seguite la nostra checklist per scegliere il miglior sistema whistleblowing: 

Scoprite se il sistema whistleblowing che intendete scegliere è in grado di offrire le funzioni che vi stanno a cuore e prestate particolare attenzione alle soluzioni tecniche relative al processo di segnalazione! 

✔ Facilità d’uso

Assicuratevi che il servizio whistleblowing e i canali di segnalazione interni siano intuitivi e facili da usare. Questo aumenta la possibilità che i potenziali segnalanti li utilizzino invece di segnalare all’esterno (ad esempio ai media). Il sistema whistleblowing scelto deve essere facile da usare anche per le persone che riceveranno e gestiranno i casi. 

✔ Canali

Scegliete un fornitore che possa offrire diversi metodi di segnalazione. La Direttiva UE sottolinea che deve essere possibile effettuare le segnalazioni sia per iscritto che oralmente.

✔ Allegati

Il segnalante può caricare diversi tipi di allegati (immagini, messaggi, registrazioni video/audio) durante la presentazione della segnalazione o quando risponde alle domande di follow-up? 

✔ Comunicazione bidirezionale

Esiste la possibilità di una comunicazione bidirezionale sicura e anonima con il whistleblower? Ciò è necessario per ottenere risposte a ulteriori domande, ma anche per confermare che la segnalazione è stata ricevuta. È inoltre indispensabile in quanto la direttiva prevede l’obbligo di fornire un feedback ai segnalanti entro il periodo di tre mesi. 

✔ Gestione delle segnalazioni 

Esaminate il processo di ricezione e gestione dei casi whistleblowing. È possibile inoltrare facilmente il caso alla persona o al reparto giusto? È possibile fornire un accesso limitato a ruoli specifici per singoli casi, ad esempio per ottenere la consulenza di esperti? 

✔ Gestione del caso

Scegliere una soluzione whistleblowing in grado di gestire tutti gli aspetti, dalla ricezione delle segnalazioni alla comunicazione con il segnalante, fino alla gestione della documentazione dell’indagine, all’interno dello stesso sistema, è una scelta saggia. Facilita le indagini e migliora la sicurezza. 

✔ Riservatezza

Come vengono gestite le informazioni del segnalante nel sistema? Questo vale sia per le informazioni contenute nel caso whistleblowing che per i metadati (ad esempio gli indirizzi IP). Il sistema offre al segnalante la possibilità di rimanere anonimo durante l’intero processo? 

✔ Feedback

Quali possibilità offre il sistema whistleblowing per il feedback ad un segnalante anonimo? È possibile seguire facilmente il caso e ricevere notifiche entro i tempi stabiliti? Il sistema può esaminare e visualizzare i risultati e le statistiche dei casi whistleblowing? 

✔ Disponibilità

Il sistema whistleblowing è facilmente accessibile a tutti? Questo vale non solo per i dipendenti, ma anche per altri gruppi coperti dalla tutela dei whistleblower. È possibile accedere ai canali di segnalazione 24 ore su 24, da diversi tipi di dispositivi? 

✔ Servizi aggiuntivi

Valutate se avete bisogno di servizi aggiuntivi. Ad esempio, la gestione dei casi o l’assistenza nelle indagini sui casi whistleblowing. 

✔ Progettazione 

Il sistema può essere adattato alla vostra organizzazione e al vostro brand? È possibile modificare il design di moduli e rapporti? 

✔ GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati)

Scegliete un servizio whistleblowing che possa garantire che tutte le informazioni siano archiviate su server all’interno dell’UE/SEE. Dopo la sentenza Schrems II, non è più possibile utilizzare l’accordo Privacy Shield tra gli Stati Uniti e l’UE per trasferire i dati personali in un paese terzo. 

✔ Sicurezza dei dati 

Verificate attentamente le misure adottate per ridurre al minimo i rischi di violazione dei dati e di fuga di informazioni. Ad esempio, l’autenticazione a due fattori per gli utenti, la crittografia dei dati, il controllo degli accessi e la protezione da attacchi esterni. Con quale frequenza viene effettuato il backup del sistema e dove vengono conservati i backup? 

✔ Lingue

Se all’interno della vostra organizzazione si parlano più lingue, scegliete un sistema whistleblowing che supporti il multilinguismo. Se riuscite a far sentire gli utilizzatori sicuri offrendo la loro lingua, ci saranno anche maggiori possibilità che vogliano utilizzare il sistema. 

✔ Referenze 

Non dimenticate di chiedere le referenze da parte di altri clienti! Quanta esperienza ha il fornitore di soluzioni whistleblowing e da quanto tempo è nel settore? 

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