Suivez notre guide ci-dessous ou regardez notre vidéo d’accueil qui vous montrera comment configurer Whistlelink et comment gérer les alertes entrantes.
Une fois que vous avez désigné les personnes chargées de gérer les dossiers entrants, vous devez les inviter à utiliser Whistlelink. Le système comporte quatre rôles d’utilisateur différents : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire de cas et Lecteur. Ci-dessous
Vous invitez et gérez les utilisateurs dans la section Gestion des utilisateurs, qui se trouve dans le menu principal. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs. Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel utilisateur et remplissez les informations nécessaires dans la fenêtre contextuelle. Pour augmenter la sécurité, veillez à activer l’authentification à deux facteurs.
La page d’alerte est livrée avec un texte standard, mais vous avez la possibilité de le personnaliser. Décidez de ce que vous voulez communiquer, puis remplacez simplement le texte. Si vous avez plus d’une langue, répétez le processus pour chaque langue.
Exemples de ce qui pourrait être ajouté à la page d’accueil
Allez sur l’onglet Site de lancement d’alerte à partir du menu principal, cliquez sur Page de démarrage. Survolez le texte que vous souhaitez modifier, cliquez sur l’icône d’édition et commencez à faire vos modifications dans la fenêtre contextuelle. Pour ajouter un nouveau bloc ou une nouvelle URL, survolez un bloc de texte et cliquez sur le signe + en vert. Vous pouvez également réorganiser vos éléments en cliquant sur les flèches vers le haut ou vers le bas.
Une fois que vous êtes satisfait de vos modifications, veillez à publier votre site. Cliquez sur le bouton Mise à jour sur le côté droit de la page pour rendre vos modifications disponibles. À côté de ce bouton, vous pouvez voir le site publié.
Le formulaire de rapport est fourni avec un ensemble de questions standard et la plupart des utilisateurs y apportent généralement des modifications. Vous pouvez choisir de conserver les questions existantes, de les modifier ou d’en ajouter ou d’en supprimer à votre guise. Gardez à l’esprit que plus le formulaire de rapport comporte de questions, plus il sera facile de trier le rapport. Les questions vous aideront à déterminer, par exemple ;
Allez sur le site de lancement d’alerte à partir du menu principal, cliquez sur Formulaire de signalement. Passez la souris sur la question que vous souhaitez modifier, cliquez sur l’icône de modification et commencez à apporter vos modifications dans la fenêtre contextuelle. Pour ajouter un nouvel élément, cliquez sur le signe + en vert. Vous pouvez également réorganiser vos éléments en cliquant sur les flèches vers le haut ou vers le bas.
Une fois que vous êtes satisfait de vos modifications, veillez à publier votre site. Cliquez sur le bouton Mise à jour sur le côté droit de la page pour rendre vos modifications visibles. À côté de ce bouton, vous pouvez voir le site publié.
Une fois activée, une icône apparaîtra sur le formulaire de lancement d’alerte. Le lanceur d’alerte pourra choisir s’il souhaite faire un rapport en enregistrant un message audio ou en remplissant le questionnaire standard. L’enregistrement vocal peut durer jusqu’à 10 minutes et créera un nouveau dossier dans le module de gestion des dossiers.
Allez dans Site de lancement d’alerte – Paramètres – Informations sur le site pour activer la messagerie vocale. Veillez à publier vos modifications. Cliquez sur le bouton « Mise à jour » sur le côté droit de la page pour rendre vos modifications visibles.
Sur le côté gauche de la page de signalement, vous pouvez ajouter des informations sur d’autres moyens de signalement (par téléphone et par courrier postal ou électronique).
Allez sur le site de lancement d’alerte- Paramètres – Canaux de signalement. Cochez les cases et complétez les informations. Veillez à publier vos modifications. Cliquez sur le bouton « Mise à jour » sur le côté droit de la page pour rendre vos modifications visibles.
La page de lancement d’alerte ainsi que le système de gestion des dossiers peuvent être profondément personnalisés. Vous trouverez ci-dessous quelques moyens supplémentaires de personnaliser votre installation.
Chaque page de lancement d’alerte est livrée avec une langue principale. En fonction de votre abonnement, vous pouvez ajouter des langues supplémentaires.
Allez dans Site de lancement d’alerte – Paramètres – Langues. Marquez les langues et déplacez-les à l’aide de la flèche. Veillez à publier vos modifications. Cliquez sur le bouton « Mise à jour » sur le côté droit de la page pour rendre vos modifications visibles. Veuillez noter que tout nouveau bloc de texte ou question ajouté doit être traduit dans les langues que vous avez ajoutées.
La page de lancement d’alerte peut être personnalisée à l’aide d’un logo. Selon l’abonnement, une image d’en-tête et une couleur d’en-tête peuvent également être ajoutées.
Allez dans Site de lancement d’alerte – Paramètres – Image de marque pour personnaliser le design. Veillez à publier vos modifications. Cliquez sur le bouton « Mise à jour » sur le côté droit de la page pour rendre vos modifications visibles.
Pour les organisations qui reçoivent un grand nombre de dossier, les modèles de messages sont utiles et permettent de gagner du temps et d’économiser des efforts. Les modèles de messages vous permettent de créer des messages que vous pouvez utiliser lorsque vous communiquez avec le lanceur d’alerte.
Pour ajouter un nouveau modèle, allez sur le site de lancement d’alerte- Paramètres – Message dossier. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau modèle et enregistrez une fois le message créé. Le modèle peut également être traduit dans d’autres langues. Pour utiliser un modèle dans la communication avec le lanceur d’alerte, cliquez sur la liste déroulante visible dans les messages avec le lanceur d’alerte.
Allez dans Whistleblowing Site – Paramètres – Canaux de signalement. Cochez les cases et complétez les informations. Veillez à publier vos modifications. Cliquez sur le bouton « Mise à jour » sur le côté droit de la page pour rendre vos modifications visibles.
Les catégories internes sont simplement un moyen de catégoriser les alertes. Un alerte reste non classé tant qu’un utilisateur n’a pas choisi une catégorie. Ce sont les catégories internes qui affectent les statistiques, ce qui signifie que la catégorie choisie par le lanceur d’alerte n’est qu’une indication de la catégorie à laquelle il pourrait appartenir.
Pour modifier, ajouter ou supprimer des catégories internes, allez dans Paramètres – Catégories internes.
Il est essentiel de s’assurer que les informations sont sécurisées, protégées et gérées conformément à la réglementation.
Un dossier clôturé reste accessible jusqu’à ce qu’il soit supprimé. Pendant cette période, il peut être rouvert et toutes les informations sont lisibles par toute personne ayant accès au dossier. Un dossier supprimé ne peut plus être consulté ou rouvert. Conformément à la réglementation RGPD, les dossiers doivent être supprimés dans certains délais.
Par défaut dans Whistlelink, un dossier clos est sauvegardé pendant 12 mois avant d’être supprimé. Pour changer cela, allez dans Réglages – Conformité.
Assurez-vous que les comptes utilisateurs personnels sont protégés en activant l’authentification à deux facteurs. Cette mesure peut être imposée au niveau de l’organisation dans le cadre de la gestion des utilisateurs ou être décidée par chaque utilisateur.
Avant de communiquer votre nouveau canal de lancement d’alerte, effectuez un test rapide.
Allez sur votre site Whistlelink (par exemple, www.companyname.whistlelink.com), remplissez un formulaire de rapport et soumettez-le.
Connectez-vous ensuite à votre tableau de bord Whistlelink et vérifiez que vous pouvez voir le rapport que vous venez de soumettre. Vérifiez également que les propriétaires et administrateurs désignés ont reçu une notification concernant la nouvelle alerte. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que toutes les adresses électroniques sont correctes dans le système.
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