Check list per la gestione delle segnalazioni whistleblowing

Quando si gestiscono le segnalazioni whistleblowing, le organizzazioni devono affrontare il processo con la massima cura e attenzione ai dettagli. Una gestione errata di queste segnalazioni può avere gravi conseguenze, tra cui ripercussioni legali e danni alla reputazione dell’organizzazione. Per garantire una gestione corretta ed efficace delle segnalazioni whistleblowing, ecco le considerazioni chiave da tenere a mente :

Assicurarsi che:

• L’azienda o l’organizzazione abbiano stabilito canali ufficiali di segnalazione (sia orali che scritti) che tutti i dipendenti conoscano e sappiano utilizzare.
  
  
• Le soluzioni siano sicure, anonime e facilmente accessibili.
  
  
• La politica dell’organizzazione in materia di whistleblowing è facilmente accessibile. Inoltre, verificate che tutti i dipendenti conoscano la politica e la procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing all’interno dell’organizzazione.
  

Nella gestione delle segnalazioni whistleblowing, ricordare di:

• Trattare sempre il segnalante con rispetto. La presentazione di una segnalazione whistleblowing può essere impegnativa per un dipendente leale e stimato, quindi esprimete apprezzamento per la sua decisione di sostenere l’integrità.
  
  
• Affrontare la segnalazione del whistleblower in modo obiettivo. Astenetevi dal formare preconcetti e cercate di distinguere tra fatti e opinioni.
  
  
• Se la denuncia avviene oralmente o durante un incontro di persona, lasciate che il segnalante parli senza interruzioni. Se necessario, potete chiedere chiarimenti, ma concentratevi sull’ascolto senza giudicare e prendete appunti accurati.
  
  
• Non tutte le denunce costituiscono un caso whistleblowing. Valutate se la questione è appropriata per il canale whistleblowing o se si tratta di una lamentela personale che deve essere affrontata dall’ufficio risorse umane dell’azienda.
  
  
• Se la segnalazione richiede ulteriori indagini, assegnatela alla persona o al reparto appropriato e assegnate di conseguenza risorse e competenze.
  
  
• Ricordate al gestore di fornire un feedback sull’indagine al segnalante entro tre mesi. Discutete il tipo di feedback che è possibile ottenere.
  
  
• Se l’indagine non conferma la segnalazione del whistleblower, si può pensare di condividere l’esito con il segnalante per facilitare l’accettazione del risultato.
  

Informare il segnalante che:

• La sua identità sarà mantenuta riservata, anche se in alcuni casi la divulgazione della sua identità è obbligatoria per legge.
  
  
• Ha il diritto di rivolgersi a un consulente legale indipendente, ad esempio agli esperti interni dell’azienda o al proprio sindacato, se ne fa parte.
  
  
• Ha il diritto di essere informato sull’esito dell’indagine. In conformità alle leggi sul whistleblowing, il feedback deve essere fornito entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione. Tuttavia, si noti che non tutte le informazioni possono essere condivise per motivi validi (ad esempio, informazioni sensibili o dati di terzi).
  
  
• Se il whistleblower subisce una qualsiasi forma di ritorsione all’interno dell’organizzazione, deve essere incoraggiato a segnalarla tempestivamente.
  

Nella gestione delle segnalazioni whistleblowing, evitare:

• Ritorsioni nei confronti dei dipendenti che hanno scelto di presentare una segnalazione whistleblowing. Lo scopo principale della direttiva UE sul whistleblowing è quello di fornire una maggiore protezione ai segnalanti contro le ritorsioni del datore di lavoro. Le leggi nazionali sui whistleblower prevedono disposizioni per il risarcimento dei danni contro i datori di lavoro che violano tale direttiva.
  
  
• Di nascondere o eliminare le prove di una cattiva condotta, di un comportamento inaccettabile o di altri problemi emersi nelle segnalazioni del whistleblowing. Ignorare un segnalante è illegale e tali azioni possono danneggiare gravemente la reputazione dell’azienda.
  
  
• di reagire negativamente alle preoccupazioni in materia di salute e sicurezza, anche se si ritiene che la segnalazione sia infondata. È essenziale che i dipendenti abbiano fiducia che la loro salute e sicurezza siano prese sul serio.
  
  

In conclusione, la gestione delle segnalazioni dei whistleblower richiede un delicato equilibrio tra trasparenza, riservatezza e diligenza. Le organizzazioni devono dare priorità alla creazione di canali sicuri per le segnalazioni e garantire che le loro politiche sul whistleblowing siano note e accessibili a tutti i dipendenti. È fondamentale trattare i segnalanti con rispetto, obiettività e riservatezza durante l’intero processo. Indagare tempestivamente sulle segnalazioni, fornire un riscontro in tempi ragionevoli e tutelare i whistleblower da eventuali ritorsioni sono passi essenziali per promuovere una cultura di integrità e responsabilità all’interno di un’organizzazione.

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