Comment communiquer sur votre solution d'alerte interne

Lorsque vous cherchez à informer les employés de votre solution interne de lancement d’alerte, une communication distincte et claire est la clé d’un processus efficace et fonctionnel. En informant les employés de l’existence de la solution de lancement d’alerte et du processus de signalement de l’organisation, il y a une probabilité accrue qu’ils profitent de l’occasion pour signaler des actes répréhensibles potentiels.

Recevoir peu de signalements (ou aucun) de lanceur d’alerte peut sembler positif – dans ce cas, il n’y a aucun problème au sein de l’organisation, n’est-ce pas ? Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas, et la situation peut aussi être tout à fait le contraire – les employés peuvent s’abstenir de signaler par crainte de représailles. De plus, ils peuvent ne pas avoir connaissance du canal de signalement interne de l’organisation ou avoir une idée erronée de ce à quoi ressemble le processus.

Pour cette raison, il est particulièrement important de créer une politique de lancement d’alerte bien pensée et claire. Vous devrez également informer les employés de votre solution de lancement d’alerte ainsi que :

• Comment créer et envoyer une alerte
  
• À quoi ressemble le processus de réception et d’examen d’un signalement
  
• Cette alerte est, en fait, d’un grand avantage pour l’organisation

En mettant l’accent sur les avantages du lancement d’alerte à la fois pour l’organisation et pour la société dans son ensemble, nous pouvons créer une compréhension des raisons pour lesquelles il est important de signaler les actes répréhensibles.

Lorsque vous communiquez et informez sur votre solution de lancement d’alerte, portez une attention particulière à :

• Expliquer que l’organisation dispose d’un système de lancement d’alerte et quel est l’objectif de la solution de lancement d’alerte.
  
• Décrire comment trouver les canaux de signalement internes.
  
• Donnez des exemples concrets de cas qui conviennent au canal lanceur d’alerte (et qui ne le sont pas).
  
• Précisez que toutes les informations sont confidentielles et que vous pouvez rester anonyme tout au long du processus (si la législation nationale le permet).
  
• Indiquez clairement qui recevra et gérera les alertes entrantes.
  
• Fournir des informations sur les lois nationales sur les lanceurs d’alerte, la sécurité des données et la manière dont les données des lanceurs d’alerte sont protégées.
  
• Expliquez ce qui se passe après avoir soumis un rapport, comment l’enquête se déroulera et ce qui se passera une fois l’enquête terminée.

En outre, l’organisation est tenue d’informer tous les employés qu’ils peuvent être mentionnés dans les signalements soumis via les canaux internes de lancement d’alerte. Des individus peuvent être mentionnés en relation avec des violations présumées dans plusieurs cas : en tant que victime, témoin d’inconduite ou dans toute autre circonstance.

Enfin, les employés doivent également être informés de la possibilité de signaler une faute à une partie externe, souvent une ou plusieurs autorités désignées.

Communiquez votre solution de lancement d’alerte: bonnes pratiques

Créer une bonne politique de lancement d’alerte est une première étape, mais le travail ne s’arrête pas là. Un document laissé à la poussière n’est pas une bonne solution. Il est important de s’assurer que toute personne couverte par la protection des lanceurs d’alerte est également au courant du contenu de la politique de lancement d’alerte de l’organisation. En plus de vos employés, vous devez également informer les groupes de personnes suivants :

• Anciens salariés, demandeurs d’emploi et personnes n’ayant pas encore commencé leur relation de travail
  
• Sous-traitants et fournisseurs
  
• Volontaires, stagiaires et intérimaires
  
• Actionnaires, membres du conseil d’administration et autres parties prenantes

Par exemple, vous pouvez informer sur vos canaux de signalement :

• Dans l’intranet de l’organisation et sur votre site web
  
• Dans les newsletters
  
• Sur les panneaux d’affichage et les écrans d’information
  
• Lors de diverses réunions, événements et sessions de formation
  
• Dans les vidéos ou manuels d’information de l’organisation

N’oubliez pas de suivre les alertes

Les lanceurs d’alerte qui reçoivent rarement (ou jamais) des mises à jour sur les résultats d’un signalement ou les mesures prises, peuvent naturellement penser que soumettre un signalement ne fera aucune différence. Pour diverses raisons (par exemple, juridiques), il n’est pas toujours possible de partager l’enquête en détail. En partageant des informations sélectionnées avec vos employés, vous pouvez accroître la confiance dans le dispositif de lancement d’alerte.

Un moyen efficace de tenir les employés informés des cas de lanceurs d’alerte et des mesures prises à cet égard consiste à publier régulièrement des statistiques, des infographies, des rapports anonymisés, etc.

Si vous avez choisi un système de lancement d’alerte externe tel que Whistlelink, vous pouvez facilement récupérer des statistiques anonymisés à partir du système. La politique de lancement d’alerte de l’organisation peut également indiquer où ces statistiques peuvent être consultés.

Jusqu’à un tiers des organisations figurant sur la liste des entreprises les plus éthiques au monde (Etisphere, 2020) déclarent partager des informations sur les cas de lanceurs d’alerte avec leurs employés. Cela peut inclure le nombre de cas, le type d’inconduite mentionné dans le rapport et le résultat général résultant de l’enquête sur les rapports des lanceurs d’alerte.

Vous souhaitez en savoir plus sur un service de lancement d’alerte et des canaux de signalement internes sécurisés ? Découvez-en plus sur la directive européenne sur le lancement d’alerte ici et sur Légifrance.

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