Creare un canale whistleblowing conforme al GDPR

Facilitare, implementare e gestire i canali whistleblowing che ricevono segnalazioni su corruzione, frodi e altri tipi di pratiche aziendali è importante e garantirà un ambiente di lavoro migliore. Tuttavia, il canale whistleblowing in tutte le organizzazioni deve essere conforme al GDPR.

Canali whistleblowing e GDPR

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) disciplina la protezione delle persone in relazione al trattamento e al trasferimento dei dati personali. Questo regolamento ha un ambito di applicazione europeo. È necessario allineare le informazioni del caso whistleblowing con il GDPR, in quanto il whistleblowing spesso riguarda dati sensibili. Il canale whistleblowing dell’organizzazione deve essere un luogo conforme al GDPR, sicuro sia per i segnalanti che per i dati. La normativa si applica a tutti i dati personali, compresi quelli del segnalante e del segnalato, che vengono trattati nell’ambito del canale whistleblowing.

Informazioni e trattamento dei dati personali

I dati forniti attraverso qualsiasi canale whistleblowing sono solitamente di natura sensibile e riservata. Sia i whistleblower che le entità o gli individui che sono oggetto di una denuncia devono essere sempre informati su come i loro dati vengono trattati, gestiti e conservati. È inoltre obbligatorio informare gli stakeholder in merito all’implementazione del canale di segnalazione e alle modalità di ricezione e gestione di ciascuna segnalazione.

Il periodo massimo per informare gli interessati è compreso tra uno e tre mesi. Questo vale per entrambe le parti, indipendentemente dal fatto che le informazioni provengano da una fonte anonima o che siano stati forniti i dati del segnalante.

Segnalazione riservata o anonima

Le segnalazioni anonime sono talvolta scoraggiate. In effetti, il Garante Europeo della Protezione dei Dati (GEPD) ha già sconsigliato l’anonimato. Il ragionamento è che conoscere la fonte delle informazioni aiuta a proteggere il segnalante e facilita le indagini sul caso.

Tuttavia, la segnalazione anonima (resa possibile, ad esempio, da una soluzione di whistleblowing digitale) offre un grado di protezione ancora maggiore per il segnalante, che altrimenti potrebbe subire ritorsioni o conseguenze negative per aver parlato. La segnalazione anonima consente al whistleblower di non essere identificato, nemmeno dal destinatario della segnalazione, il che garantisce l’integrità delle informazioni condivise.

Va da sé che tutte le informazioni fornite in un caso whistleblowing sono riservate, indipendentemente dal fatto che la loro provenienza sia nota o che la fonte sia anonima.

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017 .

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