Perché una soluzione e-mail per il whistleblowing non è sufficiente

Quando si cerca di implementare un servizio whistleblowing, si può essere tentati di utilizzare una soluzione semplice, economica e rapida come l’impostazione di un indirizzo di posta elettronica interno per le segnalazioni di irregolarità. Tuttavia, questo potrebbe essere un grave errore e avere serie conseguenze per la vostra organizzazione e per i vostri dipendenti. In questo articolo elencheremo quattro motivi per cui non dovreste utilizzare l’e-mail come canale interno per le segnalazioni dei whistleblower.

1. Sicurezza e protezione dei dati
2. Rispetto della legge sui segnalanti
3. Creazione di una cultura della fiducia
4. Riservatezza e anonimato
   

“In ogni caso, non riceviamo mai segnalazioni whistleblowing”

È importante disporre di una soluzione per il whistleblowing, anche se inizialmente non si ricevono segnalazioni, per diversi motivi:

1. Incoraggiare una cultura dell’integrità: l’esistenza di una soluzione per il whistleblowing dimostra che l’organizzazione è impegnata in una condotta etica ed è disposta ad ascoltare le preoccupazioni sollevate dai dipendenti.
   
2. Individuare gli illeciti: una soluzione di whistleblowing può aiutare a individuare gli illeciti che potrebbero non essere stati identificati con altri mezzi. Questo può aiutare a prevenire danni alla reputazione dell’organizzazione o perdite finanziarie.
   
3. Conformarsi alla legislazione: la direttiva UE sul whistleblowing impone a tutte le organizzazioni europee con più di 250 dipendenti di dotarsi di canali interni di segnalazione. Anche la scadenza per i piccoli datori di lavoro si sta avvicinando rapidamente. La mancata implementazione di una soluzione whistleblowing sicura può comportare conseguenze legali.
   
4. Migliorare la gestione del rischio: una soluzione whistleblowing può aiutare a identificare e affrontare i rischi potenziali all’interno dell’organizzazione. Incoraggiando i dipendenti a segnalare le loro preoccupazioni, l’organizzazione può affrontare in modo proattivo i potenziali problemi prima che si trasformino in situazioni più gravi.
   

“Ma abbiamo una soluzione di posta elettronica per il whistleblowing e per noi è sufficiente”

Ecco quattro ragioni da tenere a mente per capire perché una soluzione whistleblowing via e-mail non è sufficiente per le segnalazioni di irregolarità.

1. Sicurezza e protezione dei dati

Anche se una soluzione di posta elettronica per il whistleblowing potrebbe essere adeguata da un punto di vista strettamente legale, è giusto dire che è tutt’altro che accettabile dal punto di vista della sicurezza.

• La posta elettronica non è una forma di comunicazione sicura e i dati contenuti nelle e-mail non sono criptati. Non solo le e-mail possono essere lette da altri, ma anche il loro contenuto può essere modificato.  
  
• Le parti non autorizzate, ad esempio il reparto IT, possono accedere facilmente a tutte le informazioni. Ciò significa che l’integrità dei dati e la riservatezza dell’identità del whistleblower sono a rischio.
  
• I documenti inviati via e-mail relativi al caso whistleblowing non sono archiviati in modo sicuro in centri dati ad alta sicurezza, il che significa che non è possibile garantire la conformità al GDPR.
  

2. Conformità alla legge sui segnalanti e alla Direttiva UE

È importante tenere un registro di qualsiasi attività whistleblowing, ma questo può essere difficile quando si utilizza la posta elettronica, poiché è facile cancellare o alterare i messaggi.

La Direttiva UE sul whistleblowing richiede inoltre che le organizzazioni rispettino determinati tempi di gestione delle segnalazioni. Un sistema whistleblowing vi aiuterà a rispettare la legge in quanto:

• Fornisce notifiche di elementi importanti, come la ricezione di una segnalazione o l’approssimarsi delle scadenze per il feedback al whistleblower.
  
• Facilita il rispetto di determinate scadenze (ad esempio, la fornitura di feedback o la cancellazione dei casi).
  
• Tiene traccia di tutta la documentazione relativa a un caso whistleblowing, rendendo l’elaborazione del caso più semplice ed efficiente.
  
• Rende possibile l’esportazione di statistiche.
  
• Garantisce una comunicazione sicura con il segnalante.
  

3. Creazione di fiducia e confidenza con l’organizzazione

Una soluzione di posta elettronica è una scelta sbagliata per il whistleblowing, perché non fornisce la supervisione necessaria a garantire che le preoccupazioni vengano affrontate. Quando si segnala una preoccupazione tramite e-mail, non c’è alcuna garanzia che venga vista o che vengano intraprese azioni appropriate.

Ottenere la fiducia dei potenziali segnalanti è fondamentale per garantire che vengano presentate segnalazioni pertinenti. I dipendenti devono sentirsi al sicuro e devono potersi fidare del sistema e del modo in cui verranno gestite le segnalazioni. Una soluzione whistleblowing in outsourcing:

• Aumenta il livello di fiducia all’interno dell’organizzazione.
  
• Dimostra ai vostri dipendenti che prendete il whistleblowing più seriamente, investendo effettivamente in una soluzione sicura.
  

4. Riservatezza e anonimato

Quando si invia un’e-mail, è possibile risalire al proprio account di posta elettronica, che spesso è collegato al nome e alle informazioni personali. Alcuni studi hanno dimostrato che la possibilità di segnalare una cattiva condotta in modo confidenziale o addirittura anonimo aumenta notevolmente la probabilità che i dipendenti utilizzino la soluzione whistleblowing. Una soluzione di posta elettronica

• Rende più difficile per il segnalante il fatto di dover creare un messaggio di posta elettronica.
  
• Richiede di essere sempre collegati a un’altra e-mail o a un numero di telefono.
  
• Non rende più sicuro il whistleblowing per i vostri dipendenti.
  

Considerare alternative alle soluzioni whistleblowing via e-mail

In generale, l’utilizzo della posta elettronica come soluzione per il whistleblowing può sembrare comodo, ma non è un canale ideale per il whistleblowing a causa della mancanza di riservatezza, dell’insicurezza delle comunicazioni, della sorveglianza limitata e della difficoltà di documentazione. Non vi aiuterà a essere conformi alla legge sui segnalanti, né aiuterà i vostri dipendenti a sentirsi sicuri o a incoraggiarli a rivelare qualsiasi potenziale cattiva condotta in atto nella vostra organizzazione.

A causa degli svantaggi delle soluzioni basate sulla posta elettronica, vale la pena prendere in considerazione l’ implementazione di un sistema di segnalazione digitale. Questo vi fornirà una comunicazione bidirezionale sicura e anonima con il segnalante, vi aiuterà a rispettare le scadenze e renderà più semplice la conformità ai requisiti legali in materia di protezione e sicurezza dei dati.

Un sistema di segnalazione digitale

infonderà inoltre fiducia tra i dipendenti e li incoraggerà a segnalare irregolarità senza timore di ritorsioni. Potrebbe renderli più propensi a parlare internamente, invece di rivolgersi alle autorità o ai media.

• Per ulteriore informazioni su come scegliere un sistema di segnalazione digitale, leggi la nostra lista di controllo.

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