Vous devez désigner une personne ou un service compétent pour recevoir et traiter les alertes. Vous pouvez mettre à jour les propriétaires et les autres utilisateurs à tout moment.
Nous recommandons qu’il y ait au moins deux propriétaires désignés afin de maintenir la confiance dans votre organisation. Par exemple, si un propriétaire désigné travaille seul et fait partie de l’alerte qu’il reçoit, cela peut entraîner une méfiance quant à la manière dont l’information est traitée.
Au moment de choisir les propriétaires désignés, il convient de déterminer si vous ferez appel à des ressources internes ou à une tierce partie. Un tiers, tel que le cabinet d’avocats ou d’audit d’une entreprise, contribue à préserver l’indépendance de l’entreprise.
Dans la plupart des pays européens, vous devez disposer d’un processus documenté et d’une description de routine de votre fonction de lancement d’alerte. Il est courant de mettre en place une politique de lancement d’alerte. Normalement, une politique de lancement d’alerte contient des informations sur les points suivants ;
Lorsque vos canaux et routines de signalement sont en place, vous devez vous assurer qu’ils sont faciles à trouver. Non seulement pour les employés, mais aussi pour les autres personnes concernées, telles que les contractants à court terme, les candidats à un emploi, les bénévoles, les actionnaires, etc. La publication d’informations sur votre intranet n’est généralement pas suffisante.
Il est bon d’avoir une idée de la manière d’évaluer les alertes entrantes. Les propriétaires et les utilisateurs désignés du système doivent bien entendu être au courant de la législation et comprendre clairement les différentes responsabilités. Pour les grandes organisations, il peut être recommandé de documenter le processus.
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