Comment choisir le meilleur système de lancement d'alerte ?

La directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte stipule que toutes les entreprises de plus de 50 employés doivent mettre en place des canaux sécurisés via un système de lancement d’alerte. La directive de l’UE ne précise pas exactement comment ces canaux doivent être conçus. Lors de la transposition de la directive dans la législation nationale, les États membres peuvent faire leur propre interprétation de la loi. L’UE précise cependant plusieurs exigences qui doivent être respectées. Par conséquent, de nombreuses organisations choisissent de mettre en œuvre une solution de lancement d’alerte auprès d’un fournisseur tiers externe. Il s’agit d’un moyen pratique de répondre aux exigences de la directive européenne sur les lanceurs d’alerte, ainsi qu’aux lois nationales sur les lanceurs d’alerte. La grande question est bien sûr de savoir comment choisir un système de lancement d’alerte fiable et adapté à votre organisation ?

Il y a de nombreux avantages à choisir un système d’alerte externe

Malheureusement, il n’est pas garanti que tous les systèmes satisferont aux exigences de la directive relative au lanceurs d’alerte. Vous pouvez en savoir plus sur ce qu’il faut prendre en compte lors du choix d’un système de lancement d’alerte ici. L’utilisation d’un service de lancement d’alerte externe présente plusieurs avantages, notamment :

• Vous économiserez des ressources et serez opérationnel en un rien de temps. Une solution de lancement d’alerte sous forme de service SaaS est immédiatement prête à l’emploi.
  
• Un système d’alerte numérique est disponible 24h/24 et 7j/7 de partout. Vous pouvez facilement créer votre propre page Web où tous les employés peuvent soumettre une alerte.
  
• Toutes les informations sur le lanceur d’alerte sont confidentielles. Personne au sein de l’organisation n’a accès aux informations permettant d’identifier le lanceur d’alerte.
  
• Avec un système de lancement d’alerte externe, l’organisation signalera la transparence, la fiabilité et une approche éthique.

Dans cet article, nous vous donnerons des conseils importants sur des éléments supplémentaires à prendre en compte avant de sélectionner et de mettre en œuvre un système de lancement d’alerte dans votre organisation.

Suivez notre checklist pour choisir le meilleur système de lancement d’alerte:

Découvrez si le système de lancement d’alerte que vous choisissez peut offrir des fonctionnalités qui sont importantes pour vous et accordez une attention particulière aux solutions techniques concernant le processus de signalement !

✔ Facilité d’utilisation

Assurez-vous que le service de lancement d’alerte et les canaux de signalement internes sont intuitifs et faciles à utiliser. Cela augmente les chances que les lanceurs d’alerte potentiels les utilisent au lieu de les signaler à l’extérieur (par exemple aux médias). Le système de lancement d’alerte que vous choisissez doit également être facile à utiliser pour la ou les personnes qui recevront et traiteront les dossiers.

✔ Canaux

Choisissez un fournisseur qui peut offrir plusieurs méthodes de déclaration différentes. La directive de l’UE souligne qu’il doit être possible de signaler à la fois par écrit et oralement.

✔ Pièces jointes

Le lanceur d’alerte peut-il télécharger plusieurs types de pièces jointes (images, messages, enregistrements vidéo/audio) dans le cadre de la soumission de son signalement ou lorsqu’il répond aux questions de suivi ?

✔ Communication bidirectionnelle

Existe-t-il une possibilité de communication bidirectionnelle sécurisée et anonyme avec le lanceur d’alerte ? Cela est nécessaire pour obtenir des réponses à des questions supplémentaires, mais aussi pour confirmer que le rapport a été reçu. Il est également obligatoire, car la directive stipule que vous devez fournir un retour d’information au lanceur d’alerte dans le délai de trois mois.

✔ Gestion des rapports

Revoir le processus de réception et de gestion des cas de lanceurs d’alerte. Le cas peut-il être facilement transmis à la bonne personne ou au bon service ? Est-il possible de fournir un accès limité à des rôles spécifiques pour des cas précis, afin par exemple d’obtenir des conseils d’experts ?

✔ La gestion de cas

Choisir une solution de lancement d’alerte capable de tout gérer, de la réception des rapports à la communication avec le lanceur d’alerte et à la documentation de l’enquête au sein du même système, est un choix judicieux. Il facilite l’enquête et améliore la sécurité.

✔ Confidentialité

Comment les informations du lanceur d’alerte sont-elles traitées dans le système ? Cela s’applique à la fois aux informations contenues dans le dossier du lanceur d’alerte et aux métadonnées (par exemple, les adresses IP). Le système offre-t-il la possibilité au lanceur d’alerte de rester anonyme tout au long du processus ?

✔ Retour d’information

Quelles possibilités le système de lanceur d’alerte offre-t-il pour un retour d’information à un lanceur d’alerte anonyme ? Pouvez-vous facilement suivre l’affaire et recevoir des notifications dans le délai imparti ? Le système peut-il examiner et afficher les résultats et les statistiques des cas de lanceurs d’alerte ?

✔ Disponibilité

Le système d’alerte est-il facilement accessible à tous ? Cela s’applique non seulement aux employés, mais également aux autres groupes couverts par la protection des lanceurs d’alerte. Les canaux de signalement sont-ils accessibles 24 heures sur 24, à partir de différents types d’appareils ?

✔ Des services supplémentaires

Déterminez si vous avez besoin de services supplémentaires. Par exemple, la gestion de l’accueil des cas ou l’aide à l’enquête sur les cas de lanceurs d’alerte.

✔ Conception

Le système peut-il être adapté à votre propre organisation et personnalisable pour refléter votre marque ? Est-il possible de modifier la conception des formulaires et des rapports ?

✔ RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Choisissez un service de lancement d’alerte qui peut garantir que toutes les informations sont stockées sur des serveurs au sein de l’UE/EEE. Après l’arrêt Schrems II, il n’est plus possible d’utiliser l’accord Privacy Shield entre les États-Unis et l’UE pour transférer des données personnelles vers un pays tiers.

✔ Sécurité des données

Vérifiez attentivement les mesures prises pour minimiser les risques de violation de données et de fuites d’informations. Cela pourrait être, par exemple, l’authentification à deux facteurs pour les utilisateurs, le chiffrement des données, le contrôle d’accès et la protection contre les attaques externes. À quelle fréquence le système est-il sauvegardé et où sont stockées les sauvegardes ?

✔ Langues

Si vous parlez plusieurs langues au sein de votre organisation, choisissez un système de lancement d’alerte qui prend en charge le multilinguisme. Si vous pouvez faire en sorte que les utilisateurs se sentent en sécurité en utilisant leur propre langue, il y aura également plus de chances qu’ils veuillent utiliser le système.

✔ Références

N’oubliez pas de demander des références aux autres utilisateurs ! Quelle est l’expérience du fournisseur en matière de solutions de lancement d’alerte et depuis combien de temps est-il dans l’industrie ?

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