Dovresti premiare un whistleblower?

Guest post di Błażej Wągiel, avvocato e titolare dello studio legale IPSO Legal, Polonia – Dovreste premiare un whistleblower? Qualche parola sui sistemi di incentivazione per le segnalazioni interne.

La terza edizione del progetto di legge polacco sulla protezione dei segnalanti ha introdotto l’obbligo di includere un sistema di incentivi nella procedura di segnalazione interna. In altre parole, un sistema di ricompensa per premiare un whistleblower.

Il sistema di incentivi deve incoraggiare il whistleblower a inviare la sua segnalazione attraverso i canali interni. Di conseguenza, le violazioni o i comportamenti scorretti saranno gestiti all’interno dell’organizzazione e non segnalati all’esterno o resi pubblici. Una nota importante: ogni organizzazione può decidere individualmente quale forma di incentivo utilizzare.

Il compenso finanziario è l’unico incentivo efficace?

Ritenete che un compenso finanziario per chi denuncia sia il modo più efficace per incoraggiare la segnalazione di comportamenti scorretti? Niente di più sbagliato! Se il segnalante teme, ad esempio, ritorsioni o che un’entità interna prenda in considerazione il caso, tali ricompense non lo attireranno.

Va da sé che stabilire un sistema di incentivi efficace è vantaggioso per l’organizzazione. Una segnalazione esterna di illeciti (ai media o alle autorità statali) può avere gravi conseguenze negative sia per l’organizzazione che per il whistleblower stesso.

Purtroppo, questo duplice atteggiamento nei confronti dei whistleblower può far sì che essi debbano affrontare “sottili” azioni di ritorsione, anche quando dispongono di un’adeguata protezione legale. Esempi di tali comportamenti sono l’evitamento da parte dei colleghi, l’aumento del controllo sul lavoro o l’alienazione.

Quindi, la domanda principale è: come dovrebbe un’organizzazione incoraggiare le segnalazioni interne per evitare quelle esterne ed escludere potenziali danni?

Prima di decidere cosa includere come incentivo nella procedura di segnalazione interna, è importante considerare quali linee guida seguire affinché il sistema sia efficace.

La collaborazione con un whistleblower ripaga

Prima di tutto, ha senso dal punto di vista economico segnalare le irregolarità. Ovviamente, i furti o gli sprechi sul posto di lavoro incidono sui costi di gestione dell’azienda. Questi costi possono essere ridotti se i dipendenti segnalano che qualcosa non va.

In secondo luogo, una cultura del whistleblowing può contrastare i fenomeni negativi sul posto di lavoro. Se i dipendenti sanno che i colleghi possono denunciare il loro comportamento, saranno meno propensi a correre il rischio di commetterlo. In sostanza, incoraggiare il whistleblowing può essere il modo migliore per disincentivare i comportamenti non etici.

Personale consapevole

Affinché un sistema di protezione dei segnalanti sia efficace, il personale deve ricevere una formazione adeguata in materia di whistleblowing. Quando formate il vostro personale, dovete concentrarvi sui punti essenziali:

1. Quali comportamenti sono coperti dalla policy whistleblowing (a scopo illustrativo, utilizzare esempi specifici per evitare fraintendimenti)
2. Come devono essere segnalate le irregolarità
3. Quale protezione è prevista per il whistleblower
4. Come si presenta la procedura di notifica

Questi elementi dovrebbero garantire che tutti sappiano cosa fare in caso di violazione.

Contrastare le ritorsioni

Se volete che i dipendenti rivelino eventuali comportamenti scorretti di cui sono testimoni, dovete anche rassicurarli che non saranno ritenuti responsabili. A tal fine, è necessario promuovere una cultura di comunicazione aperta. Tuttavia, questo richiede tempo ed è quindi una buona idea fornire al personale uno strumento di segnalazione anonima. Questo tipo di comunicazione può fare un’enorme differenza per un whistleblower che è disposto a fornire ulteriori dettagli ma teme ritorsioni.

O forse potremmo semplicemente ricompensare il whistleblower pagandolo?

Naturalmente, una soluzione di questo tipo può essere inclusa nella procedura di notifica interna. Tuttavia, ciò solleva alcune questioni pratiche:

• Verranno premiate tutte le segnalazioni o solo quelle più importanti?
• Se vengono premiate solo alcune segnalazioni, come si può distinguere una dall’altra?
• Quante informazioni rilevanti deve divulgare il whistleblower per ricevere il premio?
• Cosa succede se un whistleblower scontento che non è stato premiato decide che la prossima volta non denuncerà la cattiva condotta o, peggio, farà una rivelazione pubblica?
• E infine: l’organizzazione può permettersi di rimanere indifferente alle segnalazioni minori?

La decisione di premiare un whistleblower assicura loro che le loro azioni siano apprezzate e può compensare il rischio di ritorsioni. D’altro canto, un simile sistema di incentivi può aumentare il numero di segnalazioni non verificate.

Pertanto, se decidete di adottare questa misura, dovete definire attentamente le regole per la concessione del premio. È importante stabilire che la ricompensa sarà versata al whistleblower solo dopo che un’indagine avrà verificato la segnalazione e l’avrà ritenuta credibile.

Curiosità: Qui tam

Gli Stati Uniti dispongono di una soluzione specifica che consente ai whistleblower di ottenere significativi benefici finanziari dalle informazioni che segnalano. Il False Claims Act (FCA) consente a qualsiasi individuo (o gruppo di individui) di intentare una cosiddetta causa “qui tam” per conto del governo federale. In questi casi, accusano l’autore della frode nei confronti del governo federale.

La causa qui tam consente al governo federale di recuperare il denaro perso a causa della frode dell’organizzazione imputata, e di premiare un whistleblower finanziariamente se la causa viene vinta (molto vantaggiosamente, tra il 15 e il 30% dell’importo recuperato).

Il nome deriva dal proverbio latino “qui tam pro domino rege quam pro se ipso in hac parte sequitur”, che significa “[colui] che fa causa in questo ambito sia per il re che per se stesso”.

Hai domande sui nuovi obblighi di protezione dei whistleblower in Polonia? Contattaci a office@ipsolegal.pl o mettiti in contatto con l’autore Błażej Wągiel, avvocato presso IPSO Legal – un partner di Whistlelink.

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