Démarrer la mise en œuvre du lancement d’alertes

Ne laissez pas les exigences d’une directive compliquer sa mise en œuvre. Grâce à ce guide simple, vous disposerez bientôt des éléments nécessaires pour lancer votre programme de lancement d’alertes.

Tout d’abord, commencez par diviser la mise en œuvre du lancement d’alerte en trois étapes gérables. 

1. Rédigez une politique de lancement d’alerte 
   
2. Choisissez un système pour gérer les rapports de lancement d’alerte 
   
3. Communiquez ce qui précède aux employés 

Si vous n’avez aucun de ces éléments en place, lisez la suite pour savoir ce que vous devez impliquer. Si vous avez déjà terminé le n°1 ou le n°2, c’est parfait ! Passez simplement à ce qui vous manque. 

1. Rédigez votre politique en matière de lancement d’alertes

Une politique fournit des lignes directrices sur la gestion du lancement d’alertes dans une organisation et montre que les rapports des collaborateurs vous importent. Aucune politique n’est universelle. Cependant, quelques bonnes pratiques sont à inclure ; nous les passons en revue ici.

Pourquoi

Expliquez clairement pourquoi une politique en matière de lancement d’alertes existe et quels sont les avantages d’un système de signalement. Montrez que vous vous engagez à écouter les préoccupations des collaborateurs en leur offrant un environnement accessible et sûr.

Qui

Le signalement d’une mauvaise conduite ne se limite pas aux collaborateurs actuels. Il convient donc d’inclure toutes les personnes qui relèvent de votre politique. Par exemple, les sous-traitants, les partenaires, les fournisseurs, les membres du conseil d’administration, les anciens collaborateurs, les candidats, etc.

Quoi

Utilisez cette section pour décrire ce qui est matière à signaler. Aidez-les à comprendre la différence entre le signalement d’un problème sérieux et celui d’une doléance personnelle. Soyez également clair sur le fait que les lanceurs d’alertes ne feront pas l’objet de représailles.

Comment

Détaillez à présent la manière de signaler les problèmes et la façon dont les informations seront traitées. Rassurez les collaborateurs en les aidant à comprendre à quoi ressemble le processus de lancement d’alertes et la manière dont ils seront protégés.

2. Définissez le mode de gestion des rapports

Disposer d’une politique est un bon début. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devez maintenant décider de la manière de gérer les rapports.

La directive européenne sur la protection des lanceurs d’alertes impose aux entreprises de créer et de gérer des canaux de signalement sécurisés qui préservent l’anonymat du lanceur d’alerte.

Il s’agit de proposer aux personnes un moyen de divulguer des informations en toute sécurité. Par exemple, par écrit via une plateforme en ligne ou par courrier, et/ou oralement par téléphone ou par messagerie.

Quelle(s) que soi(en)t la (les) méthode(s) que vous choisissez, votre (vos) canal (canaux) de signalement doit (doivent) fournir les éléments suivants :

• Sécurité
• Anonymat
• Accessibilité
• Commentaire
• Un propriétaire désigné
• Des enregistrements de chaque rapport
• Respect des délais
• Conformité au RGPD

Les systèmes en ligne, tels que Whistlelink, sont conçus pour gérer tout ce qui vient d’être mentionné. Avec un abonnement, vous disposez de votre propre site de lancement d’alertes avec une configuration clé en main et prêt à être utilisé immédiatement.

3. Communiquez

Maintenant que vous avez mis en place votre politique en matière de lancement d’alertes et votre (vos) canal (canaux) de signalement pour traiter les rapports, la dernière étape consiste à en informer les collaborateurs et les autres parties prenantes.

C’est évident, n’est-ce pas ? En réalité, cette étape est souvent négligée ou mal réalisée.

Une communication efficace et régulière est la clé pour construire une culture ouverte et solidaire.  Une culture d’expression est plus susceptible d’instaurer la confiance et d’encourager les collaborateurs à divulguer des actes répréhensibles.

Méthodes de communication populaires :

• L’intranet de l’entreprise
• La newsletter ou le bulletin électronique de l’entreprise
• Les tableaux d’affichage ou murs vidéo
• Les briefings ou autres événements internes
• Les sessions de formation
• Le guide du collaborateur

Si vous souhaitez en savoir plus sur la communication de votre canal de lancement d’alertes ou sur sa mise en œuvre en général, contactez-nous et notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos questions.