Comment se conformer à la loi sur le lancement d'alerte
La directive de l’UE impose aux organisations de mettre en place des canaux de signalement internes accessibles à tous les employés. Comme ces canaux doivent répondre à certains critères, une option plus simple consiste à utiliser une technologie tierce. Il est important de noter que tous les systèmes ne répondront pas aux exigences de la loi ou ne répondront pas aux besoins de votre organisation. Alors, que devez-vous rechercher lors de la sélection d’un système de lancement d’alerte ?
Que vous commenciez tout juste ou que vous présélectionniez vos choix pour votre système de lancement d’alerte, il y a probablement plusieurs éléments sur votre liste de contrôle pour vous aider à choisir le bon système. Avant de réserver une démo, voici 3 éléments importants à prendre en compte lors de la sélection d’un système de lancement d’alerte. Un système conforme à la fois à votre politique d’alerte et à la nouvelle loi en France ou en Belgique !
Il est de la plus haute importance de veiller à ce que les canaux de signalement soient faciles d’accès et conviviaux. Cela affectera directement le nombre de lancement d’alerte que vous recevrez. Si la solution est trop compliquée à utiliser, cela pourrait entraîner une diminution du nombre de rapports envoyés, une mauvaise gestion des rapports ou la non-transmission des informations. Par conséquent, l’inconduite et la fraude pourraient passer inaperçues.
Un exemple de ceci est le courrier électronique. Cela peut sembler étrange – le signalement par e-mail semble être la chose la plus simple qui soit ? Le problème avec l’e-mailing est le manque d’anonymat. Un lanceur d’alerte potentiel pourrait estimer nécessaire de créer un compte de messagerie anonyme avant d’envoyer les informations. Chaque étape supplémentaire dans le processus de lancement d’alerte signifie que vous pourriez perdre des rapports potentiels sur des actes répréhensibles.
Vous devez rechercher une solution de lancement d’alerte qui :
Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour faciliter le signalement.
Conformément aux exigences de la directive européenne sur le lancement d’alerte, les canaux de signalement doivent être totalement confidentiels. Les informations, y compris les images, les pièces jointes, les adresses IP et les métadonnées ne peuvent pas être utilisées pour identifier le lanceur d’alerte.
Cette exigence rend difficile la création de vos propres solutions internes au sein de l’organisation, car quelqu’un (très probablement le service informatique) devra accéder à la base de données contenant des informations sensibles sur le lanceur d’alerte et la maintenir à jour. Le traitement des informations personnelles est également réglementé par le RGPD.
Par conséquent, afin de se conformer aux exigences, la solution la plus simple consiste à fournir un service de lancement d’alerte anonyme d’un tiers. Gardez à l’esprit qu’il est toujours de votre responsabilité de vous assurer que la solution du fournisseur répond à toutes les exigences en matière de sécurité des données, conformément à la directive. Choisissez un fournisseur qui stocke toutes les données sur des serveurs au sein de l’UE (EEE) et assurez-vous que tous les canaux de signalement sont sécurisés et peuvent offrir l’anonymat au lanceur d’alerte.
Nous avons déjà conclu que le courrier électronique n’est pas une bonne solution pour les lanceurs d’alerte, mais qu’en est-il des formulaires Web anonymes ? De telles solutions n’ont pas la possibilité de donner un retour d’information au lanceur d’alerte. Selon la directive européenne sur le lancement d’alerte, un lanceur d’alerte doit recevoir un accusé de réception dans les 7 jours et un retour d’information sur le signalement dans les 3 mois. En outre, nous avons également besoin d’un moyen de poser des questions de suivi à la personne qui signale.
La solution consiste à mettre en œuvre un système de lancement d’alerte tout-en-un avec une communication bidirectionnelle anonyme intégrée. Une solution optimale consiste à créer des identifiants de connexion anonymes pour le lanceur d’alerte, afin qu’il puisse communiquer et recevoir des commentaires sur l’enquête. Le choix d’un système de lancement d’alerte avec gestion de cas simplifie également l’enquête en conservant toutes les informations telles que le rapport avec pièces jointes, les conversations avec le lanceur d’alerte et la documentation de l’enquête dans un seul endroit sûr.
Une fois que vous avez les réponses à toutes ces questions, vous devez également tenir compte des critères spécifiques que votre organisation peut avoir pour trouver le bon système de lancement d’alerte pour vous. Cela pourrait être, par exemple :
Le choix d’un bon système de lancement d’alerte ne consiste pas seulement à se conformer aux exigences de la directive européenne sur les lanceurs d’alerte et des lois nationales sur les lanceurs d’alerte. Vous aurez également besoin d’une solution facilement personnalisable en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.
Vous souhaitez en savoir plus sur un service de lancement d’alerte et des canaux de signalement internes sécurisés ? Découvrez-en plus sur la directive européenne sur le lancement d’alerte ici et sur Légifrance.
Vous recherchez une solution de lancement d’alerte sûre et sécurisée ? En savoir plus ici.
Souhaitez-vous discuter d’un système d’alerte pour votre organisation ?
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