Pourquoi une adresse email n'est pas assez bonne pour lancer une alerte

Lorsque l’on cherche à mettre en place un service d’alerte, il peut être tentant d’utiliser une solution simple, peu coûteuse et rapide, comme la création d’une adresse e-mail pour lancer l’alerte. Cela pourrait toutefois être une grave erreur et avoir de graves conséquences pour votre organisation ainsi que pour vos employés. Dans cet article, nous énumérerons quatre raisons pourquoi une adresse email n’est pas assez bonne pour une lancer une alerte

1. Sécurité et sûreté des données
2. Respect de la loi sur le lancement d’alerte
3. Créer une culture de confiance
4. Confidentialité et anonymat

« De toute façon, nous ne recevons jamais d’alerte par email »

Il est important d’avoir une solution de lancement d’alerte en place, même si vous ne recevez aucun signalement au départ, pour plusieurs raisons :

1. Encourager une culture d’intégrité : La mise en place d’une solution de lancement d’alerte montre que l’organisation s’engage à adopter une conduite éthique et est disposée à écouter les préoccupations soulevées par les employés.
   
   
2. Détecter les actes répréhensibles : une solution de lancement d’alerte peut aider à détecter les actes répréhensibles qui n’ont peut-être pas été identifiés par d’autres moyens. Cela peut aider à prévenir les atteintes à la réputation de l’ organisation ou les pertes financières.
   
   
3. Conformité à la législation : La directive européenne sur le lancement d’alerte fait de toutes les organisations européennes de plus de 250 employés une obligation légale de mettre en place des canaux de signalement internes. La date limite pour les petits employeurs approche également à grands pas . Ne pas mettre en place une solution d’alerte sécurisée peut entraîner des conséquences juridiques.
   
   
4. Amélioration de la gestion des risques : une solution de lancement d’alerte peut aider à identifier et à traiter les risques potentiels au sein de l’organisation. En encourageant les employés à signaler leurs préoccupations, l’organisation peut résoudre de manière proactive les problèmes potentiels avant qu’ils ne dégénèrent en problèmes plus importants.
   

« Mais nous avons une solution e-mail et elle nous suffit »

Voici quatre raisons que vous devez garder à l’esprit, expliquant pourquoi une adresse email n’est pas assez bonne pour une alerte :

1. Sécurité et sûreté des données

Même si une solution de messagerie électronique peut être adéquate d’un point de vue strictement juridique, il est juste de dire qu’elle est loin d’être acceptable du point de vue de la sécurité.

• Le courrier électronique n’est pas une forme de communication sécurisée et les données contenues dans les courriers électroniques ne sont pas cryptées. Non seulement les e-mails peuvent être lus par d’autres, mais leur contenu peut également être modifié.
  
• Les parties non autorisées, par exemple un service informatique, peuvent facilement accéder à toutes les informations. Cela signifie que l’intégrité des données et la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte sont menacées.
  
• Les documents envoyés par courrier électronique concernant le cas du lanceur d’alerte ne sont pas stockés en toute sécurité dans des centres de données hautement sécurisés, ce qui signifie que la conformité au RGPD ne peut être garantie.
  
  

2. Conformité à la loi sur les lanceurs d’alerte et à la directive européenne

Il est important de conserver une trace de toute activité sur une alerte, mais cela peut être difficile lors de l’utilisation d’une adresse email, car il est facile de supprimer ou de modifier des messages.

La directive européenne sur le lancement d’alerte exige également que les organisations respectent certains délais lors du traitement des signalements d’une alerte. Un système de lancement d’alerte vous aidera à vous conformer à la loi en :

• Vous donner des notifications de choses importantes, telles que la réception d’un rapport ou l’approche des délais de retour d’information au lanceur d’alerte.
• Faciliter le respect de certains délais (par exemple, fournir des commentaires ou supprimer des cas).
• Garder une trace de toute la documentation concernant un cas de lanceur d’alerte, ce qui rend le traitement du cas plus facile et plus efficace.
• Permettant d’exporter des statistiques.
• Assurer une communication sécurisée avec la personne signalante
  

3. Créer un climat de confiance avec l’organisation

Une adresse email n’est pas assez bonne pour le lancement d’alerte car elle ne fournit pas la surveillance nécessaire pour s’assurer que les préoccupations sont traitées. Lorsque vous soulevez une préoccupation par e-mail, il n’y a aucune garantie qu’elle sera vue ou que des mesures appropriées seront prises.
Gagner la confiance des lanceurs d’alerte potentiels est essentiel pour s’assurer que les signalements pertinents seront soumis. Les employés doivent se sentir en sécurité et pouvoir faire confiance au système et à la manière dont les signalements seront gérés. Une solution de lancement d’alerte externalisée :

• Augmenter le niveau de confiance au sein de l’organisation
• Montrez à vos employés que vous prenez le lancement d’alerte plus au sérieux en investissant réellement dans une solution sécurisée.
  

4. Confidentialité et anonymat

Lorsque vous envoyez un e-mail pour lancer une alerte, il peut être retracé jusqu’à votre compte de messagerie, qui est souvent lié à votre nom et à vos informations personnelles. Des études ont montré que le fait d’avoir la possibilité de signaler une faute de manière confidentielle ou même anonyme augmentera considérablement la probabilité que les employés utilisent la solution interne de lancement d’alerte. Une solution de messagerie électronique :

• Rendez la tâche plus difficile au lanceur d’alerte en lui demandant de créer un e-mail
• Toujours être lié à un autre e-mail ou numéro de téléphone
• Ne pas rendre le lancement d’alerte plus sûre pour vos employés
  

Envisager des alternatives aux solutions de lancement d’alerte par e-mail

Dans l’ensemble, l’utilisation du courrier électronique pour votre solution de lancement d’alerte peut sembler pratique, mais ce n’est pas un canal idéal pour lancer une alerte en raison du manque de confidentialité, de l’insécurité des communications, de la surveillance limitée et de la difficulté à documenter. Cela ne vous aidera pas à vous conformer à la loi sur les lanceurs d’alerte, ni n’aidera vos employés à se sentir en sécurité ni ne les encouragera à divulguer toute mauvaise conduite potentielle dans votre organisation.

En raison des inconvénients des solutions basées sur le courrier électronique, il vaut la peine d’envisager la mise en place d’un système de lancement d’alerte numérique . Cela vous fournira une communication bidirectionnelle sûre et anonyme avec le lanceur d’alerte, vous aidera à respecter les délais et facilitera le respect des exigences légales en matière de protection et de sécurité des données.

Un système de lancement d’alerte numérique

Insufflera également la confiance aux employés et les encouragera à signaler les irrégularités sans crainte de représailles. Cela pourrait les rendre plus susceptibles de s’exprimer en interne, au lieu de se tourner vers les autorités ou même les médias.

• Pour plus d’aide sur la façon de choisir un système de lancement d’alerte, veuillez lire notre liste de contrôle .

Souhaitez-vous discuter d’une solution de lancement d’alerte sûre pour votre organisation ? Veuillez nous contacter pour en savoir plus ou réserver une démonstration gratuite de notre système !