Alcuni consigli su come gestire le segnalazioni

Articolo di Błażej Wągiel – avvocato, fondatore di IPSO Legal – partner di Whistlelink

Affinché la vostra organizzazione possa raggiungere gli obiettivi e le finalità della direttiva europea sul whistleblowing, dovete essere consapevoli che le nuove procedure non possono essere scritte e messe da parte. Il sistema di protezione del segnalante implementato deve essere aggiornato sulla base dell’esperienza derivante dalle indagini successive e adattato ai cambiamenti che avvengono in azienda. Solo in questo modo le organizzazioni potranno gestire le segnalazioni in conformità alla CSR (Responsabilità sociale d’impresa) e a Speak Up.

Gestire le segnalazioni e la protezione dei segnalanti

Iniziamo col definire cosa sia un sistema di gestione. Secondo gli standard ISO si tratta di: “un insieme di elementi interconnessi o interagenti di un’organizzazione per stabilire politiche e obiettivi, e processi per raggiungere tali obiettivi”. Il sistema di gestione può riferirsi a una singola categoria o a più categorie. Il sistema di gestione dei whistleblower si riferisce quindi agli elementi interrelati delle politiche e delle procedure stabilite per affrontare efficacemente la protezione dei whistleblower (e più specificamente il whistleblowing) in un’organizzazione.

Si presume che il sistema di gestione dei whistleblower consista di quattro fasi:

1. accettazione della domanda
2. valutazione della domanda
3. procedimento esplicativo
4. completamento della domanda

Un sistema costruito in questo modo è essenziale per creare fiducia nell’organizzazione e nel suo impegno verso la responsabilità sociale. Un sistema di questo tipo non solo dimostra l’impegno della direzione a prevenire e rispondere alle azioni inappropriate, ma incoraggia anche gli informatori a segnalare le violazioni. Di conseguenza, contribuisce a prevenire trattamenti sfavorevoli e vittimizzazioni, oltre a favorire la creazione di una cultura della trasparenza e della responsabilità.

Fase 1 – Ricezione della dichiarazione

L’organizzazione deve essere consapevole di dover offrire diversi canali di segnalazione. È importante sapere che ognuno di noi è diverso e che alcune persone parlano ad alta voce di comportamenti inappropriati senza timore, mentre altre non vogliono rivelare la propria identità per paura di ritorsioni.

Il compito dei dirigenti è quello di consentire una selezione appropriata dei canali di segnalazione, che aiutino tutte le persone coinvolte a comunicare liberamente all’interno del sistema per gestire le segnalazioni. Ciò garantirà un livello adeguato di riservatezza e anonimato.

Segnalazione confidenziale e segnalazione anonima

Segnalazione confidenziale significa che la persona che riceve la segnalazione conoscerà l’identità del segnalante, ma non la rivelerà a nessun altro senza il suo consenso, a meno che non vi sia un obbligo legale prevalente in tal senso.

Con la segnalazione anonima, il whistleblower non deve fornire i propri dati identificativi quando segnala una condotta non etica. Pertanto, nessuno, nemmeno la persona che riceve la segnalazione, saprà chi ha segnalato le irregolarità.

I canali di segnalazione messi a disposizione dalle organizzazioni dovrebbero formare un unico ecosistema. È essenziale che questi canali lavorino insieme. Questa interconnessione si riflette in un efficace sistema per gestire le segnalazioni.

L’obbligo di ricevere segnalazioni è talvolta imposto alle persone all’interno dell’organizzazione. I dipendenti possono segnalare le irregolarità al proprio supervisore, allo specialista della compliance, all’ufficio legale o ad altra persona designata. Questa soluzione funziona solo se i dipendenti hanno piena fiducia in queste persone e sanno che non saranno esposti a ritorsioni. Questo può essere fatto per lettera, telefono, e-mail e anche oralmente con una “politica della porta aperta”.

E se l’organizzazione non riesce a fornire questo tipo di conforto ai propri dipendenti? In tal caso, l’organizzazione può rivolgersi a un ente esterno specializzato, come IPSO LEGAL. Uno studio legale che fornisce un livello di qualità adeguato nel gestire le segnalazioni e collabora con Whistlelink per offrire un canale di segnalazione pienamente conforme alla direttiva UE.

Politica di whistleblowing – tabella di marcia per i manager

La nostra esperienza dimostra che molte organizzazioni, nonostante l’entrata in vigore della direttiva, non dispongono ancora di politiche e processi che consentano ai dirigenti di registrare le segnalazioni ricevute. Certo, molti stanno ancora aspettando la sua attuazione nei singoli Stati membri, ma stiamo parlando dell’approccio aziendale alla politica di CSR per il quale questo “ostacolo” non dovrebbe esistere.

Di conseguenza, anche se le relazioni vengono effettuate, non sono registrate e catalogate da nessuna parte. Questo può a sua volta portare a non indagare sulle relazioni o a distorcere e rendere inutili le statistiche sul numero di relazioni (o piuttosto sulla loro mancanza) e sulla loro tipologia.

Fase 2 – Valutazione della domanda

La seconda fase del sistema di gestione dei whistleblower è la valutazione delle segnalazioni.

L’organizzazione dovrebbe stabilire adeguate procedure funzionali e oggettive per consentire una valutazione iniziale delle segnalazioni. Lo scopo della valutazione preliminare dovrebbe essere quello di determinare:

• il tipo di violazione
• la completezza delle informazioni
• quale rischio rappresenta la violazione per l’organizzazione,
• il livello di priorità della notifica
• quali precauzioni adottare per prevenire gli effetti delle violazioni segnalate,
• a chi assegnare il caso.

Ma non è tutto Dopo la valutazione iniziale, dovrebbe essere condotta una valutazione più approfondita, per rispondere a domande quali:

• le affermazioni del whistleblower sono credibili e verificabili?
• le informazioni a disposizione consentono di avviare un’indagine?
• le irregolarità sono segnalate per la prima volta o sono state segnalate in precedenza?
• se e come è necessario assicurare le prove?
• la questione deve essere segnalata alle autorità competenti?
• C’è il rischio che la relazione venga divulgata ai media e, in tal caso, che influisca sulla reputazione dell’organizzazione, del management o di altre persone ad essa associate?

Le risposte a queste domande porteranno (a seconda dei casi) all’adozione di misure adeguate, ad esempio coinvolgendo altri dipartimenti o enti esterni nel caso del whistleblower, raccogliendo ulteriori informazioni, garantendo la protezione del whistleblower contro le ritorsioni, deferendo il caso alle autorità competenti o utilizzando misure preventive contro il trasgressore.

Fase 3 – Indagine

Passiamo ora all’importante terza fase: l’indagine. Senza di essa, il sistema di gestione non sarà in grado di funzionare in modo efficiente, vale a dire di condurre procedimenti esplicativi.

Non c’è niente di peggio, per un’organizzazione che promuove una cultura dello speak up e attua i principi della CSR, di un’indagine condotta in modo improprio. Le conseguenze possono essere un danno alla reputazione dell’azienda e possono anche causare gravi danni alle persone. Pertanto, le procedure in base alle quali viene condotta l’indagine devono prevedere un approccio coerente e garantire sempre la tutela di tutte le persone coinvolte.

D’altra parte, procedimenti esplicativi lunghi mesi erodono la fiducia nell’organizzazione e possono essere scoraggianti per i whistleblower, che a loro volta possono ricorrere, ad esempio, alla divulgazione pubblica.

Per questi motivi, l’azienda dovrebbe assicurarsi che il processo di indagine sia condotto in modo efficiente e indipendente da un team di esperti adeguatamente qualificato. L’esperienza dimostra che spesso le organizzazioni affidano le indagini ai direttori o ai responsabili dei reparti in cui si è verificata la violazione. Nella maggior parte dei casi, questi non hanno esperienza nella conduzione di un’indagine o conoscenza delle regole per condurla, il che significa che l’indagine non raggiunge i suoi obiettivi.

Quali linee guida deve seguire l’indagine per gestire le segnalazioni?

Quando si conduce un’indagine a seguito di una segnalazione di un whistleblower, è importante tenere a mente quanto segue:

• determinare la portata dell’indagine,
• pianificare l’intero processo,
• specificare le persone da contattare
• garantire la riservatezza dell’informatore,
• raccogliere informazioni e prove che consentano di risolvere il caso,
• assicurare le prove!
• redigere un rapporto.

Le persone che conducono l’indagine devono, in particolare, ricordare che lo scopo è stabilire cosa è successo e garantire un esame equo e imparziale del caso sia per il whistleblower che per la persona oggetto delle accuse.

Se non avete una persona o un dipartimento interno responsabile delle indagini, prendete in considerazione l’assunzione di una società esterna con esperienza in questo campo. Inoltre, per alcuni tipi di violazioni, l’unità interna potrebbe non essere sufficiente, ma il caso deve essere gestito da un team multidisciplinare.

Fase 4 – Completamento dell’indagine

La fase finale di un efficace sistema di gestione della protezione degli informatori è la chiusura del caso. In questa fase è estremamente importante che la conclusione dell’indagine avvenga il prima possibile.

È facile da dire, ma più difficile da realizzare. Quindi, quando si può chiudere il caso?

Il procedimento esplicativo dovrebbe essere concluso quando le accuse o le affermazioni contenute nella relazione dell’informatore sono state confermate o smentite. I risultati del team investigativo dovrebbero essere inequivocabili e non richiedere ulteriori azioni, oppure il team ha deciso che ulteriori indagini non sono giustificate.

Dopo aver completato la procedura, il team deve redigere un rapporto per la direzione dell’organizzazione, che può includere elementi quali:

• un riepilogo delle azioni eseguite
• conclusioni derivanti dalle azioni condotte
• raccomandazioni per ulteriori azioni (ad esempio, modifiche alle procedure che sono risultate difettose, sanzioni contro le persone interessate dalla segnalazione o altre azioni correttive proposte)
• fornire un feedback al whistleblower.

Un’organizzazione non può mai dare per scontato che anche la migliore indagine eviti una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica. Tuttavia, se ben eseguita, consentirà di individuare e affrontare i problemi dell’organizzazione prima che sfuggano di mano.

Tuttavia, anche se il risultato del procedimento non sarà soddisfacente per il whistleblower e quindi potrebbe essere motivo di divulgazione pubblica, un’indagine ben condotta e documentata vale comunque lo sforzo. Un’indagine approfondita, insieme alle azioni appropriate intraprese all’interno dell’organizzazione, metterà l’organizzazione in una luce migliore e ridurrà al minimo la responsabilità del management.

Informazioni su IPSO Legal

La tutela dei whistleblower è una delle specializzazioni di IPSO Legal. L’offerta dei servizi del nostro studio legale comprende, tra l’altro, servizi completi nell’area del whistleblowing. Ciò include l’identificazione delle minacce e delle aree che richiedono particolare attenzione in termini di conformità, la creazione di procedure efficaci per la segnalazione di irregolarità, la verifica delle notifiche e la conduzione di procedimenti esplicativi.

Inoltre, IPSO Legal offre il servizio di agire come entità esterna responsabile per ricevere e gestire le segnalazioni per conto dei nostri clienti.

Maggiori informazioni sono disponibili sul nostro sito web dedicato: www.ochronasygnalistow.info.

Informazioni sull’autore

Błażej Wągiel – avvocato, fondatore di IPSO Legal, è specializzato in questioni aziendali, compliance e diritto medico e farmaceutico.

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017 .

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