Scegliere una soluzione per il tuo canale whistleblowing 

Dopo l’entrata in vigore della Direttiva UE sul whistleblowing il 17 dicembre 2021, le organizzazioni in Europa devono implementare canali di segnalazione delle irregolarità. Ma come si fa a decidere quale sia la soluzione migliore per la propria organizzazione? Ecco alcune cose importanti da tenere a mente quando si sceglie un sistema esterno per il proprio canale whistleblowing. 

Quali sono i requisiti della legge? 

La Direttiva non stabilisce alcun requisito per l’esatta progettazione del canale whistleblowing dell’organizzazione, ad eccezione del fatto che le soluzioni interne devono consentire segnalazioni per iscritto e/o oralmente. Un incontro fisico può anche essere richiesto se l’individuo lo desidera. 

La legge specifica, inoltre, che un’organizzazione deve confermare la ricezione di una segnalazione entro sette giorni e fornire un feedback al whistleblower entro tre mesi. Un’organizzazione deve anche nominare una persona o un dipartimento responsabile per i canali e le relazioni devono essere salvate in modo appropriato. Anche le policy e le procedure di denuncia delle irregolarità dovrebbero essere documentate per iscritto. 

Secondo la legge, i canali devono: 

• Essere sicuri 
• Garantire l’anonimato 
• Essere facilmente accessibili 
• Seguire le linee guida GDPR 

Scegliere una soluzione interna o esterna per il tuo canale whistleblowing 

Un’organizzazione può scegliere di creare i propri canali e processi di reporting. Ma perché vincolare le risorse inutilmente quando sono già pronti sul mercato sistemi di whistleblowing? 

Molte organizzazioni scelgono di utilizzare un sistema esterno di terze parti per il proprio canale di segnalazione. Si tratta di soluzioni SaaS progettate per lo scopo e pronte per l’uso immediatamente. 

Non è garantito che tutti i sistemi soddisfino i requisiti della Direttiva UE sul whistleblowing o le leggi locali sulle segnalazioni di irregolarità. 

Quindi cosa dovresti considerare prima di scegliere un sistema? 

Molti dei sistemi esterni disponibili sul mercato possono sembrare funzionali e conformi, in base a ciò che ti dice sul suo sito Web o in una demo. Tuttavia, devi comunque assicurarti che aiuti effettivamente la tua organizzazione a essere conforme. Altrettanto importante è garantire che il sistema scelto sia di facile utilizzo e facile da implementare e mantenere. 

Quanto è facile inviare una segnalazione? 

Quale obiettivo vuoi raggiungere attivando un sistema di whistleblowing? Se vuoi incoraggiare i dipendenti a segnalare illeciti e creare un ambiente sicuro per farlo, dovresti dare la priorità a un sistema che offra una gamma di funzionalità, nonché una comunicazione bidirezionale anonima con il segnalante. Dovrebbe anche essere una soluzione che puoi personalizzare per la tua organizzazione per renderla immediatamente riconoscibile ai dipendenti. 

Considera anche quanto facile da usare e intuitiva è l’interfaccia e se il sistema funziona su diversi tipi di dispositivi, come PC e dispositivi mobili. Il fornitore del sistema ti aiuta anche con le guide per l’utente e l’assistenza?  

GDPR e sicurezza dei dati 

I dati personali sono protetti solo se il sistema è sicuro. Verifica quali misure vengono adottate per proteggere la tua organizzazione dai rischi. Ad esempio, crittografia dei dati, verifica multifattoriale, controllo degli accessi e delle azioni e protezione dagli attacchi esterni. Mettiti nei panni anche del segnalante: le soluzioni sembrano sicure e credibili? 

La Direttiva UE richiede il rispetto del GDPR, che copre il trattamento dei dati personali e dei dati nel canale di segnalazione. Controlla dove il tuo sistema preferito memorizza materiale sensibile e quali misure di sicurezza adottano. A seguito della sentenza Schrems II, le aziende che trattano dati personali di cittadini europei non possono più utilizzare l’accordo UE-USA Privacy Shield per il trasferimento di dati personali. Scegliendo un sistema che memorizza i dati in Europa (area UE / SEE), eviti questa preoccupazione. 

Gestione delle segnalazioni 

I processi interni dei sistemi di solito differiscono quando si tratta di come raccogliere e gestire le segnalazioni o come inoltrare i casi alla persona assegnata all’interno dell’organizzazione. Esamina l’aspetto del modulo di gestione dei casi nel tuo sistema di segnalazione preferito. Verifica se è possibile fornire un accesso limitato a ruoli specifici per singoli casi. Alcuni sistemi possono offrire maggiore flessibilità e processi personalizzati per la tua organizzazione. 

Servizio di whistleblowing esterno: Soluzioni tecniche 

Diversi sistemi utilizzano varie soluzioni tecniche per il processo di segnalazione e per il software che gestisce i casi. Determina se il sistema offre funzionalità importanti per te e se è facile da usare e sicuro. Valuta se sono presenti funzionalità integrate per una comunicazione bidirezionale sicura e anonima tra il destinatario della segnalazione e il whistleblower. 

Spesso è possibile ottenere un quadro generale migliore del sistema richiedendo una demo.  

Altri servizi 

Alcuni fornitori di soluzioni offrono altri servizi oltre all’effettivo sistema di denuncia delle irregolarità. Ad esempio, un fornitore potrebbe offrire un servizio esterno di gestione dell’assunzione o consulenza sulla gestione dei singoli casi. 

Spesso ha più senso dal punto di vista economico considerare una soluzione più completa che andrà bene a lungo termine. Particolarmente vero se il tuo canale whistleblowing è un primo passo nello sviluppo di un programma più completo di gestione del rischio e della conformità. 

Scegli le giuste soluzioni di segnalazione esterna 

• Come possiamo vedere, c’è molto da considerare quando si sceglie un sistema di segnalazione esterno. 
• I canali di segnalazione devono essere sicuri al 100%. 
• Tutti i dati devono essere archiviati all’interno dell’UE/SEE 
• Dovrebbe essere semplice e diretto da parte di qualcuno accedere al canale e inviare una segnalazione 
• La comunicazione con il segnalante dovrebbe consentire l’anonimato 
• Il sistema dovrebbe facilitare l’inoltro del caso alla persona o alle persone giuste 

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017 .

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