Migliorare la strategia del Vaticano sul whistleblowing: oltre trasparenza e anonimato

La rivoluzione del Vaticano sul whistleblowing

Il Vaticano ha recentemente annunciato l’attuazione di nuove norme in materia di whistleblowing, come parte degli sforzi di Papa Francesco per promuovere la trasparenza finanziaria e combattere la corruzione all’interno della Santa Sede e dello Stato della Città del Vaticano.

In un documento legale rilasciato dall’Ufficio del Revisore Generale, il Vaticano ha sottolineato l’importanza del whistleblowing per facilitare la diffusione della consapevolezza e garantire l’integrità dell’istituzione. Le nuove procedure, in vigore dal 1° febbraio 2024, mirano a rendere più semplice per chiunque, in qualsiasi dipartimento, la segnalazione di illeciti sospetti, soprattutto di natura finanziaria.

Anonimato e responsabilità nelle regole del Vaticano sul whistleblowing

Tuttavia, c’è un aspetto interessante nella soluzione del Vaticano per il whistleblowing: le segnalazioni anonime non avranno un seguito. Sebbene ciò possa sembrare controintuitivo, il Vaticano ritiene che la trasparenza e la responsabilità possano essere raggiunte solo attraverso un sistema che promuova sia la riservatezza che la responsabilità. Il revisore manterrà riservati i nomi dei segnalanti, tranne in casi particolari in cui sia necessario informare le autorità giudiziarie.

Chiarendo l’ambito delle segnalazioni ammissibili e di quelle escluse, il Vaticano intende incoraggiare le segnalazioni serie che riguardano reati significativi, piuttosto che le piccole lamentele su direttori o colleghi.

Ma perché non è consentito l’anonimato? Il Vaticano riconosce che una cultura della fiducia sia essenziale per un whistleblowing efficace. Richiedendo alle persone di identificarsi quando lasciano una segnalazione, il Vaticano assicura che le preoccupazioni vengano affrontate e che vengano intraprese azioni adeguate. In questo modo si evita anche l’uso improprio del sistema per vendette personali.

Perché una soluzione via e-mail non è adatta al whistleblowing

L’approccio del Vaticano solleva una domanda importante: può essere sufficiente una soluzione di posta elettronica interna per il whistleblowing? La risposta breve è no, ed ecco perché:

1. In primo luogo, la sicurezza e la protezione dei dati sono fondamentali quando si gestiscono le segnalazioni whistleblowing. L’e-mail non è una forma di comunicazione sicura e le parti non autorizzate possono facilmente accedere e alterare il contenuto delle e-mail. L’identità del segnalante e l’integrità dei dati sono a rischio senza adeguate misure di crittografia e archiviazione.
   
   
2. In secondo luogo, la conformità alle leggi in materia di whistleblowing, come la direttiva UE sul whistleblowing, richiede alle organizzazioni di rispettare tempistiche specifiche per la gestione dei casi e di documentare tutte le attività relative al whistleblowing. Le soluzioni di posta elettronica non dispongono delle funzionalità di supervisione e tracciamento necessarie per garantire la conformità, rendendo difficile il rispetto dei requisiti legali.
   
   
3. In terzo luogo, una soluzione e-mail non crea una cultura di fiducia all’interno dell’organizzazione. Senza un sistema whistleblowing dedicato, non c’è alcuna garanzia che le preoccupazioni sollevate tramite e-mail vengano lette o analizzate. Investendo in una soluzione sicura, le organizzazioni dimostrano il loro impegno a prendere sul serio il whistleblowing e incoraggiano i dipendenti a farsi avanti con le loro preoccupazioni.
   
   
4. La riservatezza e l’anonimato sono fondamentali per incoraggiare i whistleblower a segnalare comportamenti scorretti senza timore di ritorsioni. Le soluzioni di posta elettronica rendono difficile mantenere la riservatezza o anonimato e possono richiedere ai segnalanti di creare nuovi account di posta elettronica, potenzialmente collegati alla loro identità. Ciò mina la sicurezza e la protezione che un sistema whistleblowing adeguato può fornire senza sforzi.
   

Parlare o scrivere? Soluzioni per le segnalazioni orali

Infine, oltre alle segnalazioni scritte, anche le segnalazioni orali possono fornire un’alternativa preziosa per i whistleblower, in quanto consente loro di fornire informazioni e prove attraverso la comunicazione orale. Questo può essere particolarmente utile per chi non si sente a proprio agio o non è in grado di scrivere rapporti dettagliati. Sebbene le nuove procedure del Vaticano per il whistleblowing consentano la segnalazione orale attraverso incontri di persona o videoconferenze, è importante riconoscere i limiti di questo approccio. Offrire solo incontri fdi persona come metodo primario di segnalazione orale può creare barriere per i whistleblower, in quanto potrebbero non sentirsi al sicuro nel rivelare le loro preoccupazioni di persona. Questo può dissuadere le persone dal farsi avanti con informazioni importanti, ostacolando in ultima analisi l’efficacia del sistema whistleblowing.

Esplorare le alternative: i vantaggi delle soluzioni digitali per il whistleblowing

Considerando questi inconvenienti, vale la pena esplorare le alternative alle soluzioni whistleblowing basate sulla posta elettronica. I sistemi whistleblowing digitali, come Whistlelink, offrono una comunicazione bidirezionale sicura e anonima, aiutano a garantire la conformità e infondono fiducia nei dipendenti.

Per garantire ulteriormente il completo anonimato e proteggere l’identità dei segnalanti, Whistlelink ha introdotto la funzione di alterazione vocale nei messaggi orali di Whistlelink. Questa funzione distorce la voce del segnalante, fornendo un ulteriore livello di protezione e garantendo che possa segnalare una cattiva condotta senza timore di ritorsioni. Con Whistlelink, l’organizzazione è in grado di fornire uno spazio sicuro ai whistleblower per segnalare le irregolarità e affrontare i potenziali rischi all’interno dell’organizzazione prima che si trasformino in problemi più gravi.

In sintesi, l’impegno del Vaticano per la trasparenza, la responsabilità e la fiducia nella sua soluzione whistleblowing è lodevole, anche considerando la sua attuale posizione sulle segnalazioni anonime. Tuttavia, abbracciando un sistema whistleblowing digitale, il Vaticano può elevare ulteriormente i suoi sforzi di denuncia, rafforzando il suo impegno verso la trasparenza finanziaria e la lotta alla corruzione.

Quindi, caro Papa, forse è arrivato il momento di prendere in considerazione una soluzione completa, sicura e completamente riservata come Whistlelink per portare i vostri sforzi nel whistleblowing al livello successivo!