Fattori chiave per far funzionare il tuo sistema di segnalazione 

Con l’introduzione della Direttiva UE sul whistleblowing, le organizzazioni di tutta Europa stanno aggiornando o creando policy whistleblowing e implementando nuovi sistemi di segnalazione. 

La direttiva nasce dall’esigenza di una migliore protezione per coloro che segnalano illeciti e per incoraggiare un maggior numero di persone a farsi avanti e segnalare irregolarità. 

La vera sfida per le organizzazioni è implementare un sistema whistleblowing che funzioni nella pratica. Per raggiungere questo obiettivo, ci deve essere fiducia. In altre parole, un sistema affidabile di whistleblowing dovrebbe essere parte naturale di una cultura aziendale positiva. 

Tre aree su cui concentrarsi per creare un senso di fiducia tra i dipendenti quando si implementa un sistema di segnalazione sono: 

• Consapevolezza 
• Fiducia 
• Risposta 

Diamo uno sguardo più approfondito al motivo per cui questi sono fattori chiave per far funzionare il tuo sistema whistleblowing. 

1. Consapevolezza 

Tutti i dipendenti dovrebbero sapere come identificare un problema e come presentare una segnalazione whistleblowing. 

La Direttiva UE richiede che i dipendenti siano a conoscenza dei diversi canali di segnalazione. Ma nella Open Public Consultation on Whistleblowing (UE, 2017), il 42% degli intervistati ha affermato di non sapere come o dove inviare una segnalazione. 

Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano che possono segnalare illeciti e dove farlo. Fai sapere loro quali sono i diversi canali di segnalazione a loro disposizione e che possono effettuare segnalazioni tramite il canale con cui si sentono a proprio agio. 

È importante dimostrare che l’organizzazione comprenda che l’invio di una segnalazione può essere difficile per un dipendente. Avere discussioni aperte sulla divulgazione delle informazioni e su come verranno gestite può aiutare a dimostrarlo. 

Una volta introdotti i canali di segnalazione, è importante spiegare perché esistono e quali obiettivi speri di raggiungere con il loro utilizzo. Può essere per obiettivi aziendali interni, come “vogliamo conoscere i problemi, in modo da poter fare qualcosa al riguardo”, o fare riferimento a leggi e regolamenti, ad es. “Prendiamo sul serio le leggi sui whistleblower”. 

Inoltre, fai sapere a tutti che l’azienda o l’organizzazione è attenta a seguire la legge, proteggere i propri dipendenti e fare la cosa giusta. 

2. Fiducia 

I dipendenti devono sentirsi al sicuro e avere fiducia nel processo di denuncia delle irregolarità dell’organizzazione. 

Circa l’80% dei dipendenti non denuncia illeciti perché teme le conseguenze legali e finanziarie. 

Essere chiari su come l’organizzazione gestirà le segnalazioni, contribuirà a creare fiducia tra i dipendenti. Evidenziare il fatto che la Direttiva UE sul whistleblowing e la legislazione nazionale servono a proteggere i segnalanti dalle azioni disciplinari. 

La questione più importante quando si tratta di fiducia è la possibilità che un segnalante sia anonimo e che la sua identità rimanga protetta durante tutto il processo. 

Quando implementi un sistema di segnalazione whistleblowing, assicurati che sia sicuro ed evidenzia quali misure sono state adottate per proteggere i dati personali. Verifica, inoltre, se il sistema consente una comunicazione bidirezionale anonima con il segnalante. 

È anche importante creare un processo trasparente in modo che tutti nell’organizzazione sappiano come gestire i report, condurre indagini e quali sono le conseguenze. 

Suggerimento per la lettura > Come incoraggiare i dipendenti a segnalare comportamenti scorretti 

Infine, dovrebbero essere predisposti sistemi di controllo per evitare che un segnalante sia oggetto di ritorsioni. Se si verificasse una ritorsione, dovrebbero essere imposte sanzioni all’autore del reato tale da inviare un messaggio significativo che sottolinei che tale comportamento non è accettabile e che la persona che sceglie di segnalare sarà protetta dal sistema. 

3. Feedback 

Tutte le segnalazioni devono essere esaminate il prima possibile e devono essere prese le misure necessarie. 

Il 30% dei dipendenti sceglie di non denunciare una cattiva condotta perché pensa che non cambi nulla. 

Il modo in cui un’organizzazione gestisce i report è fondamentale per il buon funzionamento del sistema. I dipendenti devono sapere che una segnalazione riceva una risposta tempestiva e che verranno presi provvedimenti. 

La direttiva dell’UE sul whistleblowing specifica che un segnalante deve ricevere la conferma della ricezione della segnalazione entro sette giorni e il feedback deve essere fornito entro tre mesi. 

Particolare enfasi deve essere posta sulla garanzia che nessuno sia soggetto a ritorsioni. Ciò non si applica solo al whistleblower, ma anche ai testimoni o ad altre persone coinvolte nell’indagine. Assicurati che tutte le persone coinvolte nella segnalazione siano protette dall’anonimato. 

La risposta riguarda anche l’adattamento e il miglioramento continuo del sistema di segnalazione. È importante valutare quanto sia efficace il sistema e individuare le tendenze su cui il management può agire. Non è il numero di segnalazioni di irregolarità ad essere importante, ma le deviazioni dalla norma. 

Un sistema di segnalazione sicuro e affidabile 

Ricorda che un buon sistema di whistleblowing protegge sia i dipendenti che l’organizzazione. L’acquisizione di comportamenti scorretti attraverso un canale di segnalazione sicuro, di cui i dipendenti conoscono e a cui si fidano, consente alle organizzazioni di indagare sulle segnalazioni in modo sicuro e strutturato. 

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